Внутренняя кухня: как эффективно управлять бизнес-процессами в ресторане и службе доставки

Менеджменту ресторана или кафе каждый день приходиться решать множество задач - контролировать персонал, делать закупки, управлять продажами и товарооборотом, формировать отчётность и т.д. Управление всеми бизнес-процессами будет гораздо эффективней при использовании качественной системы автоматизации. О том, как с помощью одной программы могут эффективно решать свои задачи собственники, менеджмент и рядовые сотрудники, порталу Biz360.ru рассказал Алексей Павлов, руководитель отдела автоматизации предприятий питания и гостеприимства компании «1С-Рарус».

Наша компания 20 лет занимается автоматизацией предприятий из различных индустрий, в том числе – из сферы общественного питания. Благодаря этому мы хорошо понимаем потребности и ожидания наших клиентов. Мы всегда хотели написать программу, которая бы позволяла предприятиям общепита самых разных форматов и концепций (столовая, независимый или сетевой ресторан, кейтеринговая компания, сеть фастфуда, цех по производству кулинарной продукции и т.д.) не только решать их отраслевые задачи, но и являлась бы полноценным инструментом для управления бизнесом. 

Мы понимали, что это решение должно быть удобным в использовании – чтобы сложные на первый взгляд процессы пользователи могли выполнять в несколько кликов. Важно было и то, чтобы этот продукт был доступным в разных форматах – и с рабочего места, и мобильного устройства. 

Около двух лет мы потратили на то, чтобы совместно с фирмой «1С» создать и выпустить такой продукт – «1С:Управление предприятием общепита». Мы опирались на собственный опыт автоматизации, а также использовали лучшие практики внедрения и эксплуатации более чем в 700 компаниях, среди которых – сеть ресторанов «Шоколадница» и сеть кафе Starbucks.

Этот продукт мы создавали на базе решения «1С:Управление нашей фирмой» (далее – «1С:УНФ»). Нам хотелось, чтобы у нашей программы был удобный для пользователей интерфейс. У «1С:УНФ» он уже был изначально: пользователь видит только тот функционал, который необходим ему в данный момент и исходя из того, в какой части программы он находится. 

Типовое решение «1С:УНФ» в качестве технологической основы мы выбрали потому, что в части типовых учётных блоков данный продукт имеет максимально целевой набор подсистем: 

• закупки и снабжение;

• производство;

• зарплата;

• CRM;

• интеграция с сайтом;

• складской учёт;

• финансы;

• работа с мобильных устройств;

• управленческий баланс;

• бизнес-аналитика. 

Наш выбор в пользу продукта «1С:УНФ» в качестве основы был сделан ещё и потому, что кроме типового и отраслевого функционала пользователи сразу получают множество удобных сервисов, которые входят в семейство «1С:ИТС». Вот они: 

• «1С-ЭДО» для ведения электронного документооборота с поставщиками или покупателями;

• «1С-Отчётность» для сдачи отчётности онлайн;

• «1С:Контрагент» для мгновенной проверки данных своих контрагентов и «1СПАРК Риски» для оценки их надёжности;

• «1С:ДиректБанк» позволяет осуществлять прямой обмен электронными документами с банком;

• «1C:Обновление программ» - обновление в один клик.

Мы хотели создать качественное решение в разумные сроки. Возможность бесшовной интеграции отраслевого функционала с «1С:УНФ» позволила легко реализовать нашу задумку. 

В решении «1С:Управление предприятием общепита» реализован функционал для пользователей разного типа. 

Руководитель может из любой точки мира управлять своим заведением. В программе ему доступно создание различных отчётов, видны важные финансовые показатели бизнеса в режиме онлайн, есть возможность расчёта управленческой сдельной заработной платы, согласования документов. Есть возможность на основе полученных данных принимать своевременные управленческие решения по точкам роста и предупреждению негативных событий.

Технологи, повара и заведующие производством имеют доступ к спискам рецептур, количеству израсходованных ингредиентов и специй, расчёту сезонных коэффициентов, списку взаимозаменяемых продуктов. Предусмотрен учёт и расчёт калорийности продуктов, блюд и полуфабрикатов. В решении содержится отраслевая регламентированная отчётность и унифицированные печатные формы, элементы стандарта HACCP. 

Специалисты по закупкам и кладовщики могут управлять складскими запасами и закупками с учётом производственных планов, сроков годности продуктов и других важных факторов. А также взаимодействовать с поставщиками в рамках проекта «1С:Бизнес-сеть. Торговая площадка». 

Менеджеры по мероприятиям могут планировать события (доступна визуализация занятых и свободных помещений в виде шахматки, виден заказ клиента и график его платежей) и контролировать весь цикл их подготовки и выполнения.

В решении «1С:Управление предприятием общепита» также предусмотрена интеграция с системами «ЕГАИС», «ГИС:Меркурий», «Честный Знак». Налажен обмен данными с продуктом «1С:Бухгалтерия 8» для отражения всех учётных данных в регламентированном учёте (возможно сворачивание излишней аналитики при выгрузке – например, бухгалтеру не обязательно видеть детализацию до каждого ингредиента). 

Процесс автоматизации в конкретном заведении зависит от его типа и от тех бизнес-процессов, которые в нём уже налажены. Если рассматривать автоматизацию ресторана «с нуля», то она с решением «1С:Управление предприятием общепита» может быть выполнена за несколько дней. Вот основные этапы работ. 

1. Приобрести сам продукт. Стоимость «1С:Управление предприятием общепита» - 36 800 рублей (без учёта НДС) для одного пользователя. Также возможно приобретение по схеме Saas в публичном облаке «1С» - в этом случае понадобится только подключение к интернету и рабочие места. Стоимость решения в этом случае составит 1 550 рублей для одного пользователя в месяц.

2. Оформить подписку на информационно-технологическое сопровождение (первые три месяца входят в стоимость программы). Это позволит получать обновления программы (релизы). Государство периодически выпускает новые законы, которые обязаны соблюдать все заведения общепита на территории РФ. И в релизах содержится уже вся актуальная информация. Помимо этого, подписка на ИТС даёт пользователям доступ к консультантам, которые помогут при возникновении вопросов. В случае облачного использования - ИТС включена в стоимость подписки. 

3. Установить программу на необходимое количество рабочих мест и настроить обмен данными с фронт-офисной системой, установленной на кассах – например, «1С:Ресторан», «1С:Фастфуд», R-Keeper, iiko и другие (если есть точки розничных продаж). 

4. Подключить дополнительное оборудование (при необходимости) - и можно начинать работу. 

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал,  страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».
biz360