Закупки в малом бизнесе: как оптимизировать расходы на приобретение товаров и сырья

В малом бизнесе довольно часто закупки совершаются хаотично и бессистемно. Это может привести к существенным переплатам и возникновению дефицита или излишка товаров. Цена ошибки высокая, поскольку в малом бизнесе нет безграничного количества ресурсов на исправление ситуации. При этом даже незначительная экономия влияет на маржинальность и устойчивость всей модели. О том, как и с помощью каких инструментов выстроить эффективную стратегию закупок, менеджер по закупкам сети цветочных студий FMART by flowwow Екатерина Загаринская рассказала порталу Biz360.ru.

Кассовые разрывы, излишки или постоянная нехватка товаров на складе, переплаты за доставку, нарушение сроков поставки, проблемы с отчётностью… Наличие хотя бы двух из этих факторов в деятельности вашего бизнеса говорит о том, что в плане закупок есть существенные проблемы и необходима ревизия. 

Анализ – это первый этап, с которого начинается любая стратегия оптимизации закупок: вы напрямую не сокращаете издержки, а подготавливаете почву для этого. Анализ товарооборота позволяет эффективнее управлять ассортиментом, снизить риски возникновения излишков или дефицита на складах, минимизировать затраты на хранение и порчу товаров. 

Для начала нужно провести чёткую классификацию продуктов. Только грамотно составленная номенклатура позволяет понять, какие товары продаются лучше, на какие стоит делать упор, а какие лучше выводить из ассортимента. 

Изначально в одну из наших студий были завезены ароматические свечи и диффузоры под одной номенклатурой. Все они были разного объёма и с разными ароматами. Для того, чтобы проанализировать, какие именно ароматы пользуются большей популярностью, пришлось собирать всю информацию вручную. В идеале сразу же нужно было завести отдельные номенклатуры под разные ароматы и вносить данные в систему контроля, которая позволит быстро провести ABC- и XYZ-анализ.

• ABС-анализ. Метод классификации продуктов по важности в формировании выручки, где А – самые ценные товары (до 80% выручки) и С – наименее ценные позиции (20% и менее). Чтобы провести ABС-анализ, нужно изучить отчёты и динамику продаж по разным номенклатурам. Это даст понимание, какие товары продаются чаще и какие из них приносят больше прибыли.
  
  

• XYZ-анализ. Ещё один действенный метод анализа. Товары делятся на три категории в зависимости от стабильности спроса у потребителей. Товары с устойчивым спросом и минимальной вариативностью (X) –это ваши фокусные товары. Их продажи легко прогнозировать, что позволяет делать оптовые закупки. Y – товары с колеблющимся, но относительно предсказуемым спросом. Например, логично предположить, что крем для загара чаще покупают летом, а не зимой. Товары с непредсказуемым спросом (Z) –самые сложные для прогнозирования. Их количество нужно строго регламентировать, а также заранее оформлять предзаказ, чтобы в случае всплеска спроса они были у вас под рукой.

ABС- и XYZ-анализ дают бизнесу два глобальных преимущества: 

• Во-первых, это оптимизация ассортимента: за счёт устранения или снижения количества нерентабельных товаров компания освобождает средства, которые могут вкладываться в более эффективные направления.
  
  

• Во-вторых, можно выстроить отлаженный механизм закупок: точно рассчитывать объёмы, избегать дефицита или излишков на складе, а также планировать закупки с учётом сезонов или тенденций. 

Здесь снижение затрат происходит за счёт оптимизации рабочего времени сотрудников и устранения рисков нерелевантных запросов. Любой регламент в закупках включает в себя три основных раздела:

• Заявка в отдел закупок. Должна быть максимально конкретной и актуализированной. К сожалению, в малом бизнесе часто этим пренебрегают. Если сотрудник отправляет в отдел закупок заявку в виде сообщения в мессенджер – это всегда плохой вариант. Нужен единый документ, в котором должны быть прописаны все технические характеристики, а также предоставлены дизайн-макеты (если это заявка на производство). Хорошая заявка должна быть такая, чтобы менеджер мог сразу взять её в работу, а не тратить время на уточнения и угадывания.
  
  

• Сроки поставок. На первый взгляд, здесь всё предельно ясно. Но до того, как товар окажется у вашей компании, нужно решить десятки вопросов. Менеджер по закупкам должен успеть отправить заявки разным поставщикам, выбрать наиболее приемлемые варианты по цене и качеству, провести переговоры, согласовать все документы, получить счёт и оплатить его. Предварительно все спланировать и уложиться в сроки – настоящее искусство. Нужно проанализировать, какое время в среднем занимает каждый из этапов процесса закупки (от поиска поставщика до приёмки товара), и стараться учитывать это при планировании очередного приобретения партии товаров или сырья (с небольшим запасом на возможные форс-мажоры).
  
  

• Альтернатива. Если не удается подобрать продукт, который полностью подходит под ваш запрос, нужно выделить ключевые характеристики для поиска альтернативных решений. Часто это делается и ради экономии средств. Замена дорогих брендов качественными аналогами в среднем может дать до 20% экономии. Но здесь нужно быть очень осторожным. Спрос зависит не только от качества, но и от приверженности клиентов к определённым брендам. Любые подобные альтернативы следует внедрять порционно и постепенно. 

Благодаря грамотно выстроенной коммуникации с поставщиками можно снизить текущие затраты до 50%. Всё зависит от условий и особенностей бизнеса. Вот мой личный топ рекомендаций по работе с поставщиками:

• Поддерживайте актуальную базу поставщиков. Создайте таблицу с характеристиками и баллами для поставщиков, которая будет постоянно дополняться и обновляться. Такая мера может обеспечить экономию средств на закупки на 10-15% только благодаря тому, что у вас перед глазами всегда будет список с самыми выгодными предложениями. Регулярно анализируйте рынок, проводите переговоры с действующими и новыми игроками для поиска и согласования лучших условий. Некоторые эксперты рекомендуют электронные торговые площадки (например, «РТС-тендер»). Там есть своя специфика, но в качестве альтернативы их тоже можно пробовать.
  
  

• Посещайте выставки и отраслевые мероприятия. Там можно увидеть своими глазами продукцию, провести переговоры, получить тестовые образцы и обзавестись полезными контактами поставщиков и производителей.
  
  

• Распределяйте закупки между производителями и дистрибьюторами. Наибольшего эффекта от оптимизации закупок можно достичь, если закупать фокусную продукцию напрямую у производителей, особенно если речь идёт об оптовых поставках. У многих может сразу возникнуть логичный вопрос: почему тогда вообще всё не покупать у производителей, если у них всегда дешевле? Дело в том, что не все производители нацелены на прямую реализацию и могут предложить комфортный сервис, менеджерское сопровождение, лучшую логистику и отгрузку небольшими партиями. Если вам нужны поддерживающие категории или тестовые продукты, я изначально советую выбрать дистрибьютора, работающего с мелким оптом и несколькими торговыми марками.
  
  

• Всегда учитывайте особенности доставки и логистики. Ещё до начала сотрудничества важно понять, где находится склад или производство. Это напрямую влияет на сроки и стоимость доставки. Многие поставщики заинтересованы в увеличении объёма отгрузок, поэтому предлагают систему скидок и бонусов за достижение определённых показателей. То же самое касается и логистических компаний. Нужно пользоваться такими возможностями и не стесняться предлагать их самим.
  
  

• Ищите подходящие специальные условия. В число лучших спецпредложений от поставщиков входят отсрочка платежа и оплата по частям. Всё это не является прямой экономией, но позволяет сохранить дополнительные средства в обороте, что для малого бизнеса порой жизненно необходимо. Очень хорошо, когда поставщик предлагает спеццены, ретробонусы и дополнительные скидки за достижение определенного объема закупок. Также советую уточнять возможность бесплатной отправки тестовых образцов продукции. Так вы сможете оценить товар, не рискуя при этом потерей средств на закупку оптовой партии. 

Если ваши основные инструменты учёта – тетрадка и ручка, то вам точно стоит обратить внимание на более продвинутые системы. Но прежде чем закупать софт и решения, нужно понимать его специфику и возможность применения именно в вашем случае. 

Например, сегодня в сфере закупок активно продвигаются ИИ-технологии. В крупных компаниях одновременно происходит множество процессов, необходимо структурировать и анализировать большие массивы данных. ИИ-решения становятся частью корпоративной экосистемы и действительно могут быть эффективны. Однако в малом бизнесе такие продукты зачастую не способны в полной мере проявить себя.

Лучший вариант для малого бизнеса – симбиоз классического софта и человеческих усилий. Для успешного контроля всех процессов достаточно иметь профессионального менеджера по закупкам и систему учёта, например 1С или «МойСклад». Такие системы хороши тем, что позволяют управлять продажами и закупками, вести складской учёт, автоматизировать ряд процессов и выгружать данные в единый отчёт.

Очень сильно упрощает жизнь электронный документооборот. С его помощью можно быстро согласовывать и корректировать спецификации по заказам или договоры поставки с различными отделами. Всё это значительно экономит время и деньги бизнеса.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360