Как внедрить КЭДО в компании: пошаговая инструкция для работодателя

Кадровый электронный документооборот в России перешёл из разряда экспериментов в стадию массового внедрения. Электронный формат упорядочивает работу с кадровыми документами, ускоряет согласование и формирует юридически значимую историю действий, которая важна при проверках и трудовых спорах. О том, как выстроить юридически корректный переход на КЭДО, какие этапы нельзя пропускать и на что обращать внимание при выборе и запуске системы, порталу Biz360.ru рассказала продакт-менеджер платформы «Битрикс24» Ольга Деменицкая.

Переход на кадровый электронный документооборот выстраивается как последовательный процесс, в котором юридические и организационные решения важнее технических настроек. Ниже – базовая логика внедрения, которая помогает запустить КЭДО без потери контроля. 

Начинать стоит с определения объёма цифровизации. Закон позволяет оформлять в электронном виде большинство кадровых документов, за исключением ограниченного перечня, который по-прежнему требует бумаги (приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы по охране труда и бумажные трудовые книжки). На практике компании редко переводят в цифру всё сразу. Чаще всего начинают с массовых и повторяющихся процессов. 

Так, в одной из распределённых команд, использующей «Битрикс24» как основную рабочую платформу, первыми в электронный формат перевели приём на работу и оформление отпусков. Именно эти процессы сильнее всего тормозили работу – документы приходилось печатать или сканировать, пересылать и вручную контролировать возврат подписанных экземпляров. Позже в КЭДО перевели остальные кадровые процессы: отгулы, командировки, кадровые переводы и другие. 

На этом же этапе также важно определить, где будет храниться электронный архив и кто отвечает за его ведение. Этот вопрос часто откладывают, хотя именно он становится критичным при проверках или смене системы.

Перед запуском КЭДО полезно зафиксировать, как сейчас выстроен кадровый процесс на бумаге: какие документы участвуют, какой маршрут согласования они проходят и кто вовлечён в подписание. Это помогает корректно перенести существующую логику в электронный формат и избежать разрывов при автоматизации. 

Для этого достаточно коротких коммуникаций с кадровыми специалистами, HR-командой и руководителями подразделений. Например, в той же распределённой команде, которая уже упоминалась выше, на этом этапе выяснилось, что кадровый учёт ведётся в СБИС, а подписание документов фактически происходит вне системы – через печать, почту и сканы. В результате документы корректно формировались в системе, однако на этапе подписания процесс выходил из-под контроля. 

Фиксация таких узких мест позволила сразу сформировать требования к системе: замкнутый цикл документооборота, прозрачные статусы и отсутствие ручного контроля. На основе этого было подготовлено техническое задание, которое заметно сократило сроки внедрения. 

Юридическая подготовка – обязательный этап внедрения КЭДО. До запуска работодатель должен утвердить локальные нормативные акты, которые описывают правила электронного взаимодействия с сотрудниками. 

В регламенте фиксируются перечень электронных кадровых документов, используемая система, допустимые виды электронной подписи, порядок информирования сотрудников и дата начала работы в электронном формате. Именно эти положения обеспечивают юридическую значимость электронных документов и учитываются при проверках. 

Чётко прописанный регламент снижает количество вопросов со стороны сотрудников и исключает альтернативные сценарии работы с документами, что особенно важно при масштабировании КЭДО и изменении кадровых процессов. 

При выборе системы КЭДО компании чаще всего сталкиваются с вопросом функциональности, как новое решение встроится в существующие процессы. Отдельный сервис означает новые интерфейсы и дополнительные интеграции. Поэтому компании всё чаще выбирают решения, встроенные в уже используемые рабочие платформы. 

Например, один из партнёров-интеграторов нашей платформы уже выстроил все бизнес-процессы в рамках экосистемы. Когда компания начала переход на кадровый электронный документооборот, отдельный сервис не рассматривался, так как выносить кадровые процессы за пределы уже работающего контура было нецелесообразно. 

На этом этапе важно подготовить инструкции и объяснить причины изменений, этапы внедрения и ожидаемые результаты. Формат коммуникации зависит от размера компании – от общего письма до серии встреч с командами. Главное – ответить на вопросы и собрать первую обратную связь. 

Для работы КЭДО нужно заранее определить, какие виды электронной подписи используются. Руководителю и его доверенным лицам требуется усиленная квалифицированная подпись, для сотрудников возможны усиленная неквалифицированная или простая подпись. 

​​Для кадрового специалиста в таких случаях дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность. При этом удобнее использовать сервис КЭДО с поддержкой подписания через «Госключ». Это снимает с кадровой службы рутину по выпуску электронных подписей: сотрудники получают их самостоятельно и бесплатно. Дополнительный плюс – экономия, так как использование «Госключа» позволяет избежать затрат на оформление подписи для каждого сотрудника. 

После юридической и организационной подготовки сначала настраивается интеграция сервиса КЭДО с кадровой учётной системой – например, с «1С:ЗУП». Это позволяет автоматически передавать документы на подписание и возвращать их в учётную систему уже подписанными. 

Затем создаются шаблоны документов, настраиваются маршруты согласования и подписания и подключается провайдер электронной подписи. 

Так, в одном из проектов после интеграции в КЭДО настроили шаблоны для типовых кадровых сценариев. Например, при приёме на работу система автоматически формирует комплект документов и запускает стандартный маршрут согласования. 

Кадровому специалисту не нужно каждый раз собирать его заново и проверять подписи – статус виден сразу по каждому этапу. Такой порядок настройки позволил убрать дублирование данных и снизить процент ручных операций. 

Перед запуском на всю компанию стоит провести пилот – особенно если организация крупная. Фокус-группа помогает выявить неудобные сценарии и доработать систему. После этого КЭДО распространяется на всех сотрудников. Даже после полного запуска процесс не останавливается: собирается обратная связь и постепенно оцифровываются новые кадровые задачи. 

• Переход на КЭДО не меняет требований к работе с кадровыми документами. Сроки остаются прежними, а ответственность за их сохранность по-прежнему несёт работодатель. Поэтому ещё на старте важно продумать, как будет организована выгрузка архива и что произойдёт с документами при смене системы. 
  
  

• Электронные кадровые документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, если оформлены правильно. При проверках и спорах учитываются не только сами файлы, но и данные системы – даты отправки и подписания, статусы и история действий. Практика показывает, что при корректно выстроенном КЭДО эти данные принимаются судами. 
  
  

• Важно помнить и о том, что КЭДО – не разовая настройка. Законодательство и кадровые процессы меняются, поэтому регламенты и настройки системы требуют регулярного обновления.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360