Рубрики:
  • Кейсы
  • Технологии
  • Финансы
  • 5

Как автоматизация помогла компании не пропускать от клиентов ни одного звонка

Прочтёте за 3 мин.
29 мая 2017

Кейс от небольшой сети магазинов автозапчастей «Инмарк»

IT-инструменты, которые использует Артём Железнов

  • 1С:Управление нашей фирмой
  • 1С:Бухгалтерия
  • 2GIS
  • Вконтакте
  • YouTube
Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось большое количество стереотипов. Например, что автоматизация необходима только для бухучёта, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима лишь крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без неё. Опыт фирмы «Инмарк» из Боровичей с блеском опровергает все эти стереотипы. О том, как была внедрена   система автоматизации, и за счёт чего теперь компания не пропускает ни одного входящего звонка и не теряет оплату по заказам, рассказал основатель «Инмарк» Артём Железнов.

Досье

Артём Железнов, 32 года, владелец и директор компании  «Инмарк» (г. Боровичи, Новгородская область). Образование: Современная гуманитарная академия (специальность «менеджмент»). Работает в сфере автозапчастей с 2006 года, компанию основал в 2011 году. В сеть «Инмарк» входят три магазина, численность персонала – 13 человек.  

Phone

Автоматизацией работы компании я занялся через полгода после открытия бизнеса, в 2012 году. Так как делали всё постепенно, шли от одной небольшой задачи к другой, процесс автоматизации не вызвал сложностей: не было ни остановок работы из-за сбоев, ни единовременных крупных трат. С cопротивлением сотрудников я также не сталкивался:  сразу нанимал людей только с опытом работы с программами по подбору запчастей или с программами «1С». В этой статье расскажу об особо интересных возможностях, которые стали нам доступны в результате автоматизации. 

Не пропускаем ни одного входящего звонка

Обычно пики активности клиентов в магазине и по телефону совпадают: если в торговом зале толпится народ, то и звонков много. Раньше в пиковые часы мы пропускали большую часть звонков. Перезванивать позже, даже если номер определился, было бесполезно. Во-первых, у нас несколько телефонных номеров - зачастую клиент успевал дозвониться и решить свой вопрос по другому номеру. Во-вторых, город маленький, так что человек мог уже доехать до магазина и всё купить. 

Я решил сделать единую телефонную очередь, чтобы все звонки на все корпоративные номера, в том числе на мобильные продавцов, фиксировались в общем журнале «1С:Управление торговлей». Сразу видно, кому перезвонили, кому нет, а кто в итоге дозвонился сам. Основную работу по этой задаче мы выполнили, остались детали. 

Так выглядит информация о клиенте при входящем звонке:

I 

У нас установлена АТС Asterisk, подключенная к «1С». На неё звонки приходят через SIP-канал на номер 8-800. В АТС установлена GSM-карта с симками. Карта стоит 30 тысяч рублей, я заказал её в Китае. Получили карту, установили – не работает. Программисты месяц разбирались, в чём проблема, переписывались с производителем. Так ничего и не выяснив, отправили по просьбе завода-изготовителя карту назад – на диагностику. Я ещё ни разу в жизни не возвращал сломанный товар в Китай! Удивительно, но история закончилась благополучно. Через полтора месяца завод нашёл причину поломки, устранил её и вернул нам исправную карту. 

Входящие звонки формируются в одну общую очередь. Очередь мы видим в журнале звонков «1С:Управление торговлей». Программа фиксирует, сколько раз человек позвонил, кто с ним разговаривал. Повторные звонки клиента система сразу переадресует тому продавцу, который уже с ним общался.

В журнале звонков есть цветовая сегментация. Её я придумал через некоторое время после начала работы с телефонной очередью. Сегментация упрощает и ускоряет работу продавцов. Если мы перезвонили по пропущенному звонку и решили проблему, строчка автоматически помечается зелёным цветом, если не решили - жёлтым. Строчки с номерами, по которым не дозвонились, отмечаются красным цветом. 

Пока мы не успели полностью подключить к системе мобильные телефоны продавцов. Планируется, что звонки будут поступать не на личные номера сотрудников, а на номера с симок GSM-карты АТС. На мобильных телефонах установим специальное приложение. Телефон связывается с АТС по сети wi-fi и оказывается в корпоративной сети. Находясь в сети, можно звонить и принимать звонки из приложения. Пока продавцы могут таким способом звонить сами. Приём звонков дорабатываем. 

Сотрудники ждут новой возможности без энтузиазма: ведь их мобильный автоматически становится рабочим, стоит ему попасть в зону действия корпоративного wi-fi. Значит, будет меньше возможностей для отдыха в рабочее время. 

Не теряем оплату ни по одному заказу

В этом году мы автоматизировали контроль оплаты. Город небольшой, все друг друга знают. Довольно много клиентов, которые берут товар в долг. Например, автомеханики ремонтируют автомобили заказчиков без предоплаты, а деньги за необходимые запчасти возвращают нам, когда расплачивается заказчик. 

Раньше в горячие сезоны мы могли попросту забыть о долге, пустив всё на самотёк. Бывали и обратные случаи: клиент внёс предоплату, а продавец забыл её зафиксировать или записал не туда. Деньги мы подсчитываем ежедневно, но нестыковки всё равно случались. 

Сейчас специальный фильтр «1С» следит за состоянием оплаты, проверяя, оплачено, не оплачено, внесена ли предоплата. В конце дня программа формирует отчёт о состоянии счетов. 

II

Не тратим время на поиск информации о заказе

У нас более тысячи наименований номенклатуры. До автоматизации для хранения данных о товаре использовали таблицы Excel. Чтобы найти в файле информацию о заказе, которого ждал позвонивший клиент, приходилось вбивать в поле поиска имя или номер телефона. Это было долго и неудобно. 

В программе мы упорядочили представление информации и возможности поиска. Сделали поиск по имени, фамилии клиента, номеру телефона, номеру машины, населённому пункту, в котором ждут заказ, номеру самого заказа, времени его размещения. 

Так, в этом меню есть специальный фильтр, выдающий последние поступившие к нам заказы. Мы настроили программу таким образом, чтобы она автоматически формировала все необходимые отчёты к нужному часу.  Например, ежедневно в шесть часов вечера программа проверяет, все ли заказы доставлены на склад. Чего-то не хватает? Программа ставит задачу продавцам разобраться и исправить ошибку. А при поступлении товара на склад «1С» отправляет смс-сообщения клиентам. 

Так выглядит смс-оповещение о заказе:

III 

Что нам дала автоматизация

Товарооборот по всем магазинам в месяц составляет в среднем 24,5 тысячи единиц продукции. Ежемесячно обрабатываем в среднем 1733 заказа и 6746 продаж со склада. Позиций товара в обоих случаях может быть сколько угодно. Благодаря автоматизации мы справляемся с таким объёмом небольшим коллективом: в компании трудится всего 13 человек. Каждому я могу обеспечить зарплату выше среднерыночной, так как нет необходимости расширять штат. Перечислю и другие результаты, которых мы достигли благодаря автоматизации: 

  • более чем в два раза сократили время приёмки и проверки поступивших товаров;

  • в пять раз сократили время на инвентаризацию, хотя проводим её несколько раз в неделю; полностью освободили продавцов от работы по формированию документов для юридических лиц – система автоматически формирует и отправляет все документы; минимизировали влияние человеческого фактора;

  • успешно адаптировались к экономическому кризису и смогли повысить свои показатели; сократили очереди;

  • сократили число просроченных заказов;

  • увеличили выручку;

  • оптимизировали пополнение складских товарных запасов;

  • в два раза увеличили скорость приёмки поступивших заказов;

  • у меня как у владельца бизнеса появилась возможность получать оперативную информацию и быстро принимать верные решения.

IV 

Источник: GD.ru.

Читайте также:

Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Кейс: как автоматизация зоомаркета позволила в разы увеличить прибыль.
Кейс: как автоматизация позволила сократить время на обработку заказов.




Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Пять вдохновляющих книг по маркетингу 17 августа
    Пять вдохновляющих книг по маркетингу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Социальное предпринимательство: как устроен проект для женщин в декрете LifeMama 17 августа
    Социальное предпринимательство: как устроен проект LifeMama
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов 16 августа
    Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды 16 августа
    Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Пришёл, увидел, приобрёл: как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок 15 августа
    Как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок
    Прочтёте за 6 мин.
  • Идеи для бизнеса Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах 15 августа
    Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах
    Прочтёте за 5 мин.
  • Персоны Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне 14 августа
    Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке 14 августа
    Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке
    Прочтёте за 8 мин.
  • Маркетинг Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию 13 августа
    Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов 13 августа
    «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Финансы Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах 10 августа
    Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф 10 августа
    Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании 09 августа
    «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука 09 августа
    Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука
    Прочтёте за 4 мин.
  • Маркетинг Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров 08 августа
    Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате 08 августа
    Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании 07 августа
    В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири 07 августа
    Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири
    Прочтёте за 7 мин.
  • Финансы «Доктор, у меня плохой баланс»: как предотвратить финансовые проблемы в компании 06 августа
    Как предотвратить финансовые проблемы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Фитнес-клуб в формате онлайн: как устроен сервис удалённых тренировок с инструктором 06 августа
    Фитнес-клуб в формате онлайн: как устроен сервис удалённых тренировок
    Прочтёте за 5 мин.
Идёт загрузка материалов