В компании Tegra Logistics после расширения линейки услуг в течение года вели расчёты по ним в таблицах Excel. Но сразу понимали, что долго так работать не смогут: слишком сложны расчёты, существенны временные затраты и велик риск ошибок. О том, как автоматизация позволила свести к минимуму вероятность ошибок в выставленных счетах и избавила сотрудников от рутинной работы, порталу Biz360.ru рассказал заместитель коммерческого директора по логистике компании TegraVostok Андрей Андрияшкин.
Андрей Андрияшкин, 37 лет, заместитель коммерческого директора по логистике компании
TegraVostok (г. Одинцово Московской области). Окончил Московский институт банковского дела (факультет антикризисного управления). В сфере логистики работает около 15 лет, в компанию Tegra пришёл в 2009 году. В том же 2009 году логистика была запущена как отдельное направление, для которого открыли компанию Tegra Logistics.
Компания Tegra Logistics оказывает полный комплекс логистических услуг. Основной услугой является кросс-докинг – грузовые перевозки и приём/отпуск товара без хранения на складе. Несколько лет назад компания расширила ассортимент предложений: появился адресный склад, а также временный склад для хранения паллет клиентов.
Соответственно, нам потребовалось вести учёт поступивших паллет и рассчитывать стоимость их хранения. Для этого нужно было считать, сколько паллет и от какого клиента поступило на склад, сколько времени они хранились. Если паллеты загружали и разгружали сотрудники склада, то необходимо было рассчитать стоимость этих услуг дополнительно - и включить их в общий счёт на оплату. Сначала учёт вёлся вручную в программе Excel.
«Точность расчётов составляла 70%. Наши клиенты вели свои подсчёты, проверяя нас. Они хотели, чтобы им приходили от нас не просто счета на оплату и акты выполненных работ. Требовалась какая-то визуализация, чтобы клиент мог просмотреть всё за несколько минут и убедиться, что его никто не обманывает», - рассказывает Андрей Андрияшкин, заместитель коммерческого директора по логистике компании TegraVostok.
Около года компания создавала таблицы для выставления счетов на оплату в Excel с учётом пожеланий клиентов. Когда стало понятно, какой вид таблиц устраивает клиентов, задумались об автоматическом расчёте услуг склада временного хранения. Это позволило бы сократить время сотрудников, формирующих счета вручную, а также минимизировало бы количество ошибок в документах.
Несколько лет назад компания Tegra Logistics начала использовать продукт «1С:Управление торговлей» для своего адресного склада с ячейками. Но в той версии программы не было функционала для расчёта услуг склада временного хранения.
«Мы обратились в компанию «Виват Интеллект», чтобы найти подходящее решение для нашей задачи. С этой компанией мы работали раньше. Её сотрудники сразу понимают, что надо клиенту, и реализуют это с первого раза в максимально короткие сроки», - объясняет выбор подрядчика Андрей Андрияшкин.
«Заказчик пришёл к нам с подробным описанием того, как он ведёт учёт – в таблицах Excel и других программах. Мы разработали то техническое задание, реализацию которого видели в 1С. Мы предложили максимально схоже перенести весь процесс учёта паллет в базу 1С», - говорит Сергей Калинин, ведущий программист «Виват интеллект».
Разработка нужного решения заняла около месяца, на тестирование понадобилось ещё примерно два месяца. В процессе внедрения не потребовалось вносить никаких изменений в типовую конфигурацию продукта «1С:Управление торговлей». Для расчёта стоимости оказанных услуг по хранению паллет прописали все алгоритмы в продукте. Для поступления и отгрузки паллет использовали основные документы – «Реализация товаров и услуг» и «Поступление».
Но на стадии тестирования оказалось, что удобнее отражать все предоставленные услуги не в документе «Реализация», а через документ «Поступление». В этом случае не приходится создавать одинаковые документы в программе. Поэтому специалисты компании «Виват интеллект» доработали документ «Поступление» под нужды заказчика.
Были созданы печатная форма «Реестр выполненных работ», а также три вида отчётов. Они позволяют получать информацию о ценах на оказанные услуги, перечень этих услуг и ведомость по паллетам.
«Примерно полгода ушло на обкатку нового решения, потому что сразу невозможно учесть все нюансы. Но ничего сверхсложного не было», - констатирует Андрей Андрияшкин, заместитель коммерческого директора по логистике компании TegraVostok.
«При поступлении паллет в программе автоматически проставлялись некоторые услуги, например – инвентаризация и погрузочные работы. Но иногда эти услуги не требовались клиенту. Мы ввели дополнения, чтобы не проставлялись галочки напротив некоторых услуг», - приводит пример доработки в процессе тестирования решения Сергей Калинин, ведущий программист «Виват Интеллект».
Сейчас в компании Tegra Logistics все расчёты по стоимости хранения паллет на складе ведутся автоматически в программе «1С:Управление торговлей». Сотрудникам для составления счёта требуется ввести только название компании-клиента и выбрать нужный месяц (или период). Благодаря чётко прописанным алгоритмам подсчёта в итоговых документах теперь нет ошибок.
«Можно в любой момент выставить клиенту счёт онлайн, мы не тратим время на сами подсчёты и их проверку. Самое ценное, что мы получили в процессе автоматизации – это время наших сотрудников. Вместо того чтобы искать ошибки в счетах, мы ищем возможности для развития бизнеса», - замечает Андрей Андрияшкин.
Андрей Андрияшкин констатирует, что решение для учёта паллет на временном складе, разработанное для компании Tegra Logistics, оказалось гораздо дешевле готовых программных продуктов.
«Аналогичные системы, которые помогают вести учёт на том же уровне, что и у нас, стоят от миллиона рублей. Плюс необходимо будет оплатить внедрение и обучение персонала. Наше решение, разработанное совместно с компанией «Виват Интеллект», обошлось нам в сотни тысяч рублей», - говорит он.
В дальнейших планах Tegra Logistics - автоматизация, которая позволит вдвое сократить время сборки заказа на складе. «Мы рассматриваем автоматизацию не как траты, а как инвестиции, необходимые для нашего развития», - резюмирует Андрей Андрияшкин.
Читайте также:
Так жить нельзя: пять ситуаций, когда бизнесу нужна автоматизация.
Наводим порядок в компании: пять важных эффектов автоматизации.
Автоматизация рулит: как IT-инструменты помогают делать бизнес эффективней.
