Инструменты для малого бизнеса: семь полезных онлайн-сервисов

Сегодня успех небольшой компании во многом зависит от скорости и координации действий в команде. Чтобы поддерживать темп, позволяющий конкурировать на рынке, целесообразно прибегнуть к помощи специализированных программ и сервисов. О том, с помощью каких IT-инструментов планировать задачи, эффективно коммуницировать и хранить информацию, рассказал сооснователь маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин.

В качестве планировщика задач мы долгое время использовали Trello. Забегая вперёд, скажу, что впоследствии мы перешли на Jira. Но поскольку Trello более универсален и имеет бесплатную версию, то целесообразно рассказать о нём даже несмотря на то, что для нас он более не актуален.

В Trello задачи располагаются на досках. Здесь можно назначать исполнителей и устанавливать дедлайны, добавлять чек-листы, прикреплять ссылки и файлы. Например, у нас было пять досок. Первая называлась In the process, на ней мы размещали задачи, которые были в работе. На второй доске - Iteration - стояли сложные задачи, которые постоянно дорабатывались. Доска Done сохраняла выполненные таски, Archive - те, от выполнения которых мы отказались. Самой интересной доской была Ideas: здесь мы сохраняли все идеи (даже нереальные на данном этапе) и планы (даже очень долгосрочные).

Со временем стало понятно, что этого функционала нам недостаточно. Доски подходили для краткосрочного планирования, а с долгосрочным возникали проблемы. Чтобы составлять планы для команды на квартал и для каждого сотрудника на неделю, пришлось вести таблицы в Google Spreadsheets.

Jira - это баг-трекер, который многие компании используют для управления проектами. Этот сервис идеально подходит для Scrum, в отличие от Trello, больше ориентированного на Kanban.

Jira - это целый космолёт со множеством функций в админке. Например, вы можете настроить отдельную систему оповещения и безопасности для каждого проекта. Одно из главных преимуществ - сложная система взаимосвязей. Одна задача может, например, блокировать выполнение другой. Взаимосвязи удобно отображаются, можно вовремя заметить узкое место. Ещё программа позволяет настраивать и автоматизировать workflow для каждой задачи и может похвастаться огромным количеством дополнительных плагинов.

У сервиса нет бесплатной версии (точнее, есть символический trial-период в 7 дней). Цена зависит от количества участников команды. Опыт показывает, что внедрять Jira имеет смысл в двух случаях: либо в вашей команде работает больше 30 человек, либо основные ваши задачи связаны с разработкой софта. В остальных ситуациях можно обойтись бесплатным функционалом Trello.

Confluence - это сервис для совместной работы над контентом от Atlassian, той же компании, которая создал Jira. Нам он помогает создавать нечто вроде внутренней Википедии. Это удобно, например, тем, что можно быстро ввести в курс дела нового сотрудника.

Там же можно создавать и хранить программную документацию. Она синхронизируется с тасками в Jira, благодаря чему работать становится проще, даже если специалист не так давно в команде.

Кстати, часть информации можно сделать доступной для сторонних пользователей. Это позволяет, например, создать понятные и полезные инструкции для клиентов.

15Five - полезный сервис, который помогает следить за настроениями внутри команды, предотвращать проблемы, переработки и выгорания. Механика работы простая: раз в неделю все сотрудники Preply заполняют анкету, отмечают, как у них дела, оценивают, насколько удалось приблизиться к собственным целям. Используется 5-балльная шкала для оценки. Ещё там есть дополнительные вопросы, которые может прописать администратор.

Результаты отображаются в дашборде, их можно увидеть и в динамике. Руководитель может дать обратную связь или просто учесть ситуацию. В любом случае, это позволяет видеть динамику, вовремя замечать сложности, поддерживать благоприятную атмосферу в коллективе.

Наше главное средство коммуникации внутри команды - корпоративный мессенджер Slack. Удобно то, что он позволяет реагировать как на срочные сообщения, так и на те, которые можно отложить. Если вопрос не требует мгновенного ответа, я помечаю его звёздочкой и возвращаюсь позже.

Ещё советую не пренебрегать дополнительными возможностями Slack - изучать, какие есть боты и какую пользу они могут принести конкретно вашему бизнесу. Например, мы используем Donut bot. Раз в неделю он устраивает сотрудникам встречи: рандомно выбирает собеседника и предлагает вам двоим сходить «за пончиком». Это может быть обед или просто кофе. Хороший инструмент, который помогает сплотить команду. Бот часто сводит вместе сотрудников разных уровней, из разных департаментов. Это всегда интересный опыт.

Skype много критикуют, но пока он остаётся самым популярным сервисом не только для видеосвязи, но и для международных звонков вообще. Незаменимым он стал для нас во время обучения в акселерационной программе Techstars Berlin. Часть команды была в Берлине, часть - в Киеве, включая экспатов. Плюс к этому тогда у нас уже был удалённый сотрудник в Польше, а HR-менеджер работал из Ганы. Без Skype нам было бы сложно общаться.

Сейчас я использую этот сервис в зарубежных поездках. Например, в последней поездке в Штаты Skype стал самым выгодным способом связи. Ещё он полезен при общении с инвесторами. Когда доходит дело до личного разговора, вместо встречи могут назначить skype-call. Это экономит время, а информацию в процессе можно представить не хуже.

Этот список был бы неполным без пакета продуктов от Google. Почта Gmail, облачное хранилище Google Drive, документы Google Docs и Spreadsheets - без этих сервисов вряд ли можно представить современный малый (и не только малый) бизнес. Пока бизнес совсем молодой, можно ограничиться бесплатным функционалом, доплатив разве что за дополнительное дисковое пространство.

Мы используем G Suite - пакет продуктов для бизнеса. Преимущество такого пакета - не только в красивых корпоративных адресах с доменным именем вашего сайта. Аккаунты G Suite имеют больше дискового пространства, лучше защищены, для них доступна расширенная круглосуточная поддержка, а ещё администратор может контролировать учётные записи отдельных пользователей.