Автоматизация магазина: опыт компании «Джин»

Прочтёте за 4 мин.
18 февраля 2016

Станислав Бадин – о том, как минимизировать расходы на содержание розничных торговых точек

IT-инструменты, которые использует Станислав Бадин

  • 1С:Управление торговлей
  • 1С:Розница
  • Пакет Microsoft Office
  • Skype

Около трёх лет назад иркутская торгово-логистическая компания «Сервико» решила запустить новое направление бизнеса - открыть в Иркутской области сеть магазинов по продаже алкоголя под брендом «Джин». Одной из управленческих задач было создание технологии, которая позволяла бы удалённо контролировать деятельность всех торговых точек. Чтобы успешно решить эту задачу, была необходима автоматизация всех магазинов. О том, по каким критериям выбирали программный продукт, как проходила автоматизация и какого эффекта в итоге удалось добиться, порталу gd.ru рассказал директор сети «Джин» Станислав Бадин.

Досье

Станислав Бадин, директор сети алкомаркетов «Джин» (входит в группу компаний «Сервико»). Образование: Иркутский государственный университет, специальность «сервис и реклама». В должности директора работает с начала 2014 года.

Станислав Бадин.jpg

Как выбрать оптимальную систему автоматизации 

1. Распишите все бизнес-процессы. Чтобы принять верное решение относительно программного обеспечения, необходимо досконально разобраться во всех бизнес-процессах вашей компании. Причем надо ставить себя на место каждого из субъектов, которые будут так или иначе контактировать с программой: поставщики, продавцы-консультанты, покупатели и т. д. Программное обеспечение должно быть удобно в использовании для всех. Расписывайте всё, вплоть до должностных инструкций. Как показала практика, пока вы до конца не поймёте, что и где будет происходить (кто и какую бумажку подписывает), будут возникать проблемы, связанные с доработками. 

2. Идите к разработчику, имея на руках описание бизнес-процессов. Получив список требований, которые вы предъявляете к системе и своему бизнесу, разработчик сможет максимально точно ответить на вопрос, подходит ли вам какое-либо стандартное решение. Если окажется, что вас вполне устраивает «решение из коробки», рекомендую остановиться на нём: вы сможете существенно сэкономить. 

В нашем случае стандартные решения для автоматизации розницы не подошли, так как мы понимали, что их придется дорабатывать. Мы хотели максимально автоматизировать бизнес-процессы розничного магазина, в том числе для того, чтобы снизить затраты на персонал. Стандартные решения в основной массе предложить этого не в состоянии. Многие рабочие моменты в них необходимо прописывать вручную. 

В итоге мы остановились на продуктах «1С», во многом благодаря цене. Дело в том, что доработки готовых решений у всех производителей стоят примерно одинаково, а вот цена стандартного пакета была наиболее привлекательной у «1С». Для автоматизации центрального офиса сети мы выбрали программу «1С:Управление торговлей 8», а для магазинов – «1С:Розница 8». Кроме того, приобрели фискальные регистраторы, эквайринговые терминалы для проведения оплаты по банковским картам, терминалы сбора данных для инвентаризации и приёмки товара, сканеры штрих-кодов, дисплеи покупателя. 

Как проходила автоматизация

У нас были сжатые сроки для внедрения системы автоматизации, времени на раскачку не было. Мы сразу поставили базовый вариант в магазин и потом его изменяли. При этом надо отметить, что есть два варианта сотрудничества с разработчиками: 

  • вы сразу оговариваете стоимость всего проекта (включая доработки);  

  • вы приобретаете базовое решение, а доработки оплачиваете отдельно, исходя из стоимости человеко-часа разработчика. 

Мы выбрали второй вариант (в нашем случае цена человека-часа составляла 1200 рублей). При выявлении каких-либо проблем в работе системы связывались с разработчиком, он составлял техническое задание, определял стоимость. Дальше мы решали, соглашаться или нет. В 90% случаев все доработки происходили дистанционно и много времени не занимали. Так, за два года самая продолжительная «работа над ошибками» отняла у разработчика около восьми часов. Однако в случае внедрения нового модуля, например, у нас это была работа с дисконтными картами, специалисты разработчика приезжали в магазин и подробно объясняли, где и какие кнопки нажимать для получения результата. 

Когда мы начинали работать с новой системой, разработчик закрепил за нами персонального программиста. Он был профессионалом, быстро и качественно выполнял работу. Со временем нас передали другому программисту, который (по неопытности или сознательно) увеличивал сроки выполнения, по сути, тех же работ. К примеру, если прошлый программист мог выполнить свою работу за 45 минут, то его новый коллега готов был делать её два часа. Мы решили эту проблему так: стали напрямую обращаться к начальнику отдела, минуя программистов. 

Как происходит контроль работы магазинов 

Наша сеть включает 16 магазинов. Посещать каждый из них ежедневно нет возможности, однако это и не нужно. Установленная система упрощает контроль за всеми бизнес-процессами в сети. 

В программе уже предусмотрены различные виды отчётов: ежедневные, по праздничным дням и т.д. С их помощью удобно, например, отслеживать показатели продаж в отдельных магазинах (это мы стремимся делать ежедневно). Такие данные, как рентабельность магазина, изучаем два раза в месяц. Себестоимость отслеживаем ещё реже, например, в зависимости от количества праздников или проводимых в магазинах акций. Подобные отчеты позволяют оптимизировать число работающих касс и сотрудников, которые должны находиться в торговом зале в определенное время. Система формирует отчёт ежедневно, после закрытия магазина. 

Также с помощью программы мы контролируем работу персонала. И хотя у нас не предусмотрена система контроля рабочего времени сотрудников, это можно делать косвенно. Например, отслеживая, когда работник включил и выключил программу учёта в отдельно взятом магазине. 

Мы являемся дистрибьюторами, и систему, которую разрабатывали в рамках нового бизнеса, интегрировали в общую систему учёта всей группы компаний. Сейчас можно смело сказать, что в этом деле нам сопутствовал успех. Мы автоматизировали практически всё, так что теперь наши сотрудники больше не занимаются бумажной работой. 

Каков эффект от автоматизации 

На автоматизацию одного нового продуктового магазина компания тратит порядка 60 тысяч рублей. Перечислю основные результаты. 

1. Сокращение затрат на содержание одного магазина. Как мы отметили выше, теперь, прежде чем отправить заявку поставщикам, сотрудник магазина вводит всю необходимую информацию в систему учёта. Это упрощает прием товара, снижает риски пересорта, более того, позволяет сразу и без проволочек выставлять новые наименования товара на прилавки магазина. Для сравнения: в обычных магазинах товар вводится в систему учёта по факту прихода в магазин; пока он не попадет в магазин, сотрудники не могут ввести его в систему. Благодаря нашей системе мы всё делаем заранее. 

Если сравнить нас с сетью прямых конкурентов, то у нас штат магазина в одной смене – два продавца-консультанта и один охранник. У конкурентов – отдельно приёмщик, отдельно закупщик, два продавца-консультанта, директор магазина и его заместитель. То есть, у нас два человека в рабочей смене, у них – минимум пять. Семь дней в неделю конкуренты держат в штате магазина трех дополнительных человек.

Все наши сотрудники – универсальные специалисты, способные выполнить любую работу. Этому их обучают еще на этапе стажировки более опытные коллеги. А стажировка проходит в наиболее проходимых и оживленных магазинах, чтобы специалист сразу с головой окунулся в специфику работы. Более того, у нас имеется перечень контрольных вопросов по программному обеспечению, ответы на которые новые сотрудники обязаны знать. 

2. Быстрый запуск нового магазина – в течение одного дня. С точки зрения автоматизации мы не настраиваем программное обеспечение сами. Например, при открытии нового магазина наш категорийный менеджер в центральном офисе создает новое обособленное подразделение, привязывает его к системе. Затем мы собираем стандартное оборудование, необходимое для работы магазина, и привозим его разработчику. Там специалисты устанавливают так называемую «базу», настраивают права доступа к системе для пользователей, синхронизируют с центральным офисом и т.д. Происходит это в течение дня. 

3. Увеличение числа клиентов. Росту количества покупателей способствовали следующие обстоятельства. Во-первых, рабочие места кассиров оборудованы всеми необходимыми устройствами, связанными с программой, – это позволяет быстро осуществлять продажи, так что очередей не возникает. Во-вторых, у нас автоматизировано начисление бонусов клиентам по программе лояльности, разработанной специально для нашей сети. Идею мы придумали сами, затем пришли к разработчику и попросили её реализовать. Насколько это было технически сложно, сказать трудно. Весь процесс от обсуждения идеи до внедрения занял порядка месяца. 

4. Комфортная работа с ассортиментом. Мы делим наши магазины на три условные категории: небольшие магазины у дома, мини-маркеты, супермаркеты. Таким образом, есть три разные ассортиментные матрицы. В случае открытия нового магазина (в зависимости от его размеров) можно легко и быстро перенести уже готовую линейку ассортимента, не вбивая его вручную. 

5. Контроль цен. Мы можем контролировать закупочные цены, поскольку у нас автоматизирован учёт маркетинговых соглашений с поставщиками. Это позволяет гарантированно получать скидки, ретро-бонусы и другие вознаграждения. Кроме того, в системе настроены правила формирования отпускных цен на продукцию с учетом ограничений. В частности, на алкогольную продукцию законодательством установлены минимальные цены, ниже которых продавать нельзя, а стоимость сигарет ограничена сверху: нельзя продавать выше определенной розничной цены. Система сама анализирует закупочную цену товара, на основании которой и рассчитывает розничную стоимость.

Источник: gd.ru.

Alko.jpg

Читайте также:

Как автоматизация позволила компании систематизировать работу с клиентами.
Как компания LavkaLavka автоматизировала интернет-магазин.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
Все материалы