Выставка «под ключ»: как устроен бизнес по организации ивентов высокого уровня

Москвичка Евгения Фирсова училась в вузе на журналиста. Но после практики на ТВ разочаровалась в профессии. Устроилась в крупную компанию по продаже одежды, а чуть позже начала подрабатывать, раздавая промо-материалы на выставках. И ей так понравилась тамошняя атмосфера, что спустя какое-то время девушка основала ивент-агентство, которому сегодня именитые бренды поручают самые нестандартные задачи. О том, как устроен бизнес в сфере выставочной индустрии, Евгения Фирсова рассказала порталу Biz360.ru.

Я росла младшим ребёнком в большой и дружной семье – любимым и опекаемым. Но и к труду меня приучали с детства: свои первые деньги я заработала в 6 лет на кассе в мамином строительном магазине (в 90-е родители ушли в бизнес, когда развалилось стройуправление, в котором они работали после университета). 

Позже, в школе, увлеклась журналистикой – в седьмом классе написала материал об однокласснике с непростой судьбой: когда его мама умерла, он устроился грузчиком на рынок, связался с плохой компанией. Учителя видели в нём лишь двоечника и хулигана, а мне захотелось рассказать, почему он так изменился. Классный руководитель статью похвалила и даже прочитала её на родительском собрании, где для семьи собрали деньги. А я начала вести новостную рубрику в школьной газете. 

В старших классах летом с подругой, у которой сестра работала на канале СТС, нас взяли помощниками – брать интервью у людей на Арбате для передачи «Скажи на СТС».

Я живо интересовалась всем: и монтажом, и озвучанием, и таймингом, и, конечно, после школы поступила в институт телевидения и радиовещания. Мечтала стать корреспондентом в горячих точках – это же высший пилотаж в журналистике! Но на третьем курсе, попав на практику на Первый канал, а затем на НТВ, разочаровалась в профессии, которая предстала передо мной в совершенно ином, бестолковом, свете. Это был удар. Я загрустила и стала думать, что делать дальше.

Параллельно с учёбой я подрабатывала – раздавала промо-материалы на выставках в «Крокус Экспо». Там неплохо платили, и мне нравилась сама атмосфера. Начала интересоваться темой: что за выставки проходят, кто в них участвует, как всё организовано. 

Как-то, пройдя кастинг для работы на стенде, я приехала на выставку пораньше, вижу толпа людей в одинаковых футболках, мне кричат: «Давай-давай, скорее!» Суматоха, я спрашиваю у соседа: «А что надо делать?», а мне отвечают, что будто вчера был тренинг, где всё объясняли.

И тут я понимаю, что попала не туда! Но так как я была единственной девушкой в платье, мне тут же вручили ножницы, которые выносят на сцену для перерезания ленточки перед торжественным открытием мероприятия. 

Благодаря этому случаю, я познакомилась с моим будущим директором – он предложил мне работу в компании, которая занимается организацией выставок, и я плавно ушла из журналистики в организацию выставочной деятельности. 

Так как выставки были разовыми мероприятиями и проходили несколько раз в год, то после вуза я устроилась в компанию по продаже одежды европейских и российских брендов Podium market, которую в 2017-м году выкупил Stockmann. Офис в центре Москвы, на этаже – 400 человек персонала: все молодые и модные. Там я проработала шесть лет: прошла путь от оператора колл-центра до руководителя клиентского отдела. 

Всё это время я совмещала основную работу с выставочной деятельностью, которая ограничивалась небольшими задачами: найти кофе-леди на стенд или рекрутировать переводчика на пару выставочных дней. 

Однажды мой заказчик сказал: «Женя, если ты хочешь серьёзных проектов, тебе нужно юрлицо». Поэтому в 2017-м году я оформила ООО «Видео+», предполагая, что видеонаправление станет основным, так как до этого мы с моим коллегой Никитой уже снимали видеоролики для разных компаний. 

Какое-то время я совмещала две работы, а когда это стало невмоготу, уволилась из «Стокманна». Последней каплей стала двухнедельная подготовка к Восточному экономическому форуму-2019 во Владивостоке. К 10.00 я ехала в офис, работала по 10-12 часов, к 23.00 возвращалась домой, шла в душ и ложилась спать. На 3-4 часа ночи ставила будильник, чтобы связываться с подрядчиками во Владивостоке из-за разницы во времени. Ещё пара часов на короткий сон, и снова – на работу. Больше в найм я не возвращалась. 

Тендеры на участие в выставках разыгрываются среди компаний, которые занимаются проектированием, возведением и оформлением выставочных стендов. На рынке их не так много, а крупных игроков – по пальцам пересчитать. Выигравшие тендер компании строят стенды, а за всю остальную «суету», то есть за организацию работы этих стендов на выставке, отвечают агентства, у которых заключён договор с застройщиками. 

Так что я отвечаю за «всю эту суету», а заодно решаю разные нестандартные задачи – например, придумать и провести экологические игры или раздобыть роботов, которые бесконтактно будут раздавать гостям стенда мороженое.

Моё агентство четыре года сотрудничает с одной из самых известных застроечных компаний «Интерформ Экспо». Так, вместе с ними я работала с «Московским транспортом» на Moscow Urban Forum, с правительством Москвы на Expo Real в Мюнхене, с ВСК Минобороны на Международном форуме «Армия» в парке «Патриот», с Минприроды на Восточном экономическом форуме во Владивостоке, с «Лукойлом» - на Международном экономическом форуме в Петербурге. 

На сегодня деятельность агентства «Видео+» на 60% – это организация работы стендов на выставках, а остальные 40% – видео, брендинг, дизайн и иллюстрирование. Но все эти сферы перекликаются между собой, когда мы ведём один крупный проект. 

Например, когда компания участвует в выставке, ей нужно и отснять видеоролик о своей деятельности, и организовать на стенде кофе-бар, и сделать интерактивную или развлекательную зону, и поставить красивых девчонок на стенд для встречи и навигации посетителей, а ещё придумать сувенирную продукцию на подарки.

«Видео+» – это агентство с собственным видеопродакшеном, поэтому мы не отдаём видео в подряд, также как и подбор персонала, будь то промо-модели, переводчики, бариста или официанты. Кофе-бар также делаем своими силами: от выбора зерна до установки кофемашин и покупки необходимых ингредиентов. 

Если брать сферу видео, то среди наших клиентов: 

• компания Rowenta, для которой мы снимали рекламный ролик к чемпионату мира по футболу-2018 в павильоне «Мосфильма»;

• компания Tefal, для которой мы готовили рекламу со звёздным шеф-поваром Константином Ивлевым;

• компания «Авелар Солар Технолоджи», с которой мы сотрудничаем уже несколько лет и снимаем видео об открытии солнечных электростанций в России.

Рекламная видеоиндустрия, как, в принципе, и выставочная деятельность, специфична тем, что здесь, как правило, работают по рекомендациям. 

Как, например, сложилось сотрудничество с Tefal? Тоже – дело случая! У моего коллеги Никиты есть музыкальная группа, и к нему на прослушивание пришла вокалистка, которая на тот момент работала в Tefal. В компании как раз искали, где снять ролик. Никита показал свои работы – руководству понравилось. 

Моя задача сделать так, чтобы стенд компании работал как часы и клиенту было комфортно находиться на своём стенде. Мне нравится решать нестандартные задачи. Когда от проекта мурашки бегут по коже и мне страшно, я всегда говорю «Да!» Страх для меня – мотиватор. 

Мне, например, пришла идея раздавать мороженое на выставке с помощью роботов, бесконтактно – это круто и актуально во время пандемии! Я почему-то была уверена, что такие роботы существуют, хотя понятия не имела, так ли это на самом деле. Нашла в Японии, но никто их, конечно, мне не привёз. Я обрывала телефоны «Сколково», но в пандемию там всё молчало. В итоге удачно познакомилась с двумя москвичами – инженерами-программистами, и стартапом, запущенным ими на свои деньги.

На выставку интерактивных развлечений «Игромир» для стенда-презентации фильма «Джуманджи» в виде скалодрома, который построила компания «Интерформ Экспо», я нашла сертифицированных инструкторов по скалолазанию. А для кофейного бара на 1600 (!) чашек в день для выставки «Армия» в парке «Патриот» подобрала особый сорт кофе. Прежде чем утвердить этот вкус, перепробовала тринадцать разных. Чуть желудок себе не посадила! Но как же приятно слышать от посетителей: «А где можно купить этот кофе в Москве?» 

Или такое задание «прилетело»: на выставку были нужны китайские машинки на радиоуправлении, и моей задачей было сделать так, чтобы они работали бесперебойно все десять часов, а не три, на которые рассчитана их зарядка. Сначала я искала инженера, который сможет перепрограммировать машинки, потому что новые аккумуляторы из Китая в коронакризис не доставляют. Инженер написал, какие детали ему необходимы, я их выискивала и покупала по разным площадкам, а по ночам мы встречались и корпели над аккумуляторами. 

Я – предприниматель, а не бизнесмен. В чём разница? Я сама присутствую на каждом мероприятии и, по большому счёту, многое делаю сама: придумываю, ищу, заказываю, контролирую. И мне это нравится! 

Мне очень близка японская модель ведения своего дела, когда владелец условного кафе сам в 5.00 утра едет на рынок за свежей зеленью и готовит идеальный омлет, потому что 30 лет учился правильно взбивать для него яйца. Пару лет назад я самолично ехала в магазин и выбирала лимоны для стенда клиента, так как думала, что курьер может привезти вялые. Сейчас, конечно, у меня есть помощники. Но всю основную работу продолжаю делать сама.

На рынке – а внутри выставочной индустрии все друг друга знают, это такая «большая деревня» – есть специализированные агентства, которые из года в год ведут только своё направление. Мне это скучно. Я берусь за всё. И не чураюсь никакой работы – например, в Мюнхене на стенде правительства Москвы помогала мыть посуду, потому что мои официанты не успевали. Я могу встать за бариста и варить кофе или взять тряпку в руки, если прихода уборщицы надо ждать десять минут. 

И среди подрядчиков я выбираю таких же сумасшедших предпринимателей: директор кейтеринговой компании, с которой сотрудничаю, по ночам перерезает сыр за шеф-поваром, потому что ему кажется, что сыр нарезан недостаточно идеально. 

На мой взгляд, хорошая маржинальность выставочного проекта, в среднем – 35-40%. Например, общая смета у вас 6 млн. рублей, получается, что 2-2,5 млн. рублей составляет прибыль агентства. Это при хорошем стечении обстоятельств. 

Также нужно учитывать, что выставочные проекты чаще всего постоплатные. Постоплаты могут затягиваться, порой это 120-180 дней. Когда новый проект требует вложений «здесь и сейчас», как ни крути, приходиться кредитоваться. А иногда и перекредитовываться.

В 2019-м был момент, когда новые заказы сами падали мне в руки, но дебиторская задолженность была настолько большой, что уже банки не давали мне увеличивать кредит. А это значит, что больше постоплатных проектов я взять не могла. Поэтому тут нужно иногда усмирять свой пыл и десять раз просчитывать свои финансовые возможности. 

На пике я могла вести три мероприятия в месяц, а в коронакризис сидела без работы шесть месяцев. Помню, как в марте кризисного 2020 года за день у меня отменилось пять (!) мероприятий, в два из которых я вложила свои деньги и не вернула их. Это был сложный период, и чтобы рассчитаться с долгами по кредитам я была готова выйти на любую работу и даже ездила на разные собеседования: от сборщика заказов во «Вкусвилл» до руководителя отдела в ЦУМ.

Буквально накануне сообщения «Вы приняты» мне позвонили из «Интерформ Экспо» и подтвердили моё участие в выставке. Я выдохнула – рынок начал восстанавливаться. Но если бы не сложилось, я бы пошла подрабатывать – считаю, не надо этого бояться: деньги – это просто деньги. 

Кстати, ещё до пандемии я отказалась от офиса и не собираюсь в него возвращаться – теперь я нахожу лучшее применение деньгам, которые спускались на аренду модной локации недалеко от дизайн-квартала «Флакон». 

Я мечтаю, чтобы мой бизнес был полностью экологичным. Потому что мы – те, кто работает в выставочной индустрии – главные мусорщики в мире. После мероприятия все эти огромные строительные конструкции – стенды, стойки ресепшенов, декорации и т.д. – прямиком отправляются на свалку. Ковролин, который живёт четыре выставочных дня, одноразовая посуда, рекламные материалы едут туда же. 

Побывав на выставке в Мюнхене, где сортировка отходов и аппараты по приёму пластиковых бутылок – в порядке вещей, я пыталась организовать раздельный сбор мусора на нашей выставочной площадке. Но это оказалось сложным делом: во-первых, нет места, во-вторых, дорого – контейнеры, логистика. Но я не оставляю попыток и веду переговоры с учёными-экологами и эко-центрами, как можно исправить ситуацию.

Не исключаю, что эко-направление станет отдельным в моей бизнес-деятельности и будет приносить деньги, так как эко-индустрия сейчас на пике популярности. А пока мой личный вклад в проведение выставок под знаком Zero Waste («ноль отходов») – отказ от бумажных визиток с 2019 года. До недавнего времени на переговорах я ловила недоумённые взгляды, мол, «ну сделай ты визитки, всего-то тысячу рублей это стоит». Зато у меня было лишних пять минут, чтобы объяснить свою позицию. 

А накануне ПМЭФ я, наконец, выпустила визитки моей мечты из бумаги, сделанной из семян: если её посадить, вырастет базилик. Также в прошлом году я начала сотрудничать с Nespresso и после мероприятия везу на переработку их кофе-капсулы. 

Я поддерживаю благотворительный московский фонд «Найди семью» и собираюсь запустить с ним совместный проект «Добрый кофе». Хочу выпустить на рынок кофе под своей торговой маркой – тот самый бленд, который был придуман для кофе-бара на выставке – и переводить в фонд процент от продаж. 

Также хочу заняться сувенирной продукцией для фонда совместно с молодыми иллюстраторами и дизайнерами, мне кажется, что это перспективное направление, если сделать продукт красиво, качественно и профессионально. 

В планах, кроме участия в новых выставках, наладить работу с соцсетями. У агентства есть группа в Facebook и аккаунт в Instagram, но они практически не ведутся, что для компании, которая занимается созданием контента как минимум подозрительно – современность диктует свои правила. 

Я считаю, что как в жизни, так и в бизнесе нужно обязательно спрашивать себя: зачем ты всё это делаешь? Это помогает двигаться в нужном направлении и отметает все сомнения. 

В моей семье все предприниматели. И мама, и папа, и муж, и брат с сестрой. Мой главный наставник – моя мама. Когда я сомневаюсь в чём-то и не знаю, как поступить, я всегда спрашиваю совет. И я очень благодарна семье за поддержку. 

Если бы в жизни случилось так, что я бы выигрывала раз в месяц в лотерею крупные суммы, то я бы делала бесплатно то, чем занимаюсь сейчас! Потому что я абсолютно счастлива в сегодняшнем моменте. Главное для меня – искренне делать свою работу. Когда ты думаешь о клиенте, он чувствует твою участливость. И если бы во всех сферах процветал подобный подход, то уровень доброжелательности у людей был бы гораздо выше. 

Золотое правило нравственности – относись к другим так, как хочешь, чтобы другие относились к тебе – работает и в бизнесе. У меня есть клиенты, которые могут позвонить без всякого повода или привязки к 8 марта - и просто спросить: «Женя, как дела?» И для меня это самое ценное.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360