Истребование документов налоговыми органами: порядок, сроки и возможные нарушения

Все компании и ИП обязаны предоставлять определённые документы по требованию налоговых органов. Давайте разберёмся, какие документы могут истребовать налоговики, в какие сроки их нужно представить и какие нарушения при этом допускают налоговые инспекции.

Процедура истребования налоговиками необходимых для проведения контрольных мероприятий документов и информации регламентирована в соответствии со статьями 93 и 93.1 Налогового кодекса РФ. Такие документы и информацию у организаций и ИП вправе истребовать должностные лица налоговых органов, проводящие налоговую проверку (форма требования утверждена приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@).

Поводом для истребования документов/сведений может являться:

• камеральная или выездная налоговая проверка налогоплательщика;

• проверка контрагента налогоплательщика;

• проверка сделки, к которой у налоговиков возникли какие-либо претензии.

Таким образом, документы у налогоплательщиков могут требовать даже при отсутствии налоговой проверки. Статья 93.1 Налогового кодекса РФ разрешает истребовать у налогоплательщиков документы о той или иной сделке вне рамок проведения налоговых проверок, если возникает обоснованная необходимость в этом. Поэтому использование налоговым органом доказательств, полученных вне рамок проверки, не свидетельствует о недопустимости таких доказательств (письмо Минфина от 23.12.2020 № 03-02-07/1/113553). 

Также Налоговый кодекс РФ не обязывает направлять требования о предоставлении документов или информации именно теми налоговыми органами, в которых плательщик состоит на учёте по месту своего нахождения. Требование может направляться другим налоговым органом (письмо Минфина от 06.08.2019 № 03-02-08/59105):

• по месту нахождения организации;

• по месту нахождения её обособленных подразделений;

• по месту нахождения принадлежащих ей недвижимого имущества, транспортных средств.

Конкретный способ направления требований зависит от того, как и где проводятся мероприятия налогового контроля. Если проверка проходит непосредственно на территории плательщика, требование о представлении документов передаётся непосредственно руководителю организации/ИП или уполномоченным ими лицам лично под расписку.

Если налоговики не могут передать требование непосредственно руководству плательщика, они могут направить его по почте заказным письмом, либо в электронной форме по ТКС или же через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (п. 4 ст. 31 Налогового кодекса РФ).

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат исчерпывающего перечня документов, которые вправе истребовать налоговые органы. На практике такой правовой пробел приводит к тому, что налоговики считают вправе требовать вообще любые документы, содержащие ту или иную информацию для целей налогового контроля, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика или его контрагентов по сделкам. 

При этом многие суды солидарны с налоговиками в этом вопросе, полагая, что право ИНФС на истребование документации может быть ограничено только законом. И если Налоговый кодекс не содержит запрета на истребование того или иного документа, то плательщик в любом случае будет обязан предоставить данный документ по требованию налоговой инспекции (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.05.2020 № А56-62632/2019).

Более того, и Минфин, и суды сходятся во мнении, что налоговики вправе истребовать даже те документы, которые прямо не предусмотрены ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством. Например, кадровые документы: приказы о приёме на работу и об увольнении сотрудников, их должностные инструкции, контактные телефоны, адреса фактического проживания, личные характеристики и т.д.

Все эти и другие документы ИФНС вправе затребовать у налогоплательщика, а тот, в свою очередь, должен будет их предоставить. Главное, чтобы истребуемые документы непосредственно были связаны с проводимыми контрольными мероприятиями (см., например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.03.2021 № А40-49591/2020).

Другое дело – истребование документов, которые ранее уже предоставлялись в ИФНС. Такие документы плательщики вправе повторно не направлять в инспекцию при условии уведомления налогового органа о том, что указанные документы уже представлялись.

Однако в некоторых случаях допускается даже повторное истребование документов (п. 5 ст. 93 Налогового кодекса РФ):

• если документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращённых впоследствии проверяемому лицу;

• если документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Сроки предоставления запрошенных налоговиками документов напрямую зависят от вида проводимых в отношении плательщика контрольных мероприятий. По общему правилу документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, должны быть представлены в течение 10 дней. Если проверка проводится в отношении консолидированной группы налогоплательщиков, то документы представляются в течение 20 дней, а если в отношении иностранной компании – не позднее 30 дней (п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

Срок на представление документов и сведений рассчитывается с момента получения организацией/ИП соответствующего требования. Сам же момент получения требования определяется способом его направления. Так, если требование передаётся лично руководителю компании или его представителю под расписку, то моментом его получения считается день вручения требования. Если требование направляется по почте заказным письмом, датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма (абз. 3 п. 4 ст. 31 Налогового кодекса РФ).

В случае направления требования через личный кабинет налогоплательщика или МФЦ датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете или днём поступления требования в МФЦ (абз. 4 и 6 п. 4 ст. 31 Налогового кодекса РФ). Если требование передаётся в электронной форме по ТКС, днём его вручения считается день, указанный плательщиком в квитанции о приёме требования.

Непредставление документов или нарушение срока их представления влечёт ответственность в виде штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ).

Непредставление сведений о контрагенте или отказ представить имеющиеся у компании документы, касающиеся деятельности контрагента, влечёт взыскание штрафа с организации в размере 10 тысяч рублей (п. 2 ст. 126 Налогового кодекса РФ).

Зачастую компания просто физически не может представить все запрошенные инспекцией документы в назначенный в требовании срок. Например, когда истребуются массивы документов (тысячи, а иногда и сотни тысяч экземпляров).

В подобных случаях плательщик, чтобы избежать штрафа, должен не позднее дня, следующего за днём получения требования, письменно уведомить проверяющих о невозможности представления в указанные сроки документов. Уведомление подаётся по форме, утверждённой ФНС (приказ ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@).

В уведомлении необходимо указать конкретные причины, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и новые сроки, в течение которых компания сможет представить документы (абз. 2 п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

Уведомление можно подать:

• непосредственно в ИФНС лично или через представителя;

• в электронной форме по ТКС;

• по почте заказным письмом. Данный способ подходит только для тех компаний, которые не обязаны представлять налоговые декларации в электронной форме (п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ);

• через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Получив от проверяемого плательщика указанное уведомление, ИФНС в течение двух дней примет решение о продлении сроков представления документов или об отказе в таком продлении.

Новые сроки определит сама налоговая инспекция. При этом если документы и сведения запрашиваются в отношении консолидированной группы налогоплательщиков, то продление сроков осуществляется не менее чем на 10 дней (абз. 6 п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

Несмотря на то, что в Налоговом кодексе РФ отсутствует перечень документов, которые могут запросить налоговики, право ИФНС на истребование документации всё же не является безусловным. И налоговые органы не вправе требовать у плательщиков те документы, которые в определённых ситуациях истребовать нельзя в силу прямого запрета. Например, при проведении камеральных проверок налоговых деклараций налоговики не вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, если представление таких документов вместе с декларацией прямо не установлено нормами налогового законодательства (п. 7 ст. 88 Налогового кодекса РФ).

Если ИФНС проверяет, скажем, декларацию по НДС, то она вправе истребовать у компании только счета-фактуры и первичные документы, подтверждающие принятие на учёт приобретенных товаров, работ и услуг (п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ). Какие-либо иные документы, в том числе договоры, регистры бухгалтерского учёта и т.д., налоговики при таких проверках запрашивать не вправе (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.01.2021 № А56-38742/2020).

Также незаконными признаются действия налоговиков по истребованию документов, которые у компаний попросту отсутствуют, и предоставить они их не могут по объективным причинам. Например, в ситуациях, когда компания никогда не оформляла и не вела запрашиваемые документы. 

Один из подобных споров рассмотрел Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 22.06.2020 № А50-16452/2019. Здесь ИФНС оштрафовала организацию за непредставление запрошенных регистров бухучёта, которые компания никогда не вела. ИФНС не привела ссылок на нормативные или локальные акты, из которых бы бесспорно следовала обязанность организации вести соответствующие регистры бухучёта и представлять их по требованию налогового органа. Не доказали налоговики и то, что у организации действительно имелись в наличии запрошенные регистры. На основании этого суд признал штраф незаконным и отменил решение ИФНС.

Кроме того, действия налоговиков по истребованию документов признают незаконными и в случае необоснованности направленного плательщику требования. К примеру, в тех ситуациях, когда в требовании не конкретизируются запрашиваемые документы или не сообщается, в рамках проведения каких именно мероприятий налогового контроля они истребуются.

Так, если документы истребуются вне рамок проведения налоговой проверки, то требование в обязательном порядке должно содержать сведения о сделке, по которой запрашиваются документы. Причем вне рамок налоговой проверки налоговые органы вправе истребовать только те документы, которые непосредственно касаются конкретной сделки. В противном случае суды признают требование незаконным (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 16.01.2020 № Ф09-9127/19).

1. Должностные лица налоговых органов вправе истребовать у организаций документы и информацию, необходимые для проведения контрольных мероприятий.
   
   

2. Документы могут быть истребованы как в рамках, так и вне рамок проведения налоговых проверок.
   
   

3. Нормы Налогового кодекса РФ не содержат исчерпывающего перечня документов, которые вправе истребовать налоговые органы.
   
   

4. Суды обычно полагают, что право ИНФС на истребование документации может быть ограничено только законом. И если Налоговый кодекс РФ не содержит запрета на истребование того или иного документа, то плательщик обязан его предоставить по требованию налоговой инспекции.
   
   

5. По общему правилу документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, должны быть представлены в течение 10 дней. Если проверка проводится в отношении консолидированной группы налогоплательщиков, то документы представляются в течение 20 дней, а если в отношении иностранной компании – не позднее 30 дней.
   
   

6. Непредставление документов или нарушение срока их представления влечёт наложение штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
   
   

7. Непредставление сведений о контрагенте или отказ представить имеющиеся у компании документы, касающиеся деятельности контрагента, влечёт взыскание штрафа с организации и ИП в размере 10 тысяч рублей.

Источник: Buh.ru.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360