Управлять на расстоянии: как организовать эффективную коммуникацию с удалённой командой

Многие компании на период эпидемии коронавируса перевели своих сотрудников на удалённую работу. И в ситуации «всеобщей удалёнки» в выигрыше остались те, кто уже давно перешёл на этот формат. Компания «Корада» уже несколько лет практикует работу с распределённой командой – и за это время наработала много эффективных инструментов коммуникации. О нюансах дистанционного формата директор «Корады» Алексей Бояршинов рассказал в рамках вебинара «Как организовать удалённую работу сотрудников». 

Наша компания уже давно работает распределённой командой. Сотрудники живут в разных городах, причём не только в России. Мы уже давно выработали принципы удалённой работы. Они могут быть полезны тем компаниям, которые сейчас начинают работать удалённо. 

Для эффективной работы распределённой команды необходимо решить следующие задачи: 

Найм правильных людей 

• Учиться работать с теми, кто уже есть.

• Обязательно научиться набирать правильных людей системно. 

Техническая организация «удалёнки»

• Система постановки и контроля задач.

• Единое хранилище информации.

• Облачная CRM и телефония.

• Единый канал общения.

Сейчас есть много продуктов и сервисов для решения этих задач. 

Постановка и контроль задач

При удалённой работе нужно уметь не только ставить задачи, но и убедиться, что сотрудники их правильно поняли. 

Создание и поддержание коллектива

Это одна из главных задач руководителя компании, и о ней стоит поговорить более подробно.

При удалённой работе сотрудники должны ощущать, что они работают в коллективе и что рядом есть коллеги. Это ощущение коллектива быстро теряется при работе из дома. Так происходит потому, что в офисе существует много нерабочих коммуникаций. Например, люди обсуждают за чашкой чая или кофе какие-то планы на отпуск, рассказывают анекдоты или шутят. 

Какие-то рабочие моменты могут обсуждаться незаметно. Например, проходил один сотрудник мимо рабочего места другого сотрудника, остановился, они что-то быстро обсудили. И плюс в коллективе есть совместное празднование дней рождений, походы на обед, разговоры в курилке и т.д. При удалённой работе ощущение, что ты находишься в социуме, теряется. И теряется очень быстро. 

Почему это плохо? Некоторые сотрудники начинают воспринимать компанию только как место, откуда им приходят деньги и новые задачи. Плюс у сотрудников растёт тревожность. Любая негативная новость долго обдумывается ими, и что они думают на самом деле, мы не знаем. Скорее всего, у них возникают мысли «А что будет дальше?», «Что происходит в нашей компании?». Кроме этого теряется прозрачность происходящего в проектах и компании в целом. Всё это приводит к тому, что компания медленнее движется к целям. 

Поэтому те компании, которые только сейчас переходят на удалённый режим работы, через один-два месяца увидят снижение продуктивности. И произойдёт это вне зависимости от кризиса, вызванного, во многом, коронавирусом.

Чтобы создать ощущение коллектива у нашей распределённой команды, мы организовываем общение между сотрудниками. Условно его можно разделить на следующие блоки: 

• по проектам;

• по профессиональным сообществам (например, те, кто руководит проектами, обсуждают свои вопросы и задачи. В их группе выкладываются новые подходы, методики или курсы про управление проектами, которые находят сами сотрудники);

• по интересам и нерабочим моментам (у нас есть тусовочная группа, которая предназначена специально для того, чтобы посмеяться. В ней сотрудники выкладывают котиков, мемчики, фотографии из окна и т.д.). 

Каждый человек в нашей компании знает, какая группа для чего предназначена, где что публикуется, и где что можно писать. Мы любим разработчиков, которые пишут про всякие сложные технические проблемы и про то, как они их решают. И мы их поддерживаем лайками, а также тех, кто инициирует дискуссии. 

Не надо мешать людям общаться. Пусть они разговаривают в группах. Это ничуть не отвлекает. По крайней мере, отвлекает не больше, чем когда в офисе один сотрудник подошёл к другому и что-то сказал. 

У нас есть система информирования, потому что оно важно для удалённой команды. Информирование происходит сверху вниз: руководство информирует сотрудников о том, что происходит в компании. Нужно, чтобы все новости доходили до каждого человека. И доходили от руководителя, а не посредством слухов или чего-то ещё. Мы всегда поздравляем сотрудников с днями рождения, праздниками. Пишем про новые проекты и про закончившиеся. При этом мы отмечаем проектную команду, говорим, кто был руководителем проекта, кто в нём поучаствовал. Это всё - не просто новости. Информация о новых проектах даёт людям понимание, что в компании в целом всё хорошо. Такие новости означают, что у них будет, чем заниматься завтра: будет работа, загрузка и зарплата. Они понимают, что компания развивается, она стабильная, у неё есть новые клиенты, проекты и т.д. 

Мы информируем про выход и увольнение людей. Когда на работу к нам выходит новый человек, мы пишем: «Ура, у нас новый разработчик/консультант! Он живёт в таком-то городе, и мы его приветствуем». Когда человек увольняется, мы обязательно сообщаем о причинах его увольнения, но максимально корректно. Не хотим, чтобы у людей возникали какие-то домыслы или нехорошие мысли. 

У нас компания маленькая и сообщать о новых сотрудниках или увольнении старых относительно просто. Если у вас компания в 1000 человек, то, наверное, будет избыточно писать про каждого человека – возникнет поток таких новостей. Возможно, стоит ограничиться отделами – сообщать новости о сотрудниках внутри отделов. 

И, конечно, мы пишем про новые правила работы, причины их введения и про то, как мы будем контролировать соблюдение этих правил. Всё это публикуется в специальной группе с уведомлением о прочтении. 

Следующий важный пункт в эффективной работе удалённой команды – синхронизация. В синхронизации самое важное это ритмичность, обязательность и структура. Очень важно, чтобы ваши планёрки всегда проходили по одному и тому же плану. В них должны быть разделы. Это может быть обсуждение новых лидов, новых сделок, текущего статуса проектов, найма, увольнения, финансового результата за прошедшую неделю, прочих новостей. 

У нас еженедельная синхронизация проходит всегда в одно и то же время в один и тот же день – в пятницу в 12.00. Её длительность – 15-20 минут. И участие в этой планёрке всегда обязательно. Её нельзя перенести, кроме каких-то экстренных ситуаций, или отменить. Это большой важный инструмент, чтобы компания двигалась к своим целям. 

Также есть планёрки проектных команд, планёрки с руководителями. Всё это всегда происходит по графику. И есть конкретный список вопросов, которые мы обсуждаем на планёрках. Когда каждый знает, какие вопросы на встрече будут обсуждаться, он может подготовиться к ним заранее. Тогда встреча проходит быстро, без многочасовых обсуждений. 

Раз в месяц мы выпускаем в электронном виде дайджест – сводку всех новостей за месяц. Они собираются со всех синхронизаций: все проекты, движения по сделкам, всё интересное, новые принятые регламенты, мероприятия, которые мы проводили. Всё это выпускается для внутреннего использования в «Битрикс24». 

Поддержание команды при удалённой работе – важная задача, о которой не стоит забывать руководителям и собственникам бизнеса. Информирование, формальное и неформальное общение помогает, в конце концов, всем вместе двигаться к достижению поставленных задач. 

Материал подготовлен на основе выступления Алексея Бояршинова на вебинаре «Как организовать удалённую работу сотрудников», который провели 7 апреля фирма «1С» и портал Biz360.ru. Полная версия выступления Алексея Бояршинова - на этом видео:

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал,  страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».
biz360