В середине каждого месяца все компании, которые принимали или увольняли в предыдущем месяце сотрудников, либо переводили их из одного подразделения в другое, обязаны сдать в ПФР форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников». Чтобы облегчить ИП и компаниям сферы малого бизнеса эту задачу, фирма «1С» запустила бесплатный сервис «1С:Электронные трудовые книжки». О том, как работает эта программа и какие выгоды получают её пользователи, порталу Biz360.ru рассказал руководитель отдела разработки программ бухгалтерского учёта фирмы «1С» Олег Фогель.
Олег Фогель, 51 год, руководитель отдела разработки программ бухгалтерского учёта фирмы
«1С». Закончил Московский авиационный технологический институт по специальности «конструирование электронно-вычислительных систем». В фирму «1С» пришёл в 1997 году простым разработчиком, до этого был руководителем небольшой торговой компании. Эксперт по внедрению гибких методик разработки (agile). Под руководством Олега Фогеля в феврале 2020 года запущен сервис
«1С:Электронные трудовые книжки».
Сервис «1С:Электронные трудовые книжки» предназначен в первую очередь для индивидуальных предпринимателей и небольших компаний с малым количеством сотрудников. Многие из этих компаний и ИП ведут кадровый учёт не в специализированных программах (хотя при этом для управленческого учёта могут использовать и их), а в таблицах Excel или даже в тетрадках «на коленке».
Эти небольшие компании могли бы и дальше работать так, как привыкли. Но с 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Одновременно всех работодателей обязали предоставлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников - они необходимы для формирования электронных трудовых книжек.
Компании, у которых до 25 сотрудников, могут подавать форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников» на бумажном носителе. Компании, в которых больше 25 сотрудников – только в электронном виде. Форму СЗВ-ТД необходимо предоставлять при приёме или увольнении сотрудников, переводе их в другой отдел и т.д.
Более крупные компании используют программные продукты, функционал которых и раньше, до перехода на электронные трудовые книжки, позволял им передавать отчёты в ПФР в электронном виде (большинство средних и крупных фирм делают это с помощью продуктов «1С»). Поэтому им сервис «1С:Электронные трудовые книжки» по большому счёту не нужен.
Мы подумали, что можем помочь самым маленьким компаниям, у которых кадровые изменения если и случаются, то не так часто. Эти фирмы могут найти в интернете форму СЗВ-ТД, но им придётся думать, как её заполнить. Сервис «1С:Электронные трудовые книжки» позволяет пользователям достаточно легко заполнить форму, распечатать её и предоставить в Пенсионный фонд. И всё это – бесплатно.
Для использования сервиса «1С:Электронные трудовые книжки» не требуется опыт работы с продуктами «1С» или другими специализированными программами. Перед началом работы необходимо зарегистрироваться в сервисе - ввести ФИО, номер телефона и адрес электронной почты. Из одного аккаунта можно заполнять данные только по одной организации.
Сразу после регистрации аккаунта вводится ИНН организации, и все данные о ней заполняются в базе автоматически. После этого следует ввести данные о сотрудниках. Для формы СЗВ-ТД достаточно указать только ФИО, дату рождения и СНИЛС. Если ввести в программу кадровые документы (в разделе «Приказы»), то можно заполнять форму СЗВ-ТД, просто нажав на кнопку «Заполнить». Конечная цель нашего сервиса – быстрая сдача этого отчёта.
Повторюсь, передавать в ПФР форму СЗВ-ТД следует только по тому сотруднику (или сотрудникам), в кадровом учёте которого происходили какие-то изменения. Если в компании никого не увольняли, не принимали на работу и не переводили специалистов из одного подразделения в другое, сдавать отчёт за этот месяц не нужно.
В сервисе «1С:Электронные трудовые книжки» все данные о сотрудниках сохраняются в соответствующем разделе. Тем самым мы хотим упростить жизнь пользователю. Ему не придётся каждый раз, когда возникнет необходимость, вводить вручную данные сотрудника. Так он избежит появления ошибок в ФИО своего специалиста, дате рождения, номере СНИЛС и т.д.
Заполнение формы СЗВ-ТД в нашей программе мы сделали максимально простым и понятным. Если всё-таки у пользователя возникнут вопросы, то в программе есть ссылка на методические материалы. В них наглядно объясняется, как оформлять документы. На сайте сервиса есть видеоинструкция на ту же тему. Кроме того можно всегда обратиться в бесплатную службу поддержки.
В сервисе можно хранить заявления о том, какой способ ведения трудовой книжки (электронный или бумажный) выбирает сотрудник. Плюс мы добавили функционал, который является приятным дополнением к электронным трудовым книжкам – печать кадровых приказов. То есть в нашей программе можно вести простой кадровый учёт.
Сервис «1С:Электронные трудовые книжки» бесплатный для тех предпринимателей и компаний, которые будут передавать отчётность в Пенсионный фонд в бумажном виде. Те, кто захочет отправить форму СЗВ-ТД в электронном виде, должны будут подключиться к платному сервису «1С-Отчётность». Стоимость пользования этим сервисом – 550 рублей в месяц или 2988 рублей в год. Причём платить можно только за те месяцы, в которые вы реально пользуетесь сервисом.
У небольших компаний необходимость сдать форму СЗВ-ТД может возникнуть несколько раз в год. Они могут не пользоваться нашим сервисом несколько месяцев, а затем зайти в него и вся информация, хранившаяся в нём, никуда не денется.
Фирма «1С» выпустила бесплатный продукт, чтобы облегчить работу малому бизнесу, помочь ему в его взаимоотношениях с государством и, конечно, наглядно показать пользу от автоматизации. Возможно, после этого индивидуальный предприниматель или глава компании, почувствовав эту пользу и удобство, заинтересуется более серьёзными комплексными программами и сервисами «1С» - и сделает свой бизнес эффективнее.
