В компании «Сады Ставрополья», которая выращивает саженцы и яблоки, много ручного труда. В прошлом году часть операций решили автоматизировать. И уже осенью сотрудники компании занимались выкапыванием саженцев, используя считыватели штрих-кодов. О том, как менее чем за месяц удалось выстроить алгоритм работы с саженцами и как система ярлыков и этикеток избавляет от ошибок при подсчёте растений, порталу Biz360.ru рассказала Елена Малухина, руководитель направления автоматизации группы компаний «Сады Ставрополья».
Елена Малухина – руководитель направления автоматизации группы компаний
«Сады Ставрополья». С 2005 года работала бухгалтером, участвовала в процессах автоматизации и внедрении продуктов «1С». В группу компаний «Сады Ставрополья» пришла в 2009 году – сначала на позицию бухгалтера, потом главного бухгалтера одного из предприятий, затем возглавила отдел методологии и контроля холдинга. С 2016 по 2021 годы работала главным бухгалтером в управляющей компании автомобильного холдинга. В 2021 году вернулась в «Сады Ставрополья» на направление автоматизации процессов.
Предприятия нашей группы специализируются на выращивании саженцев плодовых деревьев. Помимо этого есть свои сады и фруктохранилище. Постоянно наращиваются объёмы производства, увеличиваются площади насаждений, начато строительство нового комплекса для хранения плодовой продукции с использованием самых современных методов.
Интенсивное развитие ведётся по всем направлениям, в том числе большое внимание уделяется максимальной автоматизации всех процессов. Это позволит уменьшить ручной труд, минимизировать количество ошибок, усилить контроль за процессами, сократить потери.
Один из проектов автоматизации – учёт саженцев с применением штрихкодирования и автоматической передачей данных в учётную систему. Он был запущен в сентябре 2021 года на базе плодообъединения «Сады Ставрополья» – это крупнейший российский плодовый питомник полного цикла. Мы выращиваем безвирусный посадочный материал, который соответствует международным стандартам качества. Оперируем большими объёмами: в 2021 году, например, вырастили более двух миллионов саженцев.
Работа с саженцами – ювелирная. Сначала к корешку прививают черенок растения, потом с ним нянчатся, как с ребёнком, а затем высаживают в открытый грунт. К каждому саженцу устанавливается стекловолоконная трубка, чтобы растение на ней держалось, подводится капельный полив. Несколько раз в год проводится инвентаризация саженцев: их осматривают, следят за их состоянием, при необходимости – лечат.
Выкапывают саженцы с середины октября до середины декабря каждый день с семи утра и до позднего вечера. Выкопанный саженец не хранится долго без грунта: в ветреную погоду его корни могут подсохнуть, и тогда растение погибнет. Вся двухлетняя работа и колоссальные вложения будут напрасными.
Выкапывание саженцев – многоступенчатый процесс, в котором участвуют примерно 300 человек. Саженцы надо посчитать, рассортировать, погрузить, отвезти клиентам или на склад, затем обеспечить хранение на складе (если это требуется) до весны. И каждая операция сопровождается оформлением накладных и прочих бумаг.
Документооборот был тяжёлый и медленный, вести его в ручном режиме довольно трудно. Возникало много ошибок. Наше руководство понимало, что большинство процессов можно и нужно автоматизировать, в том числе – работу с саженцами.
Начать автоматизацию в компании мы решили с процесса сбора и сортировки яблок на фруктохранилище. Объявили тендер, в который заявились три или четыре компании. Компанию «СофтЛайн» мы пригласили в него по рекомендации.
Олег Рой, директор «СофтЛайн», показывал такие вдохновляющие презентации и своей энергией убедил начать сотрудничество именно с ними. На нас произвело впечатление и то, что процесс адаптации решения тут был бы не таким длительным, как у других компаний. В выборе в пользу «СофтЛайн» не последнюю роль сыграла и цена.
Мы начали с автоматизации процессов, связанных с яблоками. Смотрим – хорошо идёт. Решили, что надо и саженцы попробовать.
«В компании «Сады Ставрополья» использовали решение «1С:ERP». Но руководство хотело вынести учёт саженцев в отдельную программу. Когда мы в процессе обсуждения этого проекта поняли, что компании надо наладить адресное хранение саженцев на фруктохранилище, то порекомендовали им продукт «1С:Управление торговлей». Там уже было адресное хранение, годами обкатанное и проверенное в других проектах. Но плюс к этому мы предложили создать с нуля мобильное приложение на платформе «1С» - для работы с саженцами в поле и на складе. И настроить обмен данными: чтобы информация из мобильного приложения поступала сразу в «1С:УТ»», – объясняет Олег Рой, директор «СофтЛайн».
Мы с «СофтЛайн» придумали концепцию за 2-3 недели, а сам проект реализовали на какой-то космической скорости. Уложились в 27 дней!
У нас есть специальные тракторы, которые выкапывают саженцы. Сначала на поле выходят они, за ними идут наши сотрудники. Одни складывают саженцы, другие отбирают их по видам и сортам (сорт зависит, например, от количества сформировавшихся веточек), третьи связывают их в пучки и складывают на тележку. Затем учётчик пересчитывает саженцы. Раньше он заносил эти цифры в тетрадь, на их основе заполнял накладную. После этого тракторы увозили саженцы на склад для хранения, либо на продажу.
При учёте важно не просто посчитать количество и сорт саженцев. Нужно знать, с какого они участка на поле. Накладные от учётчиков передавались в бухгалтерию, где они уже обрабатывались в базе «1С». Было много ошибок: человек в спешке неправильно посчитал саженцы или написал не ту цифру в накладной – и понеслось. Ошибку потом нужно было долго искать. Вплоть до того, что пересчитывали прикопанные саженцы (те, которые остаются в поле на некоторое время после выкопки).
С компанией «СофтЛайн» мы долго думали над тем, как наладить учёт саженцев. В результате придумали такой алгоритм действий. В программу «1С:Управление торговлей» добавили документ «Инвентаризация саженцев». Ячейка в табличной части соответствует ряду саженцев на поле. Перед началом полевых работ осенью мы провели инвентаризацию. И в нашей программе была вся информация о том, где именно и какие саженцы у нас растут.
Затем выдали нашим полевым сотрудникам терминалы сбора данных (далее ТСД – прим. редакции) или по-простому считыватели штрих-кодов. Когда из выкопанных саженцев формируют пучки, то складывают их на паллеты. У каждой паллеты есть свой штрих-код. Полевые сотрудники считывают его, и вносят в программу через ТСД, сколько саженцев и откуда выкопанных лежат на паллете. При стабильном подключении к интернету эта информация сразу же появляется в программе «1С:Управление торговлей».
Мы сократили количество ошибок. Учётчик в поле не просто пикает считывателем штрих-кодов, он ведёт свою форму, которую сдаёт вечером. Её проверяет диспетчер, то есть существует двойная-тройная система проверки.
При считывании штрих-кодов на складе сканер издаёт звук, если обнаружена какая-то ошибка. На неё сразу обращают внимание, исправляют и продолжают работать: распределяют товар по ячейкам хранения или отгружают покупателям.
При выкапывании саженцев раньше приходилось ждать, пока накладные с полей поступят в бухгалтерию и пока там их обработают. Затем создадут документы для приёма товара на складе, потом – при его отгрузке покупателю.
Сейчас благодаря автоматизации в программе отражаются все этапы работы с саженцами. Отгрузили из поля какое-то количество товара, приёмщик на складе уже видит этот документ. Он понимает, что на склад едет машина с таким-то количеством. И сотрудники уже готовят нужные складские помещения. Всё это облегчает и складскую логистику, и работу отдела продаж. Работа с выкопанными саженцами занимает теперь меньше времени.
Раньше при сборе саженцев в поле выписывалась накладная – сколько растений и какого сорта было выкопано. Затем бухгалтер создавала документ в базе «1С». Когда продукция поступала на склад, там принимали выписанную накладную и заново создавали свою таблицу. На каждое движение товара (саженцев) были свои документы. И они создавались, как правило, с задержкой на день – из-за большого объёма разрозненных бумажных документов.
Сейчас система устроена таким образом, что у нас действует единая накладная для полей и склада-фруктохранилища. База позволяет вести учёт с двух сторон. Сейчас с помощью штрих-кода считывается информация о саженцах с паллеты, нажимается кнопка «обмен», и данные уже в базе «1С». Проводки формируются непосредственно из ТСД. Теперь все процессы отражаются в программе, цифры в неё «прилетают» сами, не нужен ручной ввод. В финале мы просто нажимаем кнопку и распечатываем накладные на отгрузку нужного товара – с поля или из определённой ячейки на складе. Значительно сократилось количество бумаг и промежуточных процессов, где надо было вручную что-то считать. Сейчас работ по сверке стало значительно меньше.
Когда мы писали техническое задание для компании «СофтЛайн», то привлекли к этому процессу многих сотрудников – руководство, агрономов, складских специалистов. Все понимали, что тестовый запуск будем делать непосредственно при выкопке саженцев осенью. И один из наших агрономов, Джамиль Баширов, сказал мне: «Я боюсь, что вы нам затормозите всю работу. Пока учётчик пропикает все штрих-коды, саженцы без земли засохнут!»
Я и сама боялась. Когда программа пишется в процессе реальных полевых испытаний, это всегда тяжело. При запуске программы наша группа по автоматизации вышла в поле, чтобы на месте объяснять учётчикам, как теперь работать. Сначала наши сотрудники смотрели на терминалы сбора данных испуганно, но спустя некоторое время сказали: «Да тут же всё просто, как в мобильном телефоне».
А через три дня подошёл и тот самый агроном Джамиль. Он сказал: «Я боялся, что вы нам будете мешать. А вы нам так помогаете: и скорость другая, и удобство». Его слова были, как бальзам на душу. Благодаря труду огромного количества людей наш проект можно считать успешным.
В процессе работы мы сразу вносили коррективы. Например, где-то подправляли интерфейс: что-то сделали покрупнее, что-то помельче. Всё это происходило очень оперативно.
Главный результат для нас – работа с саженцами идёт быстрее и качественнее. Мы можем контролировать цифры и быстро отслеживать ошибки.
«Написать приложение под свои нужды может любая компания. А внедрить решение – это уже совсем другая история. Я бы отметил слаженную, творческую и ответственную команду со стороны «Садов Ставрополья». В том, что мы запустили проект в сжатые сроки – их большая заслуга», – подчёркивает Олег Рой из компании «СофтЛайн».
Этот кейс – призёр конкурса «Лучший кейс 1С:Реальная автоматизация», проводившегося в декабре 2021 года.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook, аккаунт в Instagram и канал на «Яндекс.Дзен».
