Жадность, невежество, лень: 10 смертных грехов при автоматизации бизнеса

Автоматизация должна экономить время, сокращать издержки и ускорять рост бизнеса. Но почему тогда многие компании малого и среднего бизнеса либо не получают от неё ожидаемого эффекта, либо вовсе сталкиваются с провалом? Проблема не в технологиях, а в типичных ошибках, которые совершают предприниматели, пытаясь сэкономить, ускорить процесс или просто не разобравшись в деталях. О том, как избежать этих ошибок, основатель и гендиректор компании «НЭП» Вячеслав Лобаев рассказал порталу Biz360.ru.

Проблема 

Руководители малого и среднего бизнеса часто верят во всемогущество новых технологий и имеют неверные представления о целях и возможностях автоматизации. Им кажется, что внедрение информационной системы автоматически избавит их от необходимости управлять компанией и развивать бизнес (как в той старой песне: «вкалывают роботы – счастлив человек!»). Но это иллюзия! Система, безусловно, возьмёт на себя часть задач, упростит и ускорит некоторые процессы, но работать за руководителя и без него она не сможет. 

Или ещё одно заблуждение – автоматизация ради автоматизации по принципу «все побежали, и я побежал». Некоторые руководители рассуждают так: конкурент внедрил такую-то систему, значит, она нужна и мне. При этом не выясняют, для каких конкретно целей было реализовано внедрение, есть ли похожие проблемы в своей компании, повлияет ли автоматизация конкретных блоков на общую эффективность предприятия. В вопросах цифровой трансформации бизнеса важны именно конкретика и осознанный подход. Но о них часто забывают, утопая в фантазиях о всемогуществе автоматизации. 

Решение 

Чтобы не впадать в этот грех, нужно, во-первых, повышать собственную IT-просвещённость. Для этого стоит интересоваться новыми технологиями, опытом их внедрения в конкретных отраслях бизнеса, общаться с коллегами, готовыми поделиться своими кейсами автоматизации (со всеми взлётами и падениями). 

Во-вторых, чётко сформулировать собственные цели автоматизации, выяснить, какие конкретно задачи вы хотите решить с её помощью (например, сократить затраты, ускорить операции или улучшить обработку данных).

В-третьих, необходимо сформулировать критерии успешности будущей автоматизации и определить конкретные метрики (например, сокращение времени обработки заказа на 30%). И только после этого решать для себя, поможет ли автоматизация в достижении поставленных целей, как скоро, и готова ли конкретно ваша компания к цифровым переменам. 

Проблема 

Если руководство компании не понимает, как бизнес функционирует и что конкретно приносит прибыль, то даже мощная информационная система будет не решать проблемы, а создавать новые. Если начать автоматизацию, не разобравшись в собственных процессах, система станет фиксировать и воспроизводить текущий беспорядок в компании с дублированием операций и ручными правками. И единственное, к чему такая автоматизация приведёт, это к неоправданным расходам и разочарованию в IT-инструментах.

Решение 

Рекомендую ещё до старта проекта автоматизации провести тщательный аудит своих бизнес-процессов. Необходимо выделить процессы с высокой повторяемостью и значительным влиянием на бизнес, описать их и только потом автоматизировать. Иногда оказывается более целесообразным сначала немного изменить устоявшийся процесс вместо того, чтобы пытаться запустить систему по старым «ржавым рельсам». Даже если аудит бизнес-процессов не был вами проведён, хороший интегратор никогда не приступит к внедрению информационной системы без проведения такого анализа. 

Проблема 

Часто предприниматели и руководители малого и среднего бизнеса ошибаются с выбором программного продукта. Они решают внедрять решение, которое не соответствует масштабам или специфике бизнеса: выбирают слишком «тяжёлую» систему для малого бизнеса или излишне универсальную (может не хватать функций и потребуются дорогие доработки). 

Например, небольшой магазин приобретает «1С:Управление торговлей» с аналитикой для целой сети, хотя ему хватило бы «1С:Розницы». Без чёткого понимания особенностей программного продукта компания покупает «навороченную» конфигурацию, но использует 20% её возможностей. В итоге бизнес получает сложный интерфейс с лишним функционалом и переплачивает за программу.

Решение 

Чтобы не ошибиться с выбором, для начала стоит проанализировать рынок систем, подходящих для решения ваших задач. Стоит фокусироваться именно на решении бизнес-задачи, и только затем на стоимости и популярности решения. Если среди предложений имеются отраслевые решения – рекомендую рассмотреть и их. 

Иногда лучше комбинировать решения разных производителей, концентрируясь на бизнес-результате, а не на одном вендоре. И просто необходимо проконсультироваться у IT-экспертов, которые знают специфику разных программных продуктов и смогут порекомендовать то, что лучше всего подойдёт конкретно вам.

Проблема 

Предприниматели нередко выбирают интегратора, руководствуясь ложными принципами. Например, только ценой. Но низкая стоимость часто может означать низкоквалифицированных исполнителей, шаблонные решения без адаптации и скрытые платежи в ходе проекта. И наоборот. Выбор слишком крупного интегратора с громким именем может сыграть злую шутку, так как малый бизнес и его «скромные» проекты оказываются для них «неприоритетными». Крупные игроки часто берут проекты поточным методом, поэтому из-за очереди из других клиентов приходится месяцами ждать доработок и исправления ошибок.

Решение 

Выбирать исполнителя с положительной репутацией на рынке, имеющего опыт в вашей нише и говорящего на языке ваших проблем, а не одних лишь технологий. Важно помнить, что интегратор – это не только продавец софта, но и надёжный партнёр, который призван решать ваши задачи. 

Проблема 

Отсутствие чёткого технического задания при автоматизации ведёт к цепочке критических последствий, которые больно бьют по ограниченным ресурсам. При такой реализации проекта деньги компании уходят на ненужные доработки, переделки и «костыли». К тому же, не стоит забывать, что последующие переделки системы парализуют работу компании на месяцы.

Решение 

Чтобы избежать перерасхода бюджета, хаоса в процессах и долгих переделок, малому и среднему бизнесу нужно хорошо написанное ТЗ. Как правило, такая задача практически нереализуема своими силами: ТЗ либо слишком абстрактное («Нужна крутая CRM»), либо перегружено ненужными деталями. Рекомендую воспользоваться услугами IT-партнёров, которые «собаку съели» в данном вопросе. 

Проблема 

Часто слышим от предпринимателей: «Мне не нужен целый проект по внедрению и интеграции информационной системы, мне только развернуть коробку». Желая сэкономить, они забывают, что лучше один раз вложиться в правильно смоделированную конкретно под процессы компании систему, чем постоянно потом «латать дыры» и терять деньги из-за новых доработок. 

Другое проявление данной проблемы – недобросовестные интеграторы сознательно занижают цену внедрения IT-решения в маркетинговых целях. Их задача – войти в проект любыми средствами, а уж потом «добрать» сэкономленные заказчиком деньги через дополнительные соглашения. Помните также, что дешёвые, но не проверенные временем и пользователями решения могут оказаться уязвимы к сбоям, взломам и потере данных.

Решение 

Самое главное – ориентируйтесь на результат, а не на экономию. Не забывайте, что скупой платит дважды. 

• Определите бюджет на автоматизацию, уточнив среднерыночную цену.

• Выбирайте проверенные IT-решения с прозрачной политикой лицензирования.

• Выбирайте проверенных интеграторов с хорошей репутацией и многолетним опытом.

• Начните с пилотного внедрения. Оцените удобство, скорость, ошибки – и только потом масштабируйте решение. 

Проблема 

Когда малый и средний бизнес внедряет новую IT-систему, но забывает об обучении сотрудников, это приводит к скрытым потерям, которые часто превышают стоимость самого обучения. 

Во-первых, это неизбежно приведёт к ошибкам и некорректности работы системы, а значит, дополнительным расходам. Во-вторых, незнание системы рядовыми пользователями ведёт к увеличению нагрузки на внутреннюю IT-службу и руководство компании. Руководителям придётся тратить время на «разжёвывание» базовых вещей вместо развития системы и стратегического управления. В-третьих, – и это самое неприятное, – неумение работать с системой может спровоцировать саботаж сотрудников и даже повлечь волну увольнений. В итоге внедрение будет провалено, а система заброшена.

Решение 

Обязательно включите в бюджет проекта автоматизации расходы на обучение пользователей. Проводите обучение постепенно, в несколько этапов по формуле «выработка навыка – устойчивое взаимодействие с системой – коллективная работа в системе». Диверсифицируйте обучение в соответствии с уровнем компьютерной грамотности сотрудников: поддерживайте новичков, поощряйте уверенных пользователей, мотивируйте «драйверов» обучать своих менее опытных коллег. Никогда не забывайте, что каких бы высот не достигли технологии, без людей они лишь мёртвый неподвижный код. 

Проблема 

Отказ от регулярных обновлений и технической поддержки информационных систем может постепенно разрушить бизнес, особенно в малом и среднем сегменте. Почему? Во-первых, устаревшее ПО содержит дыры в безопасности системы, и хакеры активно используют их. Утечка персональных данных клиентов может привести к штрафам за нарушение 152-ФЗ, а это дополнительные расходы и риск потери репутации для бизнеса. 

Во-вторых, нежелание обновлять систему ведёт к накоплению ошибок и сбоям в её работе. Например, бухгалтерия долго не обновляла свою базу 1С, и после смены банка платежи перестали выгружаться, что повлекло задержки расчетов с поставщиками. 

В-третьих, впадение в этот грех провоцирует дорогие «пожарные» работы IT-специалистов вместо плановой и «почти незаметной» с точки зрения расходов поддержки.

Решение 

Предпринимателю или руководителю стоит понять, что техническая поддержка – это не роскошь, а страховка вашего бизнеса. Вот простой план, чтобы не забывать про регулярные обновления вашей системы:

• внедрить в компании регламент регулярных обновлений;
• заключить договор с IT-партнёром на техническую поддержку или поручить эту работу штатному сотруднику;
• по возможности подключить автооповещения о необходимости обновлений;
• использовать облачные сервисы, где автообновления включены. 

Ключевой принцип для избежание данного греха: платите немного за поддержку и обновления регулярно вместо огромных сумм за экстренное восстановление. 

Проблема 

Внедрение новой системы в существующий IT-ландшафт и интеграция между собой нескольких решений – это задачка со звёздочкой даже для крупных компаний. Через информационные системы ежедневно проходят жизненно важные для бизнеса процессы: финансовые операции, логистические цепочки, клиентские уведомления, процессы идентификации и многое другое. И именно на стыках между системами чаще всего возникают сбои – те самые, которые сложно воспроизвести и дорого исправлять. 

Проблема в том, что многие ошибки закладываются не на этапе программирования, а гораздо раньше – на этапе анализа и моделирования. Например, интернет-магазин может ежедневно терять 15-20% заказов, потому что заявки с сайта не попадают в CRM автоматически. И об интеграции с сайтом не подумали до внедрения CRM.

Решение 

Интеграция IT-систем – это не просто «подключил и забыл». Это сложный процесс, где каждая деталь должна быть продумана заранее. Иначе компания рискует получить не работающий инструмент, а головную боль на годы вперёд. 

• Планируйте интеграции на этапе выбора ПО – смотрите на стандартные связки и возможность бесшовной интеграции.

• Используйте проверенные платформы.

• Тестируйте интеграции перед запуском.

• Привлекайте к интеграции IT-специалистов, а не делайте «костыли» своими силами. 

Не забывайте, что лучше один раз грамотно интегрировать системы, чем годами переплачивать сотрудникам за рутинную работу и терять клиентов.

Грех №10. Недальновидность: невозможность масштабирования системы

Проблема 

В малом бизнесе каждый рубль и час работы на счету. Если выбранная информационная система не способна расти вместе с компанией, это приводит к скрытым убыткам, которые могут поставить крест на развитии. Когда старая система перестанет справляться, растущему бизнесу придётся экстренно переезжать на новую систему, что влечёт затраты на миграцию и простои во время перехода.

Решение 

Малый и средний бизнес выживает за счёт гибкости, поэтому такого рода недальновидность руководства компании – настоящий грех для бизнеса. IT-система должна не тормозить рост, а помогать ему. Малый бизнес должен помнить: «сэкономил» на масштабируемости – заплатил в разы больше за экстренный переход на соразмерную новым реалиям систему. Какой выход? Ещё на стадии выбора программного продукта отдавать предпочтение системам с запасом по количеству пользователей, объёму данных и потенциалом к интеграции и росту.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360