Бумажные чеки отменяются: что такое облачные кассы и какому бизнесу они подходят

Кассы необходимы для деятельности многих компаний и предприятий. Без них законная работа бизнеса с клиентом невозможна. Привычное кассовое оборудование в последние годы претерпевает ряд изменений в связи с бурным развитием технологий и сферы электронной коммерции. Сейчас магазин может работать с облачной кассой, которая «стоит» в дата-центре, а не в магазине или офисе. О том, что такое облачные кассы и каким компаниям они могут подойти, порталу Biz360.ru рассказал Александр Носов, основатель сервиса Ecom Kassa.

Облачные кассы – это программное обеспечение для ведения финансовой отчётности и операций, которые выполняются и хранятся в облаке. По сути, облачная касса это аналог стационарной онлайн-кассы, только она не «стоит» в точке продаж, а находится в дата-центре. Облачные кассы позволяют компаниям контролировать финансовые транзакции, включая торговлю, платежи и доходы. 

Кроме того, облачные кассы оснащены дополнительными функциями, такими как генерация отчётов, аналитика, интеграция с различными учётными системами и надёжное хранение данных. 

Облачные кассы подходят для компаний, у которых расчёт за товары или услуги происходит вне торгового помещения. Клиент делает оплату, касса передаёт данные об операции в налоговую службу и выдаёт покупателю электронный чек. 

Потенциальные сферы бизнеса для применения облачных касс: 

• небольшие интернет-магазины;

• дистанционные образовательные учреждения;

• коммунальные службы и управляющие организации;

• службы доставки;

• пассажирские и грузовые транспортные компании;

• вендинг;

• страховые брокеры;

• консультанты и коучи;

• предприниматели сферы услуг (массаж, маникюр и т.д.);

• ремонтные бригады. 

Одна из главных функций онлайн-касс – фиксация приёма и передачи денежных средств между продавцом и покупателем. Облачное оборудование обеспечивает быструю «подпись» электронных чеков. 

При этом данные о всех продажах автоматически передаются в налоговую службу через фискальный накопитель.  

Применять облачную кассу вместо обычной по закону могут:

• Компании с курьерской доставкой, которые принимают оплату в месте доставки;

• Предприниматели, которые занимаются разносной торговлей – с рук, из лотка, из корзин и ручных тележек;

• Работодатели мастеров, которые оказывают услуги дома у клиента или на выезде;

• Владельцы интернет-магазинов и вендинговых аппаратов;

• Транспортные компании и таксопарки;

• Управляющие компании и ТСЖ, ЖСК, ЖК, которые принимают оплату удалённо. 

Если покупатель сам приходит в точку расчёта и оплачивает товар на месте, то облачная касса не подходит – нужна стационарная онлайн-касса. Например, обычная касса потребуется в помещении магазина, пункте выдачи заказов или в мастерской по ремонту обуви. 

Облачные кассы часто путают с онлайн-кассами, считая, что это одно и то же. Но это заблуждение. Действительно, обе кассовые системы предназначены для ведения коммерческой деятельности и предполагают интеграцию с бухгалтерскими системами, CRM и маркетинговыми инструментами. А дальше начинаются отличия. 

Облачная касса не требует печатающего устройства для чеков, так как все данные передаются и хранятся на серверах провайдера услуг. В отличие от онлайн-касс облачные кассы не нуждаются в установке на постоянном рабочем месте (терминале) и могут функционировать на любом устройстве с доступом в интернет: планшете, смартфоне или ноутбуке.

В программе «1С:Управление нашей фирмой» можно подключить облачную кассу. Не нужно покупать собственную ККТ, достаточно подключиться к сервису. При поступлении оплаты чек пробивается автоматически, а покупатель получает его в электронном виде. Информация по оплате сразу доступна в программе

Облачные кассы позволяют сократить расходы на ведение бизнеса. Вместо покупки оборудования предприниматели оплачивают ежемесячную абонентскую плату за использование облачного сервиса, что особенно выгодно для малого бизнеса. 

Важно тщательно анализировать услуги, предлагаемые провайдером, поскольку они могут сильно различаться. При выборе облачного кассового решения стоит обратить внимание на следующие опции: 

• наличие интеграций;

• широкий функционал;

• гибкость масштабирования под нужды бизнеса;

• качество клиентской поддержки;

• чёткость тарификации и отсутствие скрытых платежей. 

Провайдеры делятся на тех, кто хранит данные в офисе, и тех, кто использует центры обработки данных (ЦОД). Последний вариант считается более надёжным и безопасным для клиентов. 

Отсутствие интернета может привести к неработоспособности кассы. Это чревато для компании простоем, упущенной выгодой и недовольством клиентов. 

Растущий интерес к экологичности и спокойное отношение покупателей к электронным чекам делают облачные кассы актуальными для продаж. Бизнесу их использование позволяет экономить на кассовом оборудовании. 

Если у компании курьеры или выездные специалисты, дешевле использовать одну облачную кассу, чем выдавать кассовый терминал каждому сотруднику. Не придётся нести расходы на кассовую ленту и регулярную замену запчастей онлайн-кассы. 

Из рисков – такая касса по закону разрешена не всем бизнесам, о чём следует помнить при выборе кассового оборудования или сервиса.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360