«Нам всё нравится, но нужно переделать»: как правильно составить техническое задание для фрилансера

Поручая задачу фрилансеру или аутсорс-команде, бизнес надеется реализовать проект быстро и, по возможности, бюджетно. Но, начиная работу с временными специалистами, нужно осознавать, что они – не члены команды, которые знают все детали проекта. Поэтому первый шаг в успешном партнёрстве с внешним подрядчиком – хорошо собранное техническое задание. О том, что необходимо отразить в техническом задании, порталу Biz360.ru рассказала руководитель службы поддержки клиентов фриланс-биржи EasyBusy Арина Козлова.

Техническое задание – это описание проекта, в котором заказчик указывает все данные о том, каким он хочет видеть результат работы. Каждый фрилансер может представлять результат работы по-своему, поэтому ТЗ должно чётко отражать требования и особенности задачи. 

ТЗ может стать частью договора, который заключают заказчик и исполнитель. Если договор не заключается (а этого делать строго не рекомендуется), то грамотное и полное техническое задание всё равно должно быть разработано и согласовано. Это убережёт и исполнителя, и заказчика от неоправданных замечаний и обвинений с другой стороны. 

ТЗ и бриф – это два разных документа. При этом они одинаково необходимы в работе над проектом с внештатным исполнителем (и с фрилансером, и с аутсорс-командой). Бриф – это относительно короткий входной опросник, который заполняет заказчик. Он помогает исполнителю заранее оценить масштаб работ и «на берегу» договориться о ключевых моментах. 

Выделяют несколько типов брифов по сфере работ: 

• Маркетинговый (он же – рекламный) бриф. Разрабатывается для передачи информации по проекту маркетинговому агентству или внешней фриланс-команде. Главная информация, которую нужно в нем отразить – ЦА, бюджеты и сроки. 

• Дизайн-бриф. Описывает желаемый внешний вид проекта для дизайнера: шрифты, цвета, композиция и прочее. 

• Технический бриф. Чаще всего нужен в IT для разработки ПО. Такой бриф описывает желаемую функциональность решения и указывает важнейшие технические аспекты. 

• PR-бриф. Используется для описания стратегии и задач PR-кампании. В нём отражены ЦА, ключевые маркетинговые сообщения и медиапланы. 

• Медиабриф. Используется для контент-стратегии в соцсетях. В него включают цели кампании, информацию о платформах и метриках проекта. 

• Событийный бриф. Это вид брифа для событий (встреч, промоакций, выставок и т.д.). Представляет собой дорожную карту мероприятия: где, когда, зачем и сколько денег могут потратить на это. 

Бриф, как правило, у каждого исполнителя свой. Однако и сам заказчик тоже может создать документ, чтобы привести мысли в порядок и посмотреть на свой проект глазами фрилансера. 

Что указывать в брифе: 

• Целевая аудитория. Раздел, посвященный конечному получателю проекта. ЦА должна быть описана точно, так как это задает тон всей стратегии. 

• Сроки. Необходимо договориться о сроках «на берегу» – неточно указанные сроки могут привести к задержкам и конфликтным ситуациям. 

• Point of Contact (POC) – это человек, который работает с исполнителем со стороны компании. Он должен отвечать на все вопросы. 

• Цели и ожидания. В брифе не нужно писать конкретные KPI, но ожидания от проекта указать следует. Уже на этом шаге можно понять, сможет ли фрилансер обеспечить результат. 

Единого стандарта заполнения ТЗ не существует. Ведь разработка сайта и оформление аккаунта в социальной сети – это абсолютно разные задачи. Однако можно выделить ключевые части ТЗ, которые будут уместны в любом типе проектов. 

Тема

Грубо говоря, это заголовок ТЗ, который сразу даёт понимание читающему о том, что следует сделать. Тема должна быть как можно более специфичной и конкретной. Тогда область работы существенно сужается, что делает задачу более «обозримой» и понятной для исполнителя. Приведем примеры. 

• Лидмагнит (текст). Написать лидмагнит для рассылки в LinkedIn на тему: «Как сервис EasyStaff помогает бизнесу сэкономить на ФОТ в Европе».

• Изображение (графика). Создать серию карточек товаров для интернет-магазина «Все подушки».

• Сайт интернет-магазина (IT-разработка). «Разработать сайт интернет-магазина на 10 страниц с разделами А, Б и В». 

Цель 

Здесь следует указать, во-первых, какой результат ожидается получить, во-вторых, на кого рассчитан проект. 

Лидмагнит (текст):

• Для кого – владельцы малого и среднего бизнеса, которые хорошо говорят на английском и запускают IT-стартапы в Европе.

• Ожидаемый результат – информативный гайд с удобно выделенными ключевыми блоками; уровень языка – B2/C1. 

Изображение (графика): 

• Для кого – женщины 30-50 лет, готовые потратить деньги на дорогие подушки (стоимость выше рынка). Ценят качество.

• Ожидаемый результат – важно, чтобы карточки выглядели эстетично и отличались от карточек товара на том же Wildberries, т.к. покупатели переходят именно на сайт магазина. 

Сайт интернет-магазина (IT-разработка): 

• Для кого – женщины 30-50 лет, готовые потратить деньги на дорогие подушки (стоимость выше рынка). Ценят качество.

• Ожидаемый результат – сайт должен передавать экспертность конкретно в сфере постельного белья и текстиля для спальни; иметь понятный интерфейс; с большим количеством фильтров по продуктам. Посетитель сайта должен как можно скорее переходить в каталог. 

Объём работы

Он может быть любым, но обязательно будет связан с желаемыми целями: 

• Лидмагнит (текст). 20 000 символов или 8 страниц.

• Изображение (графика). Здесь нужно указать разрешение изображения («1080 x 720»), количество картинок, а также при необходимости ресайзы («сделать ресайзы для иконки в соцсетях»).

• Сайт интернет-магазина (IT-разработка). Сайт на 10 страниц с разделами А, Б и В. 

Результат работы

Здесь следует указать всё, что вы хотите увидеть в готовом продукте: функции, свойства, интерактив. Словом, это подробнейшее описание результата. Здесь также можно предложить референсы, т.е. существующие примеры работ, которые вам нравятся. 

• Лидмагнит (текст). Текст должен содержать 5 крупных разделов на тему А, Б и В. В тексте должны быть конкретные кейсы (предоставит заказчик) с наглядными подсчётами выгоды от работы с EasyStaff.

• Изображение (графика). В изображении должен использоваться логотип бренда. Цвета – по брендбуку (предоставит заказчик). Изображение должно показывать, как выигрышно смотрится продукт с разных сторон.

• Сайт интернет-магазина (IT-разработка). На сайте должны быть разделы А, Б и В. Нужна форма для сбора контактов – например, «Перезвоните мне». Также нужно предусмотреть возможность оплатить заказ на сайте. Посетитель должен как можно скорее перейти в каталог. Карточка товара – с крупным изображением подушки. 

«Подсмотреть», как лучше сделать ТЗ для вашего проекта, можно по запросу в интернете. Ещё один вариант – запросить шаблон у исполнителя: скорее всего, фрилансеру будет удобнее работать по своему варианту ТЗ. 

Но если примеров под рукой нет, попробуйте написать ТЗ самостоятельно – в обычном текстовом документе, так, как посчитаете нужным. При этом важно принимать во внимание следующие факторы: 

Фрилансер не знает, что у вас в голове 

Каким бы опытным ни был фрилансер, он не может прочитать мысли заказчика. Соответственно, любая, даже самая, казалось бы, очевидная мелочь должна быть указана в ТЗ. По этой же причине не следует использовать слишком размытые формулировки («красивая картинка») или вовсе отдавать всё на откуп специалисту с фразой «на усмотрение исполнителя». Конечно, вы можете запросить варианты дизайна (особенно подходит для графических материалов), но тогда будьте готовы заплатить за разработку нескольких вариантов. 

Кстати, если ваше желание можно измерить – например, уникальность текста (в процентах) или скорость загрузки сайта (в секундах) – то это надо указать. Например: 

• Лидмагнит (текст). «Уникальность текста должна составлять не менее 95% при проверке на Главред.ру».

• Изображение (графика). «Изображение должно весить не более Х гб».

• Сайт интернет-магазина (IT-разработка). Сайт должен загружаться не более, чем за 3 секунды. 

Установите поэтапные проверки 

Чем больше проект, тем больше в нём шагов и подытогов. Это значит, что проверять работу надо не в конце, когда внести правки сложно или дорого, а поэтапно. Необходимо составить расписание регулярных синков, на которых вы и исполнитель оцениваете прогресс в контексте ТЗ. 

• Лидмагнит (текст). Исходник текста – 3 дня, правки от заказчика – один день, доработка – 1 день, публикация – 1 день.

• Изображение (графика). Эскиз – 5 дней, правки – 2 дня, доработка эскиза – 2 дня.

• Сайт интернет-магазина (IT-разработка). Лэндинг – 5 дней, бэкенд – 2 недели, фронтенд – 2 недели, правки – 5 дней, внедрение и исправление багов – 7 дней. 

Подберите референсы 

Предлагать исполнителю референсы (примеры, которые вам нравятся) – значит, помочь ему осознать и представить, что вы хотите получить в итоге. Но просто вываливать на него большое количество хотелок без привязки к конкретным свойствам/фичам конечного продукта не поможет. Следует предоставить комментарии, что именно и почему предлагается как референс. 

Предоставьте максимум информации о компании и проекте

Не ждите, что фрилансер сам узнает секреты вашей компании или найдёт данные, которые имеете только вы. Делитесь информацией с исполнителем, которая, как вы считаете, поможет ему выполнить проект лучше. Проект – совместная работа. Чем больше вы помогаете, тем лучше будет результат. 

Техническое задание – важный документ в проектной работе с фрилансером. Пренебрегать им, не писать его или писать кое-как – значит существенно увеличить сроки выполнения задачи и рисковать качеством работы. Техническое задание нужно писать с позиции исполнителя: ничего не утаивать и прописывать даже такие элементы желаемого результата, которые кажутся вам очевидными.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360