Многие компании стремятся максимально использовать новые технические решения в своей деятельности. Но есть и собственники бизнеса, которые работают «по привычке» и не автоматизируют бизнес-процессы. Эти предприниматели чувствуют себя нормально до тех пор, пока конкуренты не начинают обходить их или не возникает потребность в росте. О том, чем чревато для бизнеса использование устаревших инструментов в работе, в своей авторской статье для портала Biz360.ru рассказал Михаил Пинягин, директор компании «Айтон».
Михаил Пинягин – совладелец и исполнительный директор компании «Айтон». Опыт работы в сфере IT-технологий – более 15 лет. Разрабатывал сайты и собственные программные продукты на платформе 1С. Руководил проектами внедрения управленческих систем класса ERP и систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Компания «Айтон» является партнёром фирмы «1С».
Развитие цифровых технологий во всём мире началось в 50-х годах, а социально-экономическое воздействие от них стало ощущаться в 1990-2010-х годах. Сейчас нам уже привычны электронная коммерция, цифровая медицина и цифровое образование. Но так было не всегда. Технологии меняли представление о бизнес-моделях и бизнес-процессах, стали причиной трансформации рынков.
Эти процессы происходили постепенно, условно выделяют три волны цифровых технологий:
-
Первая волна характеризовалась мощной компьютеризацией, автоматизацией процессов (ERP, EDI, CRM и т.д.), а также бурным развитием телекоммуникационных технологий.
-
Вторая волна принесла с собой онлайновые платформы (поисковики, торговые площадки, дистанционное обучение, социальные сети) и облачные вычисления.
-
Для третьей волны характерно развитие предиктивной аналитики больших данных, интернета вещей, робототехники, аддитивных технологий (включая 3D-печать), использование искусственного интеллекта.
Некоторые компании далеко шагнули вперёд, используя в своей деятельности продукты третьей волны цифровизации. Такие предприниматели цифровизируют бизнес сразу в нескольких направлениях, развивая собственные сайты, внедряя омникальность в общение с клиентами, внедряя электронный документооборот, а также CRM и ERP-системы.
Но проблема заключается в том, что другая часть предпринимателей не осознаёт стремительного развития технологий и продолжает использовать в своей деятельности инструменты, которые уже не в состоянии справиться с бизнес-задачами. Например, в своей практике мы до сих пор встречаем компании, которые ведут учёт товара в табличных документах. Такой подход уменьшает скорость обработки информации и принятия управленческих решений и, соответственно, тормозит развитие. Разберёмся, почему некоторые предприниматели противятся использованию современных технологий.
Многие собственники развивали свой бизнес без использования специализированных программных продуктов. Важно было начать своё дело и поскорее выйти на желаемый уровень прибыли, а не думать над выстраиванием бизнес-процессов и ведением качественного учёта. К необходимости перемен они приходят постепенно и, как правило, под влиянием рынка.
Сотрудники таких компаний сами выбирали в своё время удобные и доступные для работы инструменты. Часто это были табличные и текстовые редакторы, документы, сделанные с их помощью, хранились на локальных компьютерах и при необходимости пересылались по почте. В таком режиме данные могли теряться, «затираться» правками и некорректной работой ПО или сотрудников. Не было возможности совместного доступа к файлам, приходилось работать по очереди. Всё это не способствовало развитию бизнеса и оптимизации внутренних рабочих процессов.
Самые большие проблемы возникали в компаниях, у которых есть склад, запасы сырья или продукция, а также собственная логистика. Если бизнесы, которые предоставляли услуги, хоть как-то могли организовать учёт с помощью табличных файлов, то производственные и торговые предприятия сильно страдали без настроенного учёта.
По нашему опыту, к необходимости использовать современные цифровые решения предпринимателей подталкивает необходимость. Я бы выделил несколько ключевых причин.
Уменьшение скорости обработки заказов. Это происходит, когда ассортимент компании расширяется и на складах хранится больше продукции, чем раньше. При отсутствии нормального учёта сотрудники вынуждены несколько раз проверять наличие того или иного товара, из-за чего весь процесс затягивается. Как результат – перебои с поставками на всех этапах.
Сорванные сделки по вине компании. Такие ситуации возникают, когда предприятие не может вовремя отгрузить или закупить товары. Тем самым оно нарушает обязательства перед партнёрами. Это грозит бизнесу испорченной репутацией и денежными штрафами.
Непонимание финансового состояния компании. При росте компании следить за финансовой отчётностью, которая ведётся в разных документах и не аккумулируется в одной специализированной программе, становится всё сложнее. Отсутствует информация о предстоящих платежах, менеджеры собирают данные о дебиторской задолженности и поступивших оплатах, постоянно обращаясь в бухгалтерию и к партнёрам. В такой ситуации руководство не понимает, какова прибыльность и эффективность бизнеса.
Успехи конкурентов. Когда собственник видит, что аналогичная компания работает эффективнее и получает большую прибыль, он начинает задумываться о модернизации, автоматизации и прочих изменениях.
Стремление к развитию, масштабированию или диверсификации бизнеса. Для роста необходимы налаженные бизнес-процессы и точные цифры, позволяющие принимать верные управленческие решения. Добиться этого можно только с помощью автоматизации и внедрения эффективных методов учёта.
Кроме последней причины собственники решаются на переход к современным и эффективным инструментам тогда, когда им уже нечего терять. Как правило, к этому моменту учёт находится в таком состоянии, что в нём невозможно разобраться. Никто не понимает, где деньги самой компании, а где – чужие. Отсутствует информация о том, сколько запасов товаров есть у компании и сколько они стоят.
Если обобщить, то в компаниях, которые до последнего откладывают автоматизацию, царит неразбериха. Инвентаризация решает вопросы только на короткое время, финансисты требуют по несколько дней на подготовку того или иного отчета, который всё равно не является достоверным. Руководство не может принять стратегические решения.
В такой ситуации собственники становятся очень заинтересованными в изменениях. Сотрудникам формулируется задача по переходу на новые методы работы. Вся компания включается в процесс, и тогда получается максимальный положительный эффект за короткие сроки.
В среднем проект по внедрению современного ПО для учёта в среднем и малом бизнесе длится 4 месяца. За это время получается разобраться с имеющейся информацией и перенести выверенные сведения в новую систему, отладить бизнес-процессы, провести кастомизацию программного продукта и обучить сотрудников работе в нём.
«1С:УНФ» – современное решение для автоматизации малого бизнеса. В одной программе CRM, продажи оптом, в розницу и через интернет, закупки, склад, персонал, финансы, бизнес-аналитикаПочему важно не откладывать автоматизацию
Чтобы вести дела эффективно и получать максимальную прибыль, собственнику и руководству компании важно мониторить рынок, конкурентов, поставщиков, политическую и экономическую ситуацию, настроение потребителей, постоянно улучшать собственные бизнес-процессы. Без специализированных программных продуктов, настроенных под нужды той или иной компании, у предпринимателя не будет полноценной и своевременной информации.
Использование современных инструментов делает прозрачными все бизнес-процессы. Это способствует принятию правильных управленческих решений.
Предпринимателю также следует учитывать жестокую статистику: только 3,4% компаний малого бизнеса существуют на рынке в России более трёх лет. Основная причина закрытия бизнеса – его нерентабельность, которая связана, в том числе, с отсутствием прозрачности процессов и качественного учёта.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
