Повысить эффективность компании можно с помощью автоматизации. Георгий Нанеишвили, директор по развитию партнёрской сети компании QlikTech в России и специалист по внедрению систем управления предприятием, в своей книге «Оптимизируй ЭТО немедленно» рассказывает, как эффективно подойти к процессу автоматизации. С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем рекомендации о том, с чего начать внедрение IT-решения.
Первое правило автоматизации гласит: «При автоматизации бардака итогом всегда становится автоматизированный бардак». Именно поэтому так важно изучение руководством компании процесса автоматизации. Когда глаз не замылен, выявляется очень много проблем, которые требуют оперативного вмешательства и выравнивания.
Никто же об этом не задумывается – отдел как-то работает, прибыль приносит. Только вот это «как-то» может сильно выстрелить, когда наступает очередной кризис или рядом появляется конкурент, у которого процессы хорошо выстроены.
Именно поэтому небольшие компании зачастую гораздо более эффективны – у них простые бизнес-процессы, чётко считаются затраты, им не надо содержать автопарк или столовую.
Если они хотят включить питание в социальный пакет, то им достаточно раздать сотрудникам талоны на питание, которые можно обменять на обед в близлежащих кафе. И у сотрудников больше выбор, и можно посмотреть, какое кафе популярно. А если им не понравится – люди перейдут в другое, а владельцам кафе придётся выкладываться, чтобы удержать клиентов. При необходимости машину с водителем можно взять в аренду – и не будет трат на обслуживающих их бухгалтеров и кадровиков, и прочих сопутствующих расходов.
Так что придётся компаниям покрупнее или с неотлаженными процессами самим разбираться, «почему так сложилось», «так всегда работали» и «а по-другому нельзя, потому что…».
Важно уметь слушать персонал – многие из сотрудников прекрасно понимают, что в работе идёт не так. И могут не просто чётко указать на узкие места, но и дать рекомендации по улучшению ситуации.
Хорошие консалтинговые компании так и делают: они внимательно слушают менеджеров среднего звена и даже рядовых сотрудников, красиво оформляют идеи и преподносят топ-менеджменту – всё равно руководство не может так детально знать процессы, как рядовые исполнители, а для досконального изучения у них мало времени.
Руководители, которые разговаривают (а не просто говорят) со своими сотрудниками, в подобных услугах по оптимизации не нуждаются – они и так знают, что у них происходит, и стараются оптимизировать процессы, сократить избыточные затраты и ускорить время внедрения любых решений.
Самое страшное – браться за автоматизацию невыстроенных процессов, да ещё с запутанным взаимодействием между различными подразделениями, когда за прохождение процесса отвечает большое количество сотрудников разных отделов, при этом нечётко прописан уровень сервиса реагирования на заявку (SLA – от англ. Service Level Agreement).
В этом случае часть заявок проходит моментально, а часть – застревает на недели и требует неимоверных усилий и временных затрат по проталкиванию. А время – это деньги, которые вы платите сотрудникам, ожидающим, пока другой отдел не проставит «крыжик» или «галочку».
Да, зачастую всё это вскрывается во время внедрения, и иногда удаётся выровнять часть процессов и сократить другие за счёт автоматизации и использования более современных инструментов. Но обычно всё автоматизируется «как есть», создавая автоматизированный бардак и привнося новый, а руководство потом недоумевает: «Как же так, поставили новую дорогую систему, а лучше не стало!»
-
Проведите аудит процессов в вашей компании. Можете начать с одного небольшого подразделения, например, отдела по работе с VIP-заказчиками или интернет-торговли. Помните, отдел продаж и интернет-магазин – это витрина компании.
-
Убедитесь, что у всех сотрудников чётко прописаны должностные инструкции.
-
Посмотрите, какие из рабочих обязанностей можно автоматизировать, чтобы исключить человека из процесса. Особое внимание обратите на выполнение ручных операций и ввод данных. Даже адрес сейчас можно не вводить, а выбирать из стандартизированного списка, а контрагента – автоматически выбирать и заводить из специализированных систем электронного документооборота по идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН).
-
Попросите сотрудников привести примеры рутинных операций, которые приходится выполнять ежедневно. Подумайте, можно ли их автоматизировать.
-
Обратите внимание на взаимодействие между отделами: от чего зависит исполнение той или иной производственной операции, можно ли самостоятельно её выполнить сотруднику или автоматически получить данные или разрешение, не запрашивая смежные отделы.
-
Попросите привести примеры нестандартных бизнес-процессов: что, по мнению рядового исполнителя или менеджера среднего звена, можно улучшить, чтобы ускорить прохождение процесса. Дайте им пару-тройку примеров, обязательно поощрите ответы и постарайтесь решить выявленную проблему. Кстати, это может дать очень важный сигнал к началу оптимизации: если руководство компании настолько заинтересовано в повышении эффективности, что готово начать с линейного отдела, то руководство других отделов само начнёт выявлять узкие места, не дожидаясь, пока им на это укажет топ-менеджмент.
-
Убедитесь, что у сотрудников есть показатели эффективности (KPI) и они могут влиять на их достижение. Особенное внимание обратите на то, что сотрудники понимают, как считаются данные показатели, уверены ли они в том, что могут на них влиять и что выполнение данных показателей положительно сказывается на их зарплате.
Выполнение данных пунктов даст хороший фундамент для начала преобразований.
Подробнее о том, как компания может сократить издержки благодаря использованию IT-инструментов, читайте в книге Георгия Нанеишвили «Оптимизируй ЭТО немедленно!».
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
