Все по домам: как юридически грамотно перевести сотрудников на удалённый режим работы

Из-за эпидемии коронавируса многим работодателям приходится спешно переводить своих сотрудников на удалённый режим работы. Тем, у кого нет подобного опыта, приходится решать много новых для себя вопросов. О том, как документально оформить новый формат работы и как заранее договориться о выполнении сотрудниками своих обязанностей из дома, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал уполномоченный по вопросам охраны труда при омбудсмене по защите прав предпринимателей Москвы Дмитрий Порочкин.

Работодателю необходимо издать соответствующий приказ по компании и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Если приказ может быть оформлен сразу на несколько человек, то дополнительное соглашение, конечно, составляется для каждого сотрудника индивидуально. Особенности регулирования труда дистанционных работников регулируются главой 49.1 Трудового кодекса РФ. 

Все договорённости и особенности дистанционной работы следует подробно прописывать в дополнительном соглашении к трудовому договору. Необходимо зафиксировать режим работы, если он будет отличаться от указанного в трудовом договоре. Это важно, например, в случае, если сотрудник уедет в другой город, а работодателю важно, чтобы он выполнял свои обязанности в определённые часы (в соответствии с часовым поясом работодателя). 

Также важно обозначить условия обмена информацией и документацией между сотрудником и работодателем. Необходимо указать, какие средства связи будут использоваться. Если у работодателя есть особые требования к использованию средств защиты информации, нужно это отметить. Также стоит зафиксировать особые требования к предоставлению документов в бумажном виде, если для работодателя важно получать такие документы. 

Если работодатель предоставляет сотруднику оборудование (например, компьютер, телефон, программное обеспечение и т. п.) для удалённой работы, то порядок использования и сроки обеспечения имуществом и программными средствами также необходимо отразить в дополнительном соглашении. Если оборудование не предоставляется, но работодатель рекомендует пользоваться тем или иным оборудованием, то нужно описать условия компенсации сотруднику за использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей. 

Рекомендую отразить в дополнительном соглашении, что условия трудового договора меняются исключительно в связи с угрозой распространения в России новой коронавирусной инфекции и в целях защиты здоровья конкретного работника и других сотрудников работодателя. 

Важно указать период времени, на который сотрудник переводится на дистанционную работу, а также порядок действий по истечении этого времени. Например, можно обозначить, что сотрудник переводится на дистанционную работу на два месяца, по истечении этого периода, если стороны в письменной форме не договорятся о продлении срока действия соглашения, он обязан вернуться на своё рабочее место в офис, а дополнительное соглашение прекращает своё действие. В дальнейшем трудовой договор подлежит исполнению без учёта положений дополнительного соглашения. 

В дополнительном соглашении следует также описать требования, позволяющие работодателю контролировать действия дистанционного сотрудника. Среди этих требований могут быть следующие: 

• обязанность находиться на связи в определённое время по указанному телефону;

• получение писем по указанному в трудовом договоре электронному адресу;

• ответ на полученные письма в определённые сроки;

• отправка отчётов, в том числе фотоотчётов, в указанные даты и время по электронной почте;

• предоставление в установленном порядке документов, подтверждающих расходы. 

Работодателю следует рассмотреть варианты применения дисциплинарных взысканий за просроченный отчёт или отсутствие связи с сотрудником в определённое, оговоренное заранее время. Правда, если мы говорим об удалённой работе в рамках чрезвычайной ситуации, сначала будет уместным разобраться, по какой причине сотрудник не вышел на связь. Ведь могут возникнуть обстоятельства, на которые сотрудник не мог повлиять – например, отключение электричества или отсутствие интернета. 

Нет, в рамках перевода на дистанционную работу у сотрудника меняется только расположение рабочего места. Возможно пропорциональное снижение заработной платы только в том случае, если на дистанционной работе у сотрудника уменьшается количество рабочих часов. Это также следует указать в дополнительном соглашении. Исключение составляет только перевод сотрудников на режим вынужденного простоя. В этом случае, в соответствии с частью 2 статьи 157 Трудового кодекса РФ, время простоя оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки. 

В данном случае ничего не меняется, и больничный лист в условиях дистанционной работы оформляется и оплачивается на стандартных условиях по статье 183 Трудового кодекса РФ.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал и  страницу в Facebook. 
biz360