Торговая компания не может сегодня полноценно работать и развиваться без автоматизации своих внутренних и бизнес-процессов. Иначе она будет постоянно сталкиваться с потерей времени сотрудников, занятых рутинными задачами, пресловутым «человеческим фактором», ошибками и проблемами при работе с поставщиками и клиентами. О том, как автоматизация помогла избавиться от «узких мест» в проекте, порталу Biz360.ru рассказала директор по развитию компании «Дэливер» Анна Шафранская.
Анна Шафранская, 43 года, директор по развитию компании «Дэливер», поставляющей под торговой маркой
Welss товары для красоты и здоровья. По образованию - экономист. Работала в IT-компаниях, органах власти, сфере бизнес-консалтинга. В 2017 году начала работать с компанией «Дэливер», оказывая консалтинговые услуги, позже стала директором по развитию в этом проекте.
В 2017 году в компании «Дэливер» сменилось руководство. При передаче дел оказалось, что фактически никакой управленческого учёта не было. В программе «1С:Бухгалтерия» вёлся единый бухгалтерский учёт, были какие-то таблицы в Excel с информацией о клиентах и их условиями по отгрузкам, цифры по выручке. Но в этих документах не отражалась себестоимость продукции, было непонятно, какие товары находятся в пути, а какие – в производстве, нельзя было понять и распределить конкретные расходы на таможенное оформление.
Автоматизация была необходима и для продолжения сотрудничества с крупными сетями – Ozon, Wildberries, Lamoda, DNS, Ulmart. Они начали полностью автоматизировать свои личные кабинеты для взаимодействия с поставщиками, уходить от общения с категорийными менеджерами. И тут мы очень сильно «встали». Нам нужно было срочно автоматизироваться самим, чтобы соответствовать требованиям этих сетей к поставкам.
Они у них разные. У Ozon, например, обязательно в документах указание ID Ozon, они только по нему принимают товар. У Wildeberries работа ведётся по штрихкодированию, соответственно, нужно соблюдать требования по маркировке и т.д. Естественно, что при оформлении всех документов вручную соответствовать всем требованиям сетей невозможно. А основное из них – система электронного документооборота, которой у нас на тот момент не было.
Мы не знали, какое именно решение для автоматизации нам необходимо. Обратились в компанию Sol-IT, с которой я пересекалась во время работы в консалтинге. У неё есть большой опыт, её специалисты успешно внедрили автоматизацию в интернет-магазине Happy Baby, у них есть кейсы по работе с разными сетями. Именно представители Sol-IT порекомендовали нам продукт «1С:Управление нашей фирмой» (далее «1С:УНФ» - прим. редакции).
- Илья Григорьев, генеральный директор Sol-IT: «Нам описали задачи, которые хотел решить заказчик. Исходя из своего опыта, мы посчитали, что хорошим решением будет «1С:УНФ». Этот продукт совпадал с заявленным бюджетом, сроками исполнения и нужными акцентами».
Мы сформулировали следующие задачи, которые должна была решить автоматизация:
- Создание единой информационной системы, позволяющей вести учёт как заказов покупателей, так и заказов поставщиков.
- Интеграция с системой бухгалтерского учёта.
- Учёт и оформление возврата товаров.
- Расчёт себестоимости товара.
- Формирование индивидуальных прайс-листов.
- Оперативное формирование управленческих и финансовых отчётов.
- Создание ABS-анализа ассортимента для принятия и расчёта закупок.
При выборе решения мы также учитывали, что наша компания будет расти и развиваться. Поэтому нам требовался продукт с широким функционалом, который можно будет постепенно задействовать всё больше и больше.
Мы купили решение «1С:УНФ», нам его установили, произвели необходимые настройки, выгрузили справочники номенклатуры и контрагентов из «1С:Бухгалтерии». И сразу же мы начали формировать в новой программе отгрузочные документы. Так как автоматизацию мы начинали практически с новым штатом, то никакого сопротивления персонала не встретили.
- Илья Григорьев, генеральный директор Sol-IT: «Для персонала мы составили поэтапное описание работы в программе, дали методические материалы для самостоятельного изучения и показали обучающие ролики на YouTube-канале «1С:УНФ». Кроме этого провели очное обучение ключевых сотрудников. Параллельно с нами был заключён договор о техподдержке».
В первое время у нас были вопросы не столько к софту, сколько к методологической части: как ту или иную операцию правильно отражать в учёте, чтобы потом это корректно появлялось и в бухгалтерии. Обычно после внедрения нового решения постоянно «выползают» ошибки в бухгалтерской части. Но специалисты Sol-IT хорошо знают предметную область бухгалтерского учёта.
Когда мы начинали работать в «1С:УНФ», нам хотелось, чтобы они постоянно находились рядом с нами при проводке каких-то документов. Тогда мы могли бы задавать им все возникающие вопросы. Но в Sol-IT система тикетов: ты пишешь заявку, а сотрудники обрабатывают её. Это происходит довольно быстро: если проблема срочная, то специалист связывался с нами в течение 5-10 минут. У нас была группа в Telegram для связи с представителями Sol-IT, у них был настроен удалённый доступ к нашим компьютерам для совместного проведения операций. Потом у нас уже выстроились личные отношения: появляется вопрос, звонишь на мобильный телефон специалиста и просишь о помощи.
- Илья Григорьев, генеральный директор Sol-IT: «Если представители Welss не могли разобраться в чём-то, например, почему у них где-то неправильно считается себестоимость, наши специалисты вместе с ними раскручивали историю операций вместе. Это необходимо, чтобы понять, откуда появилась ошибка. Как правило, всё дело было в «человеческом факторе»: кто-то неправильно заполнил где-то документы или не провел их, забыл сделать приходную накладную. Это те ошибки, которые не специалисту тяжело обнаружить, но совместно мы их находили и исправляли».
Мы широко использовали стандартный функционал программы «1С:УНФ». И проблем с ней не возникало. Через несколько месяцев после настройки электронного документооборота между нами и Wildberries этот интернет-магазин утвердил новые требования к электронным формам документов. Внутри «1С:УНФ» мы поправили свою форму, с этим проблем не возникло. Но чтобы она корректно выгружалась у клиента, требовалось внести доработку в «Контур Диадок» (приложение, которое использует Wildberries).
Мы обратились в техподдержку «Контур Диадок». Но её сотрудники в течение месяца не могли отреагировать на наш запрос. Мы весь этот месяц сидели без отгрузок в Wildberries, который является одним из наших крупнейших клиентов. Это были огромные потери для бизнеса.
Когда сроки решения этого вопроса стали вообще непонятны, специалисты Sol-IT дописали нам софт, чтобы мы могли самостоятельно делать выгрузки.
У нас очень большая номенклатура. Раньше мы все заказы загружали вручную. Сейчас никакого «ручного труда»: приходные документы от поставщиков сами подгружаются в программе. Мы значительно сократили трудозатраты. Раньше один заказ можно было выполнять 2 дня, вбивая всю информацию по нему. А сейчас одним днём можно принять заказ и отгрузить товар. Это снижение себестоимости хранения на складе, сокращение времени работы и количества часов персонала.
Благодаря автоматизации мы сократили расходы на бухгалтеров. Раньше всю первичку обрабатывал отдел бухгалтерии, в котором работали три человека. Фонд оплаты их труда составлял примерно 150 тысяч рублей в месяц плюс налоги. Сейчас мы отдали бухгалтерию на аутсорсинг за 65 тысяч рублей. Бухгалтер ведёт только бухгалтерский и налоговый учёт, а всю первичку мы автоматом выгружаем у себя.
Исключили кассовый разрыв благодаря использованию платёжного календаря (одна из опций «1С:УНФ» - прим. редакции). Сейчас мы отгрузили продукцию в магазин Ozon, у нас там рассрочка 60 дней. Отмечаем в платёжном календаре, что приход денег от этого магазина произойдёт через 60 дней. В том же календаре обозначаем дату, когда мы должны внести оплату своему поставщику. Теперь мы знаем свой кассовый разрыв, он стал визуализирован.
Автоматизация помогла нам пересмотреть ассортимент продукции. В «1С:УНФ» формируется АВС-анализ – по маржинальности. У нас была широкая номенклатура, но 70-80% прибыли давали только определённые продукты. Мы не стали закупать остальные позиции, чтобы не тратить на них оборотные средства. За счёт ABC-анализа мы видим, какие продукты плохо продаются, какие из них низкомаржинальные.
На автоматизацию мы потратили в целом около 300 тысяч рублей, автоматизировав шесть рабочих мест.
У нас внедрён не весь функционал «1С:УНФ», который может быть нам полезен. Это задача на будущее, потому что сейчас обороты сильно выросли (за год – в два раза). Хотим внедрить CRM, чтобы систематизировать коммуникации с каждым клиентом. Планируем настроить личные кабинеты поставщиков, интегрированные в наш продукт «1С:УНФ».
Сейчас мы выгружаем данные о деятельности нашей компании в разные отчёты, но хотим свести их в единый документ – отчётность по показателям.
Читайте также:
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Работа над ошибками: что может навредить эффективной автоматизации.
Наводим порядок в своей компании: пять важных эффектов автоматизации.
