На старте бизнеса многие предприниматели с головой погружаются в большинство бизнес-процессов: сами делают закупки, продают, оплачивают счета и т.д. С одной стороны, собственник мечтает о росте бизнеса и увеличении прибыли, с другой – вместе с ростом он начинает ощущать потерю контроля. Теперь он не всегда знает, сколько у него товара на складе, чем заняты сотрудники, хватает ли денег на выплату зарплаты и закупку материалов. О том, как понять, когда компании необходимо от учёта «на коленке» перейти к автоматизации финансовой деятельности, порталу Biz360.ru рассказала эксперт фирмы «1С» Ирина Митрофанова.
Ирина Митрофанова – эксперт в сфере финансов и автоматизации на 1С, автор курса «Финансы бизнеса с «1С:УНФ».
Представим «среднестатистический» российский бизнес: небольшая торговая компания, закупает товар в одном-двух местах по оптовым ценам, а продаёт с наценкой на своём сайте, маркетплейсах и, возможно, в розничных точках. Пока у вас 10-15 наименований товаров, которые закупаются у одного или двух поставщиков, есть возможность контролировать остатки и следить за тем, сколько, чего и по какой стоимости закуплено, а также сколько, чего и по какой цене продано. Задача упрощается, если товар оплачен сразу, а покупатель тоже сразу расплатился за покупку.
А, может, у вас бригада рабочих для ремонта и вы контролируете все процессы: знаете сумму заказа, помните, сколько вы обещали заплатить каждому рабочему, понимаете, какие материалы и инструменты нужны для конкретных работ.
Или у вас собственный небольшой мебельный цех, где вы с двумя-тремя рабочими делаете мебель на заказ. Вы производите всего пять видов изделий, имеете проверенного поставщика материалов и поставщика фурнитуры. А клиенты приходят по сарафанному радио.
Во всех этих и похожих случаях вам достаточно простой таблицы в Excel, где учитывается, сколько потрачено на закупку материалов, зарплату сотрудникам, аренду помещения, комиссионные услуги, рекламу, налоги и т.д. Даже даты оплаты можно проставить. Также в этой табличке учитывается доход от продажи товаров или услуг. А разница между выручкой и всеми расходами – это и есть ваша прибыль. Кроме того, вы всегда знаете сумму своих денег на счёте, ведь вы не используете авансы и предоплаты, а также не берёте кредиты.
Такая «идеальная» ситуация может быть только на старте бизнеса, либо когда бизнес идёт ровно, без роста и развития. Но чаще всего предприниматель задумывается о том, чтобы зарабатывать больше. А, значит, нужно расширять ассортимент, вводить новые услуги, увеличивать закупки, искать более выгодных поставщиков с разными условиями оплаты и отгрузки, развивать новые каналы продаж.
Предположим, что ваш бизнес растёт и развивается: ассортиментная линейка составляет десятки видов товаров, у которых ещё и разные модели и цвета; количество поставщиков уже больше десяти, и у каждого из них свои условия – у кого-то оплата по факту поставки, у кого-то полная предоплата, у кого-то аванс и постоплата.
Похожая ситуация и с ремонтным бизнесом. Вы взяли десяток заказов, по которым работает более пяти бригад на разных адресах. А это в пять раз больше рабочих, заказчиков, закупок.
Аналогичная история и с производством мебели. Собственник заинтересован в росте заказов – и теперь понадобился больший цех с дополнительным оборудованием, в котором работает уже десять рабочих, а кроме того у вас десяток поставщиков и под сотню заказчиков. Добавьте сюда купленное в кредит оборудование и дорогостоящие материалы.
В этот момент роста предприниматель начинает замечать, что в моменте далеко не всегда знает, какой товар есть в наличии и в каком количестве, какой сотрудник и где работает, как рассчитать его заработную плату, сколько реально тратится на производство или оказание услуги. Контроль за бизнесом постепенно утрачивается и наступает неуверенность.
Такая ситуация приводит и к неизвестности в финансах: нет понимания, сколько и кому должна компания, когда нужно платить, когда заплатят нам. Начинаются частые кассовые разрывы, когда нечем вовремя заплатить поставщикам или сотрудникам, а покупатели тянут с оплатой заказов. А сам предприниматель не успевает даже вносить все цифры в свою экселевскую таблицу, которая разрастается – и уже непонятно, что там есть и зачем всё это нужно.
Перед вами очевидные признаки того, что пора задуматься над автоматизацией, распределить ввод первичной информации между сотрудниками – для того, чтобы понимать и контролировать свой бизнес.
Давайте сформулируем, какие явные сигналы подскажут предпринимателю, что точно пора автоматизировать учёт в бизнесе.
-
Вы не знаете точно, сколько у вас товаров и материалов хранится на складе.
-
Вы не знаете точно, сколько ваша компания должна в конкретный момент поставщикам, персоналу, контрагентам – и когда наступают сроки оплаты по каждой статье расходов.
-
Вы не знаете точно, сколько вам должны партнёры и клиенты, а также когда они закроют свои долги и переведут деньги.
-
Вы не уверены, что у вас хватит средств на счетах, чтобы в установленные сроки рассчитаться с персоналом, поставщиками и контрагентами.
-
Вы не уверены на 100%, что правильно рассчитали цену на свои товары и услуги. И не знаете точно, работаете ли вы с прибылью или ближайший период придётся закрывать с убытком.
Если вам знакомы эти сигналы, то задумайтесь над тем, чтобы начать автоматизацию. Ведь только в этом случае вы будете владеть информацией о цифрах и состоянии бизнеса: хватает ли денег на операционную работу, зарабатываете ли вы прибыль, сколько средств можно потратить на развитие, под какой процент можно взять кредит, чтобы остаться с прибылью, можно ли динамично развивать компанию, расти, масштабироваться.
Осознать, что пора переходить к автоматизированному учёту и начать понимать происходящее в бизнесе – это только первый шаг. Следующая важная для собственника задача – на основании точных данных о том, как работает бизнес, сформировать видение того, каким он должен быть в будущем. То есть, в каком направлении будет развиваться компания, как она может масштабироваться, за счёт чего расти и т.д.
Зачем это нужно для автоматизации учёта? Затем, что вы должны уже сейчас представлять, какие цифры и в какой детализации вам нужны, чтобы они помогали понимать, что происходит в бизнесе и что дальше делать для его развития.
Например, если у вас торговая компания, то важно понять, как вы хотите далее развиваться: расширять каналы продаж, наращивать количество торговых точек или расти за счёт продукта – увеличивать ассортиментную линейку. А может у вас в планах «захватить» город, регион, страну либо вообще выйти на международный рынок.
Или давайте посмотрим на наш производственный цех. Собственнику важно сейчас понять, каким он видит свой бизнес в будущем: это массовое производство для розничных продаж или изготовление уникальной дорогой мебели на заказ. А может у вас в планах переход в нишу офисной мебели или расширение за счёт производства предметов интерьера.
От этого выбора направления развития бизнеса будет зависеть, какие аналитики учёта применить, какая детализацию учёта будет заложена в программу для автоматизации. То есть вы должны сформулировать нужный вам результат, а автоматизация учёта будет тем инструментом, который поможет вам его достичь.
Можно ли будет потом его поменять? Конечно. Но правильно заложенное направление поможет получить первые полезные результаты, заложит работающую модель. А дальше шаг за шагом вы будете донастраивать её под изменяющиеся потребности бизнеса.
Например, если вы решили расти за счёт развития каналов продаж, то важнее заложить модель, которая предполагает, чтобы движение денежных средств, продажи и расходы были бы в такой детализации: розничные продажи, оптовые продажи, онлайн-продажи. Внутри онлайн-продаж можно выделить ещё интернет-магазин, маркетплейсы, социальные сети. То есть мы будем получать информацию в том виде, в каком она удобна для принятия решений.
О том, как построить аналитики автоматизации учёта, и какие инструменты выбрать в программе «1С:Управление нашей фирмой», можно узнать в первом уроке курса «Финансы бизнеса с 1С:УНФ».
Мы продолжим серию статей об автоматизации учёта, и в следующей статье рассмотрим, с чего компании малого бизнеса начать автоматизацию.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
