Кадры решают: 15 эффективных IT-инструментов для работы с персоналом

Пандемия существенно изменила не только нашу обычную жизнь, но и работу. Корпоративный сектор стремительно вошёл в цифровую реальность, а многим компаниям пришлось модернизировать стратегии и методики работы с персоналом. О новых HR-трендах и технологиях, которые стали актуальны в эпоху коронавируса и останутся с нами ещё надолго, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал основатель платформы «Понимаю» Антон Кушнер.

После ввода ограничений, связанных с пандемией, компании не перестали нанимать сотрудников. Например, сети доставок в этот период активно набирали курьеров, а онлайн-бизнесы искали IT-специалистов и контент-менеджеров. Потенциальные кандидаты на должность могли дистанционно заполнять анкеты и проходить тестовые задания. 

Сейчас многие ограничения сняты, но в практику плотно вошёл удалённый поиск и найм специалистов под конкретный проект. Встретиться работодателю и сотруднику позволяет возрастающее количество сайтов-агрегаторов, при этом собеседования проходят онлайн. Среди распространённых инструментов для проведения видеозвонков можно выделить следующие: 

• Zoom – популярный сервис для онлайн-коммуникаций, «взлетевший» именно в пандемию. Бесплатную версию приложения можно использовать с лимитом в 40 минут. Платформа позволяет общаться посредством видео- и/или аудиосвязи. Устанавливается на компьютер, планшет или смартфон. В конференции могут принять участие до 100 человек. Платная версия снимает ограничение в 40 минут, позволяет записывать видео в облако, а также пригласить в конференцию до 300 участников. Стартовая стоимость – 20 долларов за 30 дней.
  
  

• Messenger Rooms – сервис от Facebook для проведения виртуальных собраний с количеством участников до 50 человек. Организаторы могут закрывать свои виртуальные комнаты или оставлять их открытыми, чтобы друзья могли присоединиться к собранию, когда захотят. В приложении нет ограничений по времени и его можно использовать бесплатно.
  
  

• Google Meet (ex-Hangouts) – платформа от Google для проведения защищённых видеовстреч, которую можно использовать бесплатно с максимальным количеством участников в 100 человек. Конференция в этом формате имеет ограничения по времени – 1 час. Компании могут использовать Google Workspace Essentials для доступа к расширенным возможностям Meet. Такой тарифный план позволяет организовать видеовстречу на 250 человек и быть на связи в течение 24 часов. Стоимость – 8 долларов за 30 дней за каждого активного пользователя.

Внедрение цифровых рабочих мест стало одним из мировых трендов в сфере управления персоналом. У пользователей появилась возможность «здесь и сейчас» работать со своими приложениями, инструментами и данными в привычной среде с любого доступного им устройства, а не только из офиса. 

Такой союз человека и новых технологий помогает компаниям создавать суперкоманды. Это сотрудничество формирует не только новые смыслы и ценности, но и позволяет уделять больше времени творческой деятельности. 

Цифровое рабочее место повышает эффективность и вовлечённость каждого сотрудника и команды в целом. Инструментом для создания корпоративного пространства служат следующие платформы: 

• MS Teams – пространство для групповой работы в Microsoft 365. Платформа для командной работы позволяет компаниям малого и среднего бизнеса удалённо выполнять многие важные бизнес-задачи. Корпоративная платформа объединяет в рабочем пространстве чат, встречи, заметки и вложения. Стартовая стоимость Microsoft 365 для бизнеса – 4 доллара за 30 дней.
  
  

• Adobe Connect – специализированное программное обеспечение на базе технологии Adobe Flash, разработанное для дистанционного обучения, проведения интерактивных конференций, совещаний, онлайн-поддержки клиентов, обмена информацией и других полезных функций. ПО может использоваться по лицензии в собственной сети или по подписке на внешнем хостинге. Стоимость продукта варьируется в зависимости от набора инструментов, уточняйте её у поставщика. 
  
  

• TeamTalk – бесплатная система конференц-связи, которую используют как для аудио-, так и для видеокоммуникаций.

Автоматизация многих процессов способствует развитию интеллектуального HR, в котором по принципу единого окна могут взаимодействовать руководители и сотрудники. Современные сервисы для командной работы позволяют минимизировать рутину. Например, всю документацию можно хранить в электронном формате, что сокращает нагрузку сотрудников и сводит к минимуму количество повторяемых задач. 

Также эти сервисы позволяют визуализировать все рабочие процессы, разграничивать доступ для разных категорий сотрудников и многое другое. Среди наиболее популярных инструментов можно выделить следующие: 

• Trello – облачная программа для управления проектами небольших групп. В ней можно грамотно организовать любую активность: от этапов крупного проекта до мелких задач. У бесплатной версии программы ограниченный функционал, но его вполне хватает для управления небольшими проектами и командами. Платный доступ стоит 10 долларов в месяц за одного пользователя при оплате подписки на год.
  
  

• WEEEK – сервис для управления личными и командными проектами. Позволяет следить за продвижением проекта: в одно нажатие уведомлять сотрудников об изменениях в ходе работы. Стоимость использования программы – 8 долларов в месяц.
  
  

• Asana – единая платформа для управления работой, позволяет координировать любую задачу от начала до конца. Цена на тарифный план Business – 25 долларов.

Команда – главный приоритет многих компаний. Раньше сотрудник мог выполнять задачу, не понимая своего вклада в общее дело. Сегодня системы управления эффективностью персонала совершенствуются. Теперь сотрудник может видеть свои индивидуальные цели и их взаимосвязь с корпоративными и стратегическими целями компании. 

Это стало доступно в том числе и благодаря сервисам, которые включают в себя опционал для постановки целей, оценки эффективности сотрудников и их компетенций. В свою очередь сотрудники HR-менеджмента избавлены от ручной аналитики и сбора отчётности. Используя только данные этих сервисов, они могут гибко выстраивать систему мотивации сотрудников и оперативно реагировать на какие-то затруднительные ситуации в HR-процессах компании. 

Повысить эффективность и вовлечённость персонала возможно с помощью следующих программ: 

• CrocoTime – автоматическая система учёта рабочего времени. Она показывает время начала и окончания работы сотрудников, чем они были заняты в течение дня, какие программы и сайты использовали для работы, сколько времени провели не за компьютером. Стоимость лицензионной версии программы рассчитывается по индивидуальному запросу.
  
  

• Pyrus – облачная система для автоматизации рабочих процессов, бизнес-коммуникаций, управления задачами и согласования документов. Стартовая цена программы – 4 доллара за пользователя в месяц.
  
  

• Kickidler – приложение, которое автоматизирует функцию учёта рабочего времени в компании, фиксирует нарушения рабочего распорядка и уведомляет о них сотрудников и руководителя. Цена на использование программы – 5 долларов в месяц при подписке на год.

Из-за пандемии существенно увеличилось количество сотрудников, работающих удалённо. Поэтому границы между личной жизнью и работой стали менее чёткими. Руководители заинтересованы в сохранении своего кадрового резерва, поэтому всё больше компаний начинают внедрять well-being-программы – как на уровне отдельных сотрудников, так и для команд или компании в целом. 

Забота о ментальном здоровье сотрудников стала частью структуры всех рабочих процессов. Многие компании быстро подхватили этот тренд и стали организовывать для своих сотрудников утренние онлайн-зарядки, всевозможные классы по йоге, пилатесу и другим видам активностей. Кто-то предоставляет корпоративные карты в фитнес-клубы или устраивает спортивные залы в офисах. 

Спектр инструментов для сохранения ментального и физического здоровья сотрудников достаточно разнообразен. Вот лишь некоторые из них: 

• «АнтиПаника» – приложение, которое предлагает проверенные техники по работе с паническими атаками во время приступа и практики для уменьшения тревоги в повседневной жизни. Его можно скачать и использовать бесплатно. 
  
  

• Headspase – современная интерактивная система обучения медитации. Стоимость – 14 дней бесплатно, далее 6 долларов в месяц. 
  
  

• Fitmost – единый фитнес-абонемент для посещения фитнес-центров, студий йоги и танцев, клубов единоборств, бассейнов, тренажёрных залов и т.д. Сотрудник может выбрать удобный темп посещений и только подходящие для себя занятия. Стартовая стоимость абонемента (3-5 занятий) – 2 490 рублей. 

Конечно, этими сервисами не исчерпывается линейка IT-инструментов, которые могут быть полезны в реализации корпоративной политики работы с персоналом. И одна из важных задач для HR-департамента – регулярный мониторинг таких инструментов. Надеюсь, этот обзор будет полезен в реализации этой задачи.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360