Автоматизация бизнес-процессов позволяет компании работать эффективнее и быстрее. Но сам процесс внедрения IT-решения кажется многим предпринимателям довольно сложным, особенно, если у них нет подобного опыта. Они не знают, как подступиться к процессу автоматизации и стоит ли вообще на этот шаг решаться. О том, какие шесть важных шагов нужно сделать для успешной автоматизации, порталу Biz360.ru рассказала руководитель «Клиники доктора Кулик» Ася Яковлева.
Ася Яковлева – врач-гинеколог, сооснователь, генеральный директор и главный врач «Клиники доктора Кулик» (Барнаул). Окончила Алтайский государственный университет, прошла ряд статусных управленческих программ. Кандидат медицинских наук, автор статей в профессиональных изданиях, спикер статусных профильных конференций. «Клиника доктора Кулик» – одно из ведущих учреждений Алтайского края в области гинекологии, урологии и ультразвуковой диагностики.
И вы, и ваша команда должны понимать, ради чего затевается такое сложное дело, как автоматизация. Поэтому ещё до старта внедрения IT-решения важно определить и сформулировать основные цели и задачи этой работы.
Например, можно организовать мозговой штурм с ключевыми сотрудниками и ответить на следующие вопросы:
-
Какие основные задачи должна помочь решить автоматизация в нашем бизнесе?
-
По каким показателям мы сможем определить, что основные цели достигнуты?
-
Сейчас мы внедряем локальное IT-решение для оптимизации отдельных бизнес-процессов или это начало долгосрочной работы с перспективой максимально полной автоматизации?
-
Какой бюджет мы можем выделить на автоматизацию?
-
Будем ли мы проводить автоматизацию силами собственных специалистов или пригласим внешнего подрядчика?
-
Как мы будем информационно обеспечивать весь процесс, чтобы снизить возможное сопротивление рядовых сотрудников?
Ответы на эти вопросы, во-первых, помогут вам избежать многих проблем до начала работы, в процессе автоматизации и после внедрения IT-решения; а во-вторых, снизят риски того, что на автоматизацию будет потрачено много сил и средств, а результат не даст того эффекта, на который вы рассчитываете.
У себя в клинике для описания текущих бизнес-процессов и того, как они должны выглядеть в будущем, мы использовали сравнительную таблицу. Левая часть таблицы – «Как процесс устроен сейчас», правая – «Как должно быть в будущем». Эта простая визуализация очень наглядно показывает, что конкретно нужно поменять в бизнес-процессах. С этой информацией вам будет проще подобрать IT-решение под ваши конкретные задачи.
И дополнительный бонус от такой работы – эта табличка может показать не только те процессы, которые требуют оптимизации, но и те, с которыми у вас всё в порядке. А значит, их автоматизировать пока не нужно – и это реальная экономия времени и средств.
После того, как будут понятны цели и задачи автоматизации, а также те бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать для выполнения этих задач, нужно решить, чьими силами будет проводиться автоматизация.
Если у вас в команде есть сильные специалисты, способные самостоятельно настроить и внедрить IT-систему, то тогда придётся потратиться только на саму программу и (возможно) какие-то дополнительные опции. Если таких профессионалов нет, то нужно будет обращаться к внешнему подрядчику.
Найти подходящую компанию можно с помощью рейтингов и рекомендаций близких вам по профилю предпринимателей.
Следующий шаг – выбор IT-решения под ваши цели. Эту задачу логично переложить на плечи профильных специалистов – будь то ваши сотрудники или подрядчик, но оставить за собой окончательно решение.
Поручите профессионалам провести мониторинг и предложить вам на выбор три-четыре варианта, из которых вы совместно сможете выбрать оптимальное решение, учитывая их функциональные возможности, сложность в эксплуатации, стоимость самого решения и его поддержки, другие важные факторы.
И в том случае, если вы будете проводить автоматизацию своими силами, и если у вас будет внешний подрядчик, вам будет нужен куратор этого процесса, который будет обеспечивать конструктивную и оперативную коммуникацию.
Это может быть сам владелец бизнеса, кто-то из топ-менеджеров или чуть менее статусный сотрудник. Но в любом случае у него должны быть полномочия для принятия решений – и об этом должна знать вся команда. И, конечно, у него должны быть базовые технические знания и понимание бизнес-процессов компании.
Многие внедрения буксуют именно на том, что куратором назначается «Света из бухгалтерии» или «Толик из продаж», у которых нет ни полномочий, ни статуса, ни реальной власти – и, соответственно, их распоряжения игнорируются.
Не допускайте этой ошибки – если вы назначили кого-то куратором, то дайте ему рычаги-полномочия и проинформируйте команду, что его решения обязательны к исполнению так же, как и ваши.
Рассказываем бизнес-истории, предупреждаем об изменениях в законодательстве, делимся опытом автоматизации
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой персональных данных
Одна из преград, о которую споткнулись тысячи внедрений – сопротивление команды и саботаж изменений. Поэтому важно с самого первого этапа привлекать для обсуждения ключевых членов команды, а также регулярно информировать сотрудников, зачем нужна автоматизация, как она облегчит их работу, какой экономический эффект принесёт компании и им лично.
Главное, что я лично поняла после того, как мы начали (но до сих пор не закончили) автоматизацию бизнес-процессов – не так страшен чёрт, как его малюют. В том смысле, что если всё делать не спонтанно, а нормально (и заранее!) планировать и объяснять ключевым людям компании, зачем мы это делаем и что это нам даст в перспективе, то все процессы идут гораздо легче и проще.
Удачной вам автоматизации!
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
