Наводим порядок в компании: пять важных эффектов автоматизации

Владельцу бизнеса в большинстве случаев сложно решиться на автоматизацию. Это потребует финансовых вложений, выстраивания новых рабочих процессов и займёт какое-то время. Эксперт в области автоматизации Антон Алмазов рекомендует в моменты сомнений вспомнить о тех эффектах, которые в результате получит ваш бизнес. О них и о преодолении возможных сложностей в процессе автоматизации, Антон Алмазов рассказал на конференции «Как увеличить эффективность бизнеса без огромных затрат».

Автоматизация – это действительно тяжёлая работа. Но она необходима, когда вы нашли свою нишу, выстроили систему привлечения клиентов и хотите закрепить полученный успех. Автоматизация может быть интересной, если к ней подходить с драйвом, видеть её эффекты и шаг за шагом получать их. Практика малых побед в автоматизации работает, и я хочу поделиться ими с вами, чтобы вы могли в трудные моменты вспомнить о них. 

Одна из проблем автоматизации – это необходимость сломать то, что сейчас есть, и перейти в новое неизведанное будущее, где вроде бы будет хорошо. Вы будете выстраивать новые процессы. А всё то, что уже было сделано – команда, взаимодействие между сотрудниками – необходимо научиться делать по-другому. Как вы думаете, какому бизнесу сложнее сделать этот шаг – малому, у которого два человека в штате, или большому, у которого только в отделе продаж десять человек? Правильный ответ - тяжело и тем, и другим. Малые не всегда знают, что делать, а большие знают, как это будет непросто. И им решиться снова войти в эту воду не менее трудно, чем другим. 

Как не потерять мотивацию на пути к автоматизации? Нужна большая цель. Мы должны знать, куда идём, и понимать, что современный бизнес без автоматизации точно не работает. Успешный бизнес – это та мечта, которая должна, на мой взгляд, помочь вам двигаться вперёд.

1. Учимся упорядочивать повторяющиеся процессы 

Автоматизация помогает переосмыслить и структурировать свой бизнес. Многие, кто преодолел эту планку, ощутили эффект «Я навёл порядок и разобрался, как работает мой бизнес». Наличие автоматизации – это порядок в бизнесе. 

Если вы ухватили удачу, нашли ваш бизнес и вашу нишу, не теряйте времени. Выстройте процессы, подумайте, что надо сделать, чтобы регулярно и постоянно как можно дольше зарабатывать на этом бизнесе. 

Надо понимать, что в любой отрасли цикл развития товара это – рост, плато (стагнация) и падение. Любая удача - ненадолго. Заработайте на этом, чтобы следующий вас бизнес основывался на том фундаменте, на котором вы смогли закрепиться. Та автоматизация, та команда и тот опыт, который вы получите, будут для вас и вашей компании шагом вперёд. 

Большинство крупных компаний, которые прожили 100 лет, занимаются совсем не тем, с чего они начинали. В основном успешные бизнесы подстраиваются под рынок. Они учатся продавать то, что востребовано сейчас, потому что у них есть талант предпринимателя и умение выстраивать системный бизнес. 

Большинство систем автоматизации имеют сценарий, заложенный разработчиком. Для большинства учётных задач – продажи, CRM, закупки, склад, деньги – не нужно изобретать велосипедов. Вам нужно точно так же, как при пользовании электронной почтой, понять, как пользоваться этим продуктом. Например, документом «Приходная накладная» в выбранном решении: необходимо понять, в какой момент его надо вести, кто его должен вести, и кто будет проверять, что за месяц эта работа выполнена верно. Всё это – командная работа, для которой нужны договорённости. Команда должна поддерживать этот интерес к автоматизации и помогать двигаться вперёд. 

2. Ваша компания будет выглядеть идеально 

Хороший бизнес – это чётко выстроенная система. Поэтому собственнику бизнеса приходится выстраивать процессы, чтобы всё идеально работало. 

Ваш бизнес после внедрения автоматизации будет выглядеть привлекательнее. И я говорю не о внешней красоте. А о том, что вы сможете выполнить те обязательства, которые вывешиваете у себя на сайте, закладываете в контракт, транслируете своим покупателям. 

Первые продажи делает реклама, сайт, продавец. Вторую продажу делает вся компания: клиент получает опыт сотрудничества с вами. И только на основании этого опыта он рекомендует или не рекомендует вас кому-то. 

3. Больше верных решений в бизнесе 

Есть такой тезис – «Управлять можно только тем, что можно измерить». Мы можем организовать работу компании и видеть, как растёт и выстраивается эта система, при условии, что понимаем, как она работает. 

Приведу такой пример. Есть телепередача «Своя игра». В ней игроку нужно выбрать категорию вопроса и ответить на него. Если ответ верный, начисляются бонусные очки. Если игрок ответил неправильно – очки с его личного счёта вычитаются. 

Я уверен, что бизнес выглядит примерно так же. У любого директора есть счёт. Это может быть не только расчётный счёт, но и набор активов – товар на складе, задолженность компании и то, сколько ей должны. Дальше руководитель принимает разные решения (и это похоже на выбор категорий вопросов в телепрограмме «Своя игра»). Например, решение на тему CRM: покупать программу или не покупать, вести учёт или нет, каких сотрудников и сколько принимать. На тему продаж: где они будут вестись - на аутсорсе или внутри компании, через сайт или другие каналы, и так далее. На каждом из этих участков владелец бизнеса принимает решение, и его «счёт» меняется. Если приняли верное решение, счёт немного прибавляется. Если неверное, то приносит проблемы, которые съедают много ресурсов. 

Один из эффектов автоматизации – вы понимаете, что происходит в вашем бизнесе, можете оценить каждое решение и принимать больше верных. Автоматизация позволяет, например, понимать платёжный календарь компании в зависимости от дня. 

4. Уменьшение количества «узких мест» в бизнесе 

Есть теория, что наш бизнес и увеличение его потенциала – это бесконечная прямая. Мы можем бежать вперёд сколько захотим. В реальной жизни не совсем так, потому что постоянно возникают какие-то ограничения. Как они выглядят? «Наш бухгалтер сейчас занят, поэтому я не могу отправить вам счёт», «Только один человек умеет делать расчёты, а заявок у нас 50» или «Не рискну взять заказ, потому что попаду в кассовый разрыв». 

Существуют такие узкие места, которые решаются массой затраченных ресурсов. Например, когда на одной должности двое-трое-четверо человек делают, в общем-то, одинаковую работу. Эти задачи часто очень хорошо решаются через автоматизацию. 

5. Легче искать и нанимать новых сотрудников 

Пока у вас нет порядка, вам приходится искать мастеров «на все руки от скуки». Найти таких сотрудников крайне сложно: им нужно не забыть про то и это, помнить про отгрузки, которые делаются в Excel, и ещё в одной программе выполнять что-то. Это очень специфические люди, с какими-то необычными характеристиками. Поскольку их мало, вам придётся дорого им платить. Мой опыт показывает, что малый бизнес с неструктурированными процессами сильно переплачивает за работу сотрудников. 

Если у вас типовые процессы, вы берёте соискателей из соответствующего раздела HH.ru или Job.ru, смотрите и отбираете нужного. У вас есть выбор, вы можете найти сотрудника быстро. 

Итак, система автоматизации позволяет: 

• выстроить рабочие процессы и разобраться в них;

• выстроить команду;

• привлекать качественный и недорогой персонал;

• быть привлекательнее в глазах клиента и обеспечивать высокое качество взаимодействия с ним.

Когда пора начинать? С этим моментом все оттягивают. К необходимости автоматизации приходят в двух случаях: 

• когда всё резко растёт;

• когда всё плохо.

Только 10-15% бизнеса делают регулярные улучшения. Лучше не затягивать с автоматизацией и решиться навести порядок и провести профилактику в бизнесе уже в этом году. 

• Материал подготовлен на основе выступления Антона Алмазова на конференции
  «Как увеличить эффективность бизнеса без особых затрат», организованной Biz360.ru и фирмой «1С».
  
  

Сервис - наше всё: как эффективно привлекать и удерживать клиентов.
Семейный бизнес: как совместно развивать компанию и не развестись.
Как успешно развивать свой бизнес: рекомендации серийного предпринимателя.
biz360biz360