Глаза в глаза: как компании организовать и провести конференцию для клиентов

Очная конференция помогает бизнесу увидеть своих потенциальных покупателей и ответить на все их запросы благодаря выступлениям спикеров и нетворкингу. Как результат, такое общение рано или поздно с высокой долей вероятности приведёт к совершению покупки. Такой формат мероприятий особенно актуален для категорий дорогих или технологичных товаров. О том, как организовать офлайн-событие, чтобы оно имело отклик и было полезно компании, порталу Biz60.ru рассказал Евгений Дружинин, основатель сервиса OPEN CITY.

Мы с командой убеждены, что доверие покупателей и коллег по рынку строится на реальных встречах. Живое общение выгодно отличается от массовой рассылки: человеку нужен человек. Это особенно актуально для сферы недвижимости, где есть брокеры, консультанты и люди, покупающие жильё. 

Неформальное общение в рамках офлайн-мероприятий обеспечивает тесную связь между его участниками за счёт зрительного контакта, невербальных сигналов и живых реакций. Сделать такое событие более увлекательным и неординарным бывает легче именно в живом формате – за счёт качественных развлечений и активного диалога «здесь и сейчас». 

Одна из форм таких мероприятий – конференция. Её организаторы могут повысить узнаваемость бренда среди конкурентов, познакомить клиентов с компанией и её услугами в неформальной обстановке. Тренд последних лет – это акцент на «упаковке» и открытости, а не только на качестве контента. 

Мероприятие можно провести для бизнес-сообщества или для конечных покупателей. Неожиданно, но на практике мы выяснили, что реально совместить «два в одном» и сделать событие универсальным и интересным для разных аудиторий.

Например, одна из конференций изначально планировалась нами для потенциальных клиентов, но привлекла и B2B-аудиторию. Что на это повлияло? Интересные спикеры, актуальная на тот момент конфликтная ситуация с застройщиком, которого мы пригласили на свою площадку, консолидация в одном месте людей из мира недвижимости. 

Важно: в обратную сторону, скорее всего, не получится. То есть если вы планируете бизнес-встречу, туда вряд ли придут клиенты (да и незачем). 

Подготовку к ивенту лучше начинать как минимум за месяц до даты его проведения, а то и больше. Но главное – определиться с целью события: организовывать конференцию просто так, ради самой встречи, не имеет смысла. Для её проведения необходим ч`ткий запрос. Если говорить о сфере недвижимости, то одним из запросов может быть желание аудитории проанализировать цены на квартиры и студии в новостройках, узнать, как поменялись ипотечные программы, что сейчас предлагает рынок. 

Если не будет понятной программы, то конференция будет выглядеть как разговор «обо всем и ни о чём». Или просто как очередная встреча компании с целью самопиара. А это уже история, не вызывающая доверия ни у потенциальных покупателей, ни у профессиональных участников рынка. 

Грамотная организация – залог успеха. Чтобы офлайн-конференция состоялась, необходимо учесть следующие пункты: 

• подготовка команды и распределение ролей;

• поиск спикеров и экспертов, которые будут выступать перед залом;

• утверждение тем выступления;

• контент-маркетинг и поддержка события в соцсетях;

• поиск хорошей локации для проведения мероприятия;

• привлечение партнёров. 

Каждый пункт должен быть проработан заранее. В грамотной организации каждая мелочь имеет значение. 

Нужно определиться с основными темами, которые будут озвучены на мероприятии. Если у вас уже есть аудитория, можно запустить опрос в социальных сетях и узнать у потенциальных участников, какую тему им было бы интересно обсудить. Важно, чтобы выбранная тема отвечала запросам вашей целевой аудитории, была актуальна для разных категорий граждан и несла им реальную пользу. 

Например, покупатели квартир ожидают повышения или понижения ставки ЦБ и думают, стоит ли им брать ипотеку. Ваша команда способна помочь им определится с решением.

Стоит определить хедлайнеров, которые могут привлечь на мероприятие нужную аудиторию. Одной из «фишек» программы может быть открытая дискуссия спикеров и экспертов с участниками. Такой подход позволит охватить интересы более широкой целевой аудитории и сохранить вовлечённость гостей до конца конференции. 

Конференция – дело масштабное, ответственное и эффективное, но работает оно в комплексе с онлайн-активностью компании. Важна грамотно выстроенная реклама, анонсы в профильных СМИ, инфоподдержка спикеров и отраслевых партнёров.

По нашему опыту, хорошо работает реклама события в Telegram. 

Чтобы собрать аудиторию, которая вам интересна, необходимо хорошо знать своих потенциальных покупателей. Ответьте на вопросы: что они читают, чем интересуются и где чаще всего бывают? Не меньшую значимость имеет поддержка события в соцсетях: посты и рекомендации могут «привести» значительную часть аудитории. 

При подготовке к событию важно учесть даже самые маленькие детали: от глобального «О чём и как говорить?» до приятных визуальных мелочей в пространстве. Хорошим акцентом могут стать фирменные цвета компании – они помогут стать узнаваемыми для аудитории. Цветовая гамма создаст устойчивую ассоциацию с вашей компанией и люди будут вспоминать о вас, если увидят похожие сочетания оттенков. 

Так, мы придумали для одного из мероприятий, что у каждого эксперта на одежде должен быть отличительный знак красного цвета. Это может быть что угодно: полоска на футболке, эмблема, шарфик. Эта мелочь не сыграла большой роли в успешности нашего ивента, но элемент на одежде объединил каждого участника и создал эффектную визуальную композицию.

Мелочи могут выражаться и в более унитарных вещах: например, в достаточном количестве столиков для кофе-брейка. Не стоит забывать и о самом качестве кофе: среди участников конференции обычно много поклонников ароматного напитка. Чашка капучино, заваренного из дешёвого пакетика, может испортить впечатление о мероприятии и его организаторе. 

Важный момент – навигация, которая в идеале должна быть продумана до мелочей. Большое количество ручек, блокнотов и питьевой воды – опять же, чтобы всем хватило. В общем и целом, то, что кажется мелочью, на самом деле имеет большой вес. 

Главный итог успешно организованной офлайн-встречи – это доверие аудитории на долгие годы. Люди, которые пришли и получили исчерпывающие ответы на давно волнующие и неудобные вопросы, обязательно вернутся к тем, кто поделился знаниями и опытом. А там недалеко и до реальных сделок. 

Офлайн-ивенты позволяют аудитории, которая интересуется покупкой товаров в вашей категории и профессионально изучает рынок, не только не оставаться в одиночестве со своими сомнениями и тревогами, но и разобрать важные вопросы, обзавестись полезными контактами и получить ответы на волнующие вопросы. Компаниям важно находить контакт с аудиторией даже в непростое время.

Не стоит забывать и о качественном нетворкинге. Офлайн-встречи – это хорошая возможность обзавестись новыми полезными знакомствами, найти будущих партнёров и просто единомышленников. 

Ещё одно преимущество очных конференций – это возможность более глубокой аналитики: вживую гораздо удобнее считать вовлечённость и оценивать успех мероприятия. С онлайн-конференциями дело обстоит сложнее: люди могут подключаться и отключаться, когда пожелают, а значит, у расчётов будут весомые погрешности. Кроме того, в ходе живой встречи проще наблюдать за реакцией зрителей: они слушают с интересом, задают вопросы или сидят с отстранённым видом, скучают. 

Будучи опытными экспертами в сфере продажи недвижимости, мы уверенно утверждаем, что офлайн-ивенты в нашей сфере крайне важны для развития бизнеса и узнаваемости бренда. Такой формат привлекает больше аудитории – как профессионалов, так и «любителей», которые изучают рынок жилья в надежде купить объект на выгодных условиях.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360