Правильно организованное мероприятие приносит компании новых клиентов и партнёров, лояльность аудитории, узнаваемость, цитируемость в СМИ. В то же время провал на ивенте может стоить бизнесу репутации. Недовольные гости или спикеры не станут молчать о возникших трудностях: например, о ненастроенном звуке, зависании презентаций или выключившемся свете. О том, как избежать технических ошибок при планировании бизнес-мероприятия, порталу Biz360.ru рассказал генеральный директор MF Group Константин Брянка.
Константин Брянка – основатель и генеральный директор компании MF Group. Занимается бизнесом более 20 лет. Сначала работал в найме – в компаниях, которые занимались техническим обеспечением мероприятий. Затем создал собственный бизнес в этой же сфере. Проект MF Group основал в 2011 году в результате слияния компаний «Модифик» и «Ферма». Основная специализация – организация и комплексное техническое обеспечение мероприятий.
Ивенты в бизнесе решают ряд стратегических, финансовых и маркетинговых задач. Но мероприятие достигнет всех целей только в том случае, если оно было организовано правильно и с учётом мельчайших деталей.
Достижению нужных результатов могут помешать технические ошибки. Они возникают независимо от формата мероприятия, будь то музыкальное шоу или открытие магазина. Их можно разделить на следующие типичные ситуации.
Неправильные расчёты
Ошибки в расчётах энергетических и силовых нагрузок могут вызвать сбои в работе техники. Нужно проводить предварительные расчёты и тесты на площадке, чтобы убедиться, что все системы функционируют в пределах своих возможностей.
Многие недооценивают время на настройку света и звука. Например, если художнику по свету нужно настроить 50 приборов – это одна история. Но иногда ему требуется обеспечить работу одновременно 700 приборов. И тогда он может буквально ночевать на площадке, доделывать работу даже во время мероприятия. Звукорежиссёрам, в свою очередь, тоже нужно время для точной заблаговременной настройки оборудования: их громкие тесты и «шипение» во время репетиций и самого мероприятия портят все впечатления.
Декораторы также сталкиваются с непредвиденными проблемами: просчёты в конструкции и нехватка материалов заставляет их работать в аврале – порой до самого запуска зрителей на площадку. Даже клининг перед мероприятием требует нескольких часов, которые часто не закладываются в тайминг.
Отсутствие инженерных чертежей
Без чётких планов сложно организовать монтаж и подключение оборудования, необходимого для проведения ивента. Поэтому важно иметь доступ к актуальным чертежам и схемам, чтобы избежать путаницы и ошибок.
Также внимание нужно уделить и демонтажу. К нему часто относятся несерьёзно, хотя он тоже требует планирования. Если мероприятие затянулось, а заказчик не предупредил подрядчиков об изменении графика, возникают конфликты с администрацией площадки.
Поэтому важно заранее прописывать:
-
очерёдность демонтажа;
-
временные рамки для каждого подрядчика;
-
чёткие дедлайны освобождения площадки.
Недостаток прогонов и репетиций
Это может привести к проблемам и непредвиденным ситуациям во время мероприятия. Например, микрофон не был проверен вовремя, и видеопоздравление на экране идёт без звука. Или световые приборы не прошли проверку и вышли из строя прямо в процессе шоу. Возможны и ситуации, когда конструкции неправильно рассчитаны и установлены – к примеру, электрокабель может быть некорректно подключён или отведён.
Отсутствие технического директора
Если ответственное за технические процессы и оснащение лицо не назначено, это может привести к неэффективной координации между различными службами. Необходим опытный технический директор, который будет отвечать за все аспекты проекта – от разработки технической документации до проверки светового и звукового оборудования.
Успех мероприятия зависит от трёх участников – технического директора, административного директора и самого заказчика. Нельзя отдать задачу и устраниться – нужно активно участвовать на всех этапах.
Как видим, не всегда ошибки при организации можно назвать «техническими». Многие из них – это «ошибки человеческого фактора», которые совершают исполнители.
Например, установить лестницу с допустимой нагрузкой до 100 кг, зная, что на ней будут фотографироваться как минимум шесть взрослых человек. Это в итоге приведёт к пролому конструкции, травмам и разбирательствам. Или другой пример. Проложить провода без должной защиты в местах постоянной большой проходимости людей, а потом искать пробой или короткое замыкание из-за повреждения. Или установить портальный концертный звук в узком и длинном помещении, а затем «выкручивать» его на максимум из-за того, что «галёрке» ничего не слышно, тем самым оглушая находящихся впереди людей.
Львиная доля всех недочётов и проблем возникает из-за человеческого фактора, а именно – недостатка опыта у специалиста.
Технические ошибки, даже когда они приводят к потерям, могут стать полезным опытом. Например, наблюдая за промахами конкурентов, вы можете извлечь из них уроки и улучшить процессы в собственных проектах.
Если говорить о способах минимизации рисков и ошибок, то вот несколько рекомендаций, основанных на опыте нашей компании:
-
Аренда оборудования для проведения ивента на два дня вместо одного. Это позволяет избежать спешки и суеты, давая больше времени и возможностей для настройку и подготовку.
-
Утверждённый со всеми службами график монтажа. Его нужно утвердить, а не «спустить вниз» непосредственно в момент работы на площадке. Нужно учесть все нюансы электричества и возможность подключения разных служб на одни и те же автоматы, а также вес и габариты оборудования, планируемого к размещению. Возможно, какие-то перекрытия, лестницы и лифты, используемые для монтажа, просто не выдержат этой нагрузки, или оборудование банально не пройдёт в двери.
-
Тщательная проверка всех систем во время репетиций, чтобы выявить и устранить потенциальные проблемы до начала мероприятия. Если репетиция оказалась недостаточно продуктивной и во время ивента вспылили ошибки, в будущем стоит уделять этому вопросу больше внимания. И выделить больше времени на репетицию.
-
Назначить техническим директором ивента профессионала. Нельзя рассматривать каждую службу отдельно: грамотная работа невозможна без квалифицированного координатора. Важно инвестировать в качественных, добросовестных подрядчиков. Выделение бюджета на оплату услуг опытного технического персонала поможет значительно снизить риски и оставит у аудитории только самые положительные впечатления.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
