Деловые выставки позволяют их участникам рассказать о себе потенциальной аудитории, договориться о сотрудничестве и заключить новые контракты. Успех и эффективность работы на этих мероприятиях зависят от многих факторов – выбора хорошей локации, оригинального стенда, активной работы стендистов и т.д. О том, на что следует обратить внимание при подготовке к выставке, порталу Biz360.ru рассказала генеральный директор компании «ПИР» Елена Меркулова.
Елена Меркулова, 47 лет, генеральный директор компании
«ПИР», которая с 1997 года является организатором профессиональных выставок в индустрии HoReCa (одна из самых известных - международная выставка для профессионалов ресторанного бизнеса «ПИР Экспо»). Ежегодно проекты компании объединяют рестораторов и отельеров, шеф-поваров и кондитеров, поставщиков, инвесторов, ценителей качественных продуктов.
На выставке есть места, которые традиционно считаются хорошими. Это центральные проходы, а также локации рядом с входами на выставку и тематическими зонами. Здесь проходит больше всего посетителей.
Считается, что компании лучше «стоять» в центральном проходе. Здесь мимо стенда точно никто не пройдёт, потому что в центре пересекаются все потоки посетителей: они переходят из одной выставочной аллеи в другую, идут из одного зала в другой. В центральных проходах встают в первую очередь крупные компании со своими стендами. Малому и среднему бизнесу пробиться сюда сложно.
Другие хорошие места – около входов на выставку – занимают, как правило, компании, которым важен любой клиент. Они ориентированы на поток посетителей, и им нужно донести информацию о себе как можно большему количеству людей.
Те, кто приходят на деловые выставки за более вдумчивым клиентом, не размещают свой стенд около входов. Для них наиболее подходящая локация – рядом с тематическими зонами. Здесь компаниям проще всего представлять свои услуги. Например, на наших мероприятиях обязательно проводится образовательная программа. Если мы устраиваем большую программу, связанную с пиццей, то компании, которые представляют свои товары и услуги для пиццерий, выстраиваются рядом с нашей образовательной площадкой. Здесь они обращаются именно к своей потенциальной аудитории, а не ко всем посетителям выставки.
Не самыми лучшими местами считаются те, что расположены рядом с зоной питания или площадками бесплатной раздачи чего-либо. Кругом будет шумно и многолюдно: это данность, с которой ничего не поделаешь. Но если компания чётко определится со своими задачами на эту выставку, то найдёт способ решить их даже в таких условиях.
Ключевое правило для любого стенда на выставке – стоять лицом к потоку. Необходимо заранее просчитать, как будут идти посетители, и разместить свой стенд так, чтобы они его видели по ходу своего движения.
Все участники выставки – это сплошь конкуренты друг другу в той или иной степени. Когда заключаются контракты на участие, можно высказать организаторам свои пожелания – например, мы должны стоять относительно определённой компании так-то (напротив её стенда или, наоборот, на большом удалении от него). Это оговаривается изначально, но касается чаще всего крупных компаний. Они раньше средних и мелких компаний заявляют о своём участии, они же первыми и выбирают места на экспозиции.
Остальные участники смогут увидеть, где чьи стенды размещены, когда получат планировку. Для нашей выставки «ПИР Экспо» план размещается на сайте мероприятия, это открытая информация, доступная всем.
Во время работы выставки можно привлекать клиентов на свой стенд с помощью дополнительных опций. Один из способов – разместить на стойке регистрации свои плакаты с информацией об активностях на стенде. Или поместить логотип компании на плане выставки при входе или в каталоге. Конечно, за размещение логотипов необходимо платить отдельно.
На своём стенде компания может повесить какой-то плакат с информацией о себе. Но всегда лучше представить то, чем она реально занимается. Выставка для того и нужна, чтобы ваши клиенты или ваша целевая аудитория могла прийти и пощупать то, что вы предлагаете. Поэтому на стенде крайне желательно наличие того продукта, который производит компания.
Мы проводим выставку оборудования и продуктов. И всё оборудование на стендах наших участников работает. Оно не просто стоит, а ещё и демонстрируется. Это реально привлекает людей, потому что оборудование можно прочувствовать в деле.
У нас на выставке проводится много демонстрационных мастер-классов, готовятся конкретные блюда. Чем больше наглядности на стенде, тем лучше.
Конечно, есть такие продукты или услуги, которые сложно представить на выставочном стенде – например, объекты недвижимости. Тут приходят на помощь фотографии, визуализации и активный персонал, который правильно работает с аудиторией.
Необходимо понимать, как визуальная концепция стенда поможет в решении задач компании. Например, у нас одна компания запускает новую линейку оборудования. О том, как они представят её на своём стенде на выставке «ПИР Экспо», они задумались ещё в начале года. А выставка проходит 24-27 сентября в Москве.
Стенды с эксклюзивным решением проектируются за несколько месяцев до экспозиции. Когда всё планируется и создаётся в последний момент, это сразу видно.
К участию в выставке необходимо подготовить и персонал своей компании. Если на стенде будут стоять аморфные люди, посетитель просто пройдёт мимо. Тогда и результаты от участия будут скромные. Поэтому перед выставкой необходимо чётко прописывать инструкции – кто из сотрудников за что отвечает, что он говорит посетителям и как реагирует на их вопросы.
На стенде должны быть люди, которые отвечают за привлечение посетителей, работу с ними, продажи (если это предусмотрено форматом), сбор контактов. Наличие технических специалистов зависит от специфики самой компании. Если речь о компании в сфере недвижимости, то, скорее всего, такие сотрудники ей не нужны. Она может воспользоваться технической службой выставки, если на стенде возникнут какие-то проблемы – например, исчезнет электричество.
Если на стенде предусмотрено подключение сложного оборудования, то этим занимаются представители компании. Техслужба выставки предоставляет только розетки и провода, за подключение чужого оборудования она не берётся.
Для расчёта количества сотрудников на стенде следует учитывать наиболее активные дни выставки. Как правило, последний день в некотором роде расслабленный, на нём уже меньше посетителей. Он нужен для тех, кто не успел что-то посмотреть или узнать в предыдущие дни. Самым активным в плане бизнеса считается второй день. Поэтому надо позаботиться о том, чтобы в это время на стенде было достаточно персонала для общения с посетителями. Если людей будет не хватать, то важно сделать вывод для участия в следующей выставке и увеличить количество персонала.
Чтобы посетитель подошёл к вам, нужно его чем-то «зацепить». Прежде всего это зависит от профессионализма персонала. Но ещё важная роль в этом – у раздаточных материалов. Сейчас для посетителей выставки самое главное – получить действительно полезную информацию, а не просто узнать о существовании какой-то компании. Им не хочется таскать лишнюю бумагу из раздатки, поэтому они просто выкидывают её где-то на выставке.
Поэтому не нужно готовить много бумажных материалов, которые часто воспринимаются как спам. Имеет ли смысл вкладывать в раздатку пробники, каждая компания решает по-своему. Но продукт совершенно точно надо дать потрогать и попробовать.
Но если компания торгует плитами для приготовления еды, то что она может дать? Конечно, не плиту. Например, одна из таких компаний на выставке «ПИР Экспо» каждое утро выпекает на стенде круассаны и дарит их вместе с положительными эмоциями посетителям. Они добиваются главного – привлекают на свой стенд людей, демонстрируют работу своего оборудования и запоминаются с помощью круассана.
Читайте также:
Зачем малому бизнесу участвовать в выставках.
Как получить максимум пользы от участия в выставке.
Как съездить на выставку в Китай с пользой для бизнеса.
