Переход на удалёнку – серьёзное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут принести компании финансовый ущерб. Специалисты сервиса облачных юристов Solver рассказали о том, как при дистанционном формате работы защитить интересы бизнеса, не нарушая права сотрудников.
Главная рекомендация по этому вопросу - все договорённости с сотрудником и особенности дистанционной работы следует подробно прописывать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Не забывайте, что подписать документы с дистанционным работником можно либо лично, либо дистанционно – но только при условии использования усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи.
1. Если вы заинтересованы в контроле за режимом рабочего времени и отдыха сотрудника – закрепите его. Ели вы этого не сделаете, у сотрудника по умолчанию сохранится право самостоятельно устанавливать режим рабочего времени, без согласования с вами.
2. Укажите срок, на который устанавливается режим дистанционной работы, и размер оплаты труда. Если объём трудовых обязанностей не уменьшился и не произошло других важных изменений, то не должен снижаться и размер оплаты труда. Однако по договорённости сотрудника с работодателем оплата дистанционного труда может производиться на иных условиях.
3. Обязательно укажите место осуществления сотрудником своих обязанностей. Например, «работник выполняет предусмотренную настоящим трудовым договором трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)» или укажите наименование населённого пункта.
4. Зафиксируйте условия обмена информацией и документацией между вами и сотрудником: через интернет, по телефону, с использованием почтовой либо курьерской связи – в том формате, который вам кажется наиболее удобным и выгодным. Обязательно укажите в трудовом договоре адрес электронной почты, с которой сотрудник обязан будет с вами коммуницировать, если вам удобно использовать мессенджеры – укажите и их.
5. Сформулируйте список требований, позволяющих контролировать действия дистанционного сотрудника (например, использовать для связи с вами телефонную или мобильную связь по номерам, закреплённым в трудовом договоре, участвовать в регулярных телеконференциях по обсуждению текущих задач, давать ответ на полученные письма в строго определённый срок или промежуток времени, предоставлять отчёты и т.д.).
6. Не забывайте об одном из самых существенных для работодателя преимуществ дистанционного формата работы - возможности устанавливать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. При этом важно понимать, что правом устанавливать такие дополнительные основания нельзя злоупотреблять. Так или иначе основания расторжения трудового договора должны быть связаны с неисполнением работником законно установленных трудовых обязанностей.
7. Помимо дополнительных оснований для увольнения дистанционных сотрудников есть и более приятный способ их замотивировать на ударный труд – это премирование. Закрепите, условия, за соблюдение которых вы можете премировать. Это позволит не только поощрять добросовестных подчинённых, но и наказать нарушителей – оштрафовать их по закону нельзя, а вот лишить премии – можно.
Дистанционные сотрудники, как и их офисные коллеги пользуются различными социальными гарантиями: от оплаты больничных до получения выходных пособий. Но нужно учитывать ряд особенностей и отличий, чтобы подстраховаться, в том числе финансово, при оформлении дистанционки.
Несмотря на то, что, как мы уже упомянули, дистанционные сотрудники находятся в более комфортных условиях, чем их коллеги, им так же положены дни полноценного отдыха и восстановления: оплачиваемые отпуска и дни нетрудоспособности. Учитывая, что за дистанционным сотрудником нужен глаз да глаз, не лишним будет в трудовом договоре прописать, как и когда сотрудник может уйти в отпуск, в том числе ученический, а ещё в какие сроки он должен известить начальство, о том, что заболел.
Важность продуманной коммуникации с работником всплывёт и в случае сокращения штата. Чтобы не платить лишнего и не нарушить трудовое законодательство, можно заключить с дистанционными сотрудниками соглашение о применении к отправке юридически важных извещений одним из современных способов: через мессенджеры или с помощью смс-сообщений, ну а к заказным письмам прибавить курьерскую альтернативу доставки.
В связи с тем, что по умолчанию режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного сотрудника устанавливается им по своему усмотрению, работа за пределами нормы рабочего времени не порождает для работодателя обязанности её оплачивать. Однако компенсировать труд в ночное время, выходные и праздничные дни придётся, если дистанционному работнику установлен режим рабочего времени по аналогии с сотрудниками офиса или производства.
Также при дистанционной работе компенсируются командировочные расходы, которые могут возникнуть, к примеру, если проживающий в другом регионе дистанционный сотрудник приглашается в офис к работодателю.
Выходные пособия, установленные трудовым законодательством на случай увольнения по ряду оснований (ликвидация организации, сокращение штат и т.д.) также полагается выплачивать дистанционным сотрудникам. При этом в целях соблюдения установленных сроков извещения о штатных изменениях в трудовом договоре целесообразно прописать комфортные способы коммуникации с сотрудником.
Что хорошо в случае с дистанционкой, так это отсутствие необходимости организовывать рабочее место, а значит проводить специальную оценку условий труда, а также направлять сотрудников на медосмотры и обучение по охране труда. Только не стоит забывать, что освобождения от необходимости расследовать несчастные случаи с дистанционными сотрудниками закон не предусматривает.
При переводе сотрудника на дистанционку следует учесть в трудовом договоре передачу имущества и выплату компенсации. Причём передачу имущества необходимо закрепить актом приёма-передачи с подробным описанием передаваемого имущества, а также наличие либо отсутствие претензий у сторон. Важно помнить, что в случае использования сотрудником собственного или арендованного имущества, работодатель обязан выплачивать ему компенсацию.
Расходы в налоговом учёте
Поскольку выплата компенсации сотрудник является возмещением его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, такие расходы связаны с деятельностью юрлица, направленной на получение дохода, и облагаются налогами в общем порядке. Также не стоит забывать, что любые затраты, учитываемые в составе расходов, суммы выплачиваемой компенсации сотрудникам должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены.
Рассмотрим, например, как юрлица могут компенсировать своим дистанционщикам расходы на компьютерную технику и некоторые другие расходы.
При использовании сотрудником в интересах юрлица своего имущества, сотруднику выплачивается компенсация за его износ/амортизацию. Выплата подобной компенсации предусмотрена трудовым законодательством, а значит будет экономически обоснованной.
Для целей налога на прибыль амортизация определяется с учётом срока полезного использования имущества, установленного Классификацией основных средств (утвержденной постановлением правительства РФ от 01.01.2002 г №1). Таким образом, срок полезного использования имущества – компьютерной техники - составляет от двух до трёх лет.
Но здесь возникает вопрос в том, что, как правило, сотрудник использует свой компьютер и другую технику не только в рабочих, но и в личных целях. Соответственно, если юрлицо будет выплачивать ему компенсацию в сумме рассчитанной амортизации, то возникнет вопрос об экономической обоснованности расходов. На наш взгляд, компенсироваться должна только амортизация техники, приходящаяся на рабочее время.
Рассмотрим более детально на примере ноутбука предположительной стоимости 25 000 рублей. Срок полезного действия - 36 месяцев, сумма ежемесячной компенсации - 694 рубля. (25 000 рублей/36 месяцев). Рассчитаем компенсацию за июль 2020 года, в котором 31 день, из которых 23 дня – рабочие (при схеме 5/2). Общее рабочее время составит 184 часа (8 часов х 23 дня). Доля рабочего времени составляет 0,25 и рассчитывается так: 184 часа \ (24 часа х 31 день). Сумма амортизации ноутбука будет равна 173,5 рубля (694 рублей х 0,25).
Одними расходами на компьютерную технику не обойтись, сотрудник на удалёнке несёт расходы на оплату интернета, мобильной связи, электроэнергии. При возмещении подобных расходов следует руководствоваться тем же принципом, что и при возмещении расходов на компьютерную технику.
Учёт компенсации. НДФЛ и страховые взносы
Для налога на прибыль в расходы на оплату труда включаются любые начисления сотрудникам в денежной и/или натуральной формах, предусмотренные законодательством РФ (ст. 255 Налогового кодекса РФ). Документальным подтверждением будут трудовой договор и документы, представленные сотрудником в обоснование понесённых расходов.
Среди выплат, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами, числятся все выплаты, предусмотренные законодательством, связанные с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ)
Ответственность
В случае передачи имущества без указания об этом в трудовом договоре и подписания акта-приёма передачи, у работодателя возникает риск его утраты или получения имущества с дефектами при его возврате сотрудником.
При использовании сотрудником личного/арендованного имущества в случае исполнения им своих должностных обязанностей и неполучения компенсации, работодатель рискует быть привлечённым к ответственности в форме наложения штрафа от 30 000 до 50 000 рублей (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ). А при выплате компенсации сотруднику без указания об этом в трудовом договоре, существует риск проверки экономической обоснованности данной выплаты и исключению налоговиками из расходов юрлица.
Статья написана по материалам вебинара «Дистанционка для работодателя», который в ноябре 2020 года провели специалисты юридического сервиса Solver.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш
Telegram-канал,
страницу в Facebook и
канал на «Яндекс.Дзен».
