Так жить нельзя: пять ситуаций, когда бизнесу необходима автоматизация

Многие предприниматели ведут бизнес без использования программ автоматизации. Они не хотят вкладываться в современные решения, опасаясь высоких затрат и долгих процессов внедрения. И многие из них из-за нежелания изменений теряют прибыль, клиентов и контроль над своим делом. Руководитель разработки решений для малого бизнеса фирмы «1С» Андрей Иванов на конференции «Как увеличить эффективность бизнеса без огромных затрат» рассказал о типичных ситуациях, когда предпринимателям стоит задуматься об автоматизации.

Мы в фирме «1С» - большей частью разработчики. Существенную часть рабочего времени мы общаемся с предпринимателями, чтобы помочь в решении их вопросов. Самые лучшие решения включаем в программу «1С:Управление нашей фирмой». 

В другой части своей жизни мы являемся клиентами малого и среднего бизнеса – ходим в розничные магазины, что-то заказываем через интернет и т.д. Общаясь с менеджером, предпринимателем или владельцем бизнеса, мы видим, как нам предлагают товар, как нас обслуживают. Имея наши компетенции, мы сразу понимаем, какие есть проблемы в бизнесе, какие процессы не выстроены. И знаем, где пригодилась бы автоматизация. 

Я расскажу пять кейсов - это ситуации, в которых автоматизация помогла бы избежать предпринимателю некоторых проблем. 

Пару лет назад мне надо было сделать дома ремонт. Я отправился по магазинам, общался с предпринимателями и продавцами, все они меня консультировали. Во второй половине дня я вышел из магазинов с кипой бумаг и визиток, но без товаров. Ремонт – это такая история, что после консультаций надо прийти домой и что-то перемерять, посовещаться с женой и т.д. Я пришёл домой - и купил всё у крупных сетевиков, которые хорошо представлены в интернете. Консультацию получил у одних, а купил у других, потому что снова возвращаться в офлайн-магазины не хотелось. 

Когда я общался с продавцами и владельцами этих розничных точек, то спрашивал, почему у них нет онлайн-магазина? Почему они работают только офлайн? У них же не получается вернуть клиента, если он ушёл без покупки. Все рассказывали одну и ту же историю: скорее всего, переход в онлайн - это дорого или долго по времени. Но рано или поздно они собирались заняться этим вопросом. 

В то же время мы с командой разработки думали над сервисом, который позволяет офлайн-магазинам перейти в онлайн без больших проблем. И мы его сделали. Он позволяет на одной странице программы «1С:Управление нашей фирмой» заполнить два поля – указать адрес электронной почты и придумать название своего сайта. Тут же появляется сайт, который доступен в интернете – он реально работает. В дальнейшем он может быть оптимизирован, например, можно поменять его цвета, думать над тем, как его развивать. Но чтобы ваш онлайн-магазин начал работать, чтобы вы могли разместить его адрес на визитке или в счёте, этого достаточно. 

Таким образом, мы предлагаем предпринимателям делать один простой шаг из офлайна в онлайн. Мы не только позволяем предпринимателям закрывать свои бизнес-процессы, но и пробовать разные направления бизнеса. 

У многих интернет-магазинов в Москве рабочий график с 9 до 18 часов и только по будням. Но когда мне надо сделать дорогостоящий заказ, например, в котором много позиций, я занимаюсь этим в нерабочее время. Потому что мне надо подумать. А делать это удобно в выходной день или вечером. Частая история – звонишь в интернет-магазин, чтобы проконсультироваться, а там не берут трубку.

Многие предприниматели, обращаясь к нам в «1С», говорили, что они, думая о времени работы своего магазина, считали пропущенные вызовы, входящие звонки, количество заказов, оставленных на сайте. И понимали, что им в принципе невыгодно работать в другое время – не такой большой поток. 

У нас есть много кейсов, когда мы подсказывали клиентам считать не количество звонков и заказов, а прибыль по каждому заказу, которую они упустили. Предлагали экспериментально работать не до 18, а до 20 часов, а также в выходные дни. Пару недель назад я общался с предпринимателем, который занимается транспортной логистикой. Он, подсчитывая прибыль, а не звонки, выяснил – основные заказы, и самые денежные, были у него в интервале с 19 до 21. 

Самая печальная история в этом кейсе – когда вы, как предприниматель, решили, что работаете в выходной день, с переработкой, у вас меняются сотрудники. Но звонки всё равно не проходят. Общаясь с нашими клиентами, мы говорим, что можно замахнуться на сложную автоматизацию. Но есть простые вещи, которые помогут избежать звонков клиентов без ответа. Это использование облачной телефонии. Гибкая и совершенно недорогая возможность. 

Предприниматель, запуская интеграцию с облачной АТС, получает контроль над тем, что происходит в его бизнесе. Он видит, когда был пропущен звонок, кто из менеджеров это допустил, кто из менеджеров потом перезвонил и через какое время. Основной эффект – можно прослушивать записи, чтобы знать, как сотрудники общаются с клиентами. Это очень важно. 

Знакомая всем история. Вы долго ищете товар в интернете, изучаете его характеристики, читаете отзывы, тратите на это несколько часов и определяетесь с тем, что вам нужно. Вбиваете в поисковике эту информацию и радуетесь, что скоро можете совершить покупку. Делаете заказ – приходит отбивка «Товара нет в наличии на складе». Начинаете звонить в другие магазины, а там тишина в ответ или оператор говорит, что товара нет в наличии. О какой лояльности тут можно говорить? 

Поэтому мы советуем предпринимателям: следите, чтобы ваша учётная деятельность жила одной жизнью с интернет-магазином, с вашей витриной. Чтобы была постоянная автоматическая синхронизация. Обращайте внимание, чтобы та автоматизация, которую вы выбрали, позволяла видеть и остатки товара, и его свойства, и цены.

Представьте – вы работаете с клиентом, оформляете заказ, резервируете под него товары на складе. Вы продаёте товар, закупаете новый – всё это влияет на ваши складские остатки. Вы проводите акции, меняете цены, то есть выполняете стандартные рутинные операции. При этом ваша страница отображает всё это автоматически. Таким образом, не будет обмана клиента, а будут продажи. 

Пару недель назад я хотел купить новый велосипед. В одном интернет-магазине попал на консультанта, который очень здорово меня проконсультировал. Я понял, что когда приобрету этот товар, то даже инструкцию открывать не буду. Когда я предложил договориться о доставке, меня попросили перезвонить на следующий день вечером. И менеджер, который потратил своё рабочее время, объясняя мне всё и рассказывая, не смог оформить заказ, потому что ему надо для этого приехать в офис и увидеть остатки на складе. 

Эта история, согласно опросу наших клиентов, совсем не редкость. Когда выбираете программу автоматизации, обращайте внимание, чтобы она позволяла работать менеджерам и предпринимателю из любой точки мира. Сейчас много различных гаджетов, поэтому выбранная программа должна работать на ноутбуке, мобильном устройстве, планшете. 

Самый популярный кейс, с которым к нам приходят предприниматели. Они рассказывают, что каждый день у них был определённый пул заказов. Но тут вдруг вложились в рекламу, и количество заказов увеличилось. 

Начиная свой бизнес, предприниматели всегда экономят на средствах автоматизации. Они начинают с работы в Excel. На каком-то объёме заказов они справляются с помощью этих документов. Когда же начинается поток заявок, скорость обработки заказа и ответов клиенту резко снижается. 

Представьте ситуацию. Клиент заказывает что-то у предпринимателя. Тот смотрит листы в Excel, на 16-й странице находит нужный товар и его стоимость. Выставляет счёт, клиент его оплачивает, происходит отгрузка. А в конце месяца, когда предприниматель считает прибыль и не досчитывается её, выясняется, что у того товара на листе 16 в Excel была неактуальная цена. 

Когда выбираете программу для автоматизации, обращайте внимание, чтобы ваш менеджер или вы сами при взгляде на экранную форму могли отвечать на следующие вопросы: 

• есть ли товар в наличии;

• если есть, то сколько его;

• где он находится;

• если нет в наличии, то у какого поставщика можно заказать и в какие сроки будет доставка.

Наводим порядок в компании: пять важных эффектов автоматизации.
Сервис - наше всё: как эффективно привлекать и удерживать клиентов.
Бизнес без границ: как небольшой компании выйти на иностранные рынки.
biz360