Рубрики:
  • Кейсы
  • Финансы
  • Менеджмент
  • 5

Взять бухучёт в свои руки: как автоматизация позволила избежать бухгалтерских ошибок

Прочтёте за 3 мин.
20 ноября 2017

Кейс от компании «Большие числа»

IT-инструменты, которые использует Евгений Гафаров

  • 1С:БизнесСтарт
  • YouTube
  • Skype
  • Google Docs

Стартап «Большие числа» из Набережных Челнов в первый год своего существования потерял около 30 тысяч рублей из-за бухгалтерской ошибки. Для проекта, который только делает первые шаги в бизнесе, это существенная сумма. Чтобы не нести потерь из-за подобных просчётов, компания автоматизировала бухгалтерский учёт с помощью облачного сервиса. О том, как избежать влияния «человеческого фактора» в ведении бухгалтерии, порталу Biz360.ru рассказал Евгений Гафаров, директор компании «Большие числа».

Досье

Евгений Гафаров, 34 года, предприниматель из Набережных Челнов, основатель компании  «Большие числа». Окончил Казанский федеральный университет по специальности «экономист-математик». «Большие числа» основал в апреле 2016 года; компания продаёт собственный программный продукт, помогающий автоматизировать составление расписаний для учебных заведений.

Гафаров Евгений

Зачем понадобилась автоматизация

Наша компания – небольшая. Операций, которые должен проводить бухгалтер, довольно немного – до сотни в год. И они очень простые – реализация услуг или софта, расчёт зарплаты и налогов. Держать в штате бухгалтера под эти задачи нерационально, поэтому мы решили использовать аутсорсинг – нанять бухгалтерию на обслуживание. 

К сожалению, сотрудничество с аутсорсерами оказалось неудачным. Бухгалтеры регулярно допускали ошибки, которые приводили к переплатам налогов или штрафам со стороны налоговой инспекции. Например, они забыли перевести нас на упрощённую систему налогообложения при регистрации компании. В какой-то момент налоговая заблокировала наш расчётный счет, потому что мы не платили НДС. Оказалось, что сотрудница компании-аутсорсера забыла подать заявление на УСН. Мы вынуждены были до конца года платить НДС, налог на прибыль, штрафы. Потеряли порядка 30 тысяч рублей по сравнению с «упрощёнкой». 

После этого случая я решил полностью контролировать бухгалтерию и отчётность. 

Выбор программного продукта

Нам нужна была программа, которая отвечает следующим требованиям: 

  • Надёжность. Мы хотим быть уверены, что всё считается правильно и что отчёты доходят и принимаются контролирующими органами.

  • Актуальность. В программе учёт должен вестись в соответствии с актуальными требованиями законодательства, то есть она должна своевременно обновляться.

  • Наличие полноценной и быстрой техподдержки.

  • Многопользовательский режим.

  • Онлайн-доступ.

  • Отчётность онлайн, т.е. наличие функции сдачи отчётности и переписки с контролирующими органами. 

Мы остановились на продукте «1С:БизнесСтарт». При выборе сыграла свою роль сила привычки – я работаю с программами «1С» и знаю «1С:Бухгалтерию» как продуманный продукт. 

Меня интересовала облачная и более простая версия «1С:Бухгалтерии» (в основе «1С:БизнесСтарт» - продукт «1С:Бухгалтерия» - примечание редакции). В облачном сервисе «1С:БизнесСтарт» мне не нужно заботиться об обновлении программы из-за изменений законодательства. Цена – 4800 рублей за год пользования, по моим сведениям, лучшая за этот функционал среди похожих программ. 

«1С» – фирма с хорошей долгой историей, которая входит в топ-10 крупнейших IT-компаний России. Есть уверенность, что завтра или послезавтра она никуда не денется, и сервис «1С:БизнесСтарт» будет поддерживаться. 

Проблема №1, которую решила автоматизация:
ошибки в отчётах

Наша компания в 2016 году получила грант от фонда содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере для разработки наукоёмкого программного продукта. Мы создали то, что должны были по условиям гранта. Для отчёта по гранту необходимо было вести учёт затрат по этому проекту отдельно. 

В онлайн-версии «1С:БизнесСтарт» я видел деление средств, мог контролировать этот процесс, например, в отчёте на прибыль. Это позволило своевременно выявить ошибку бухгалтера в заполнении отчёта по налогу на прибыль, а именно – формы 7 о грантах. Последствия такой ошибки могли оказаться для нас фатальными. 

Проблема №2, которую решила автоматизация:
зависимость от аутсорсеров

Я сам хотел контролировать все первичные документы. Теперь я ввожу всю «первичку» (акты, счета, отчёты, выписки и т.д.) и рассчитываю зарплату сотрудникам (у меня мало сотрудников, и они получают каждый месяц практически одинаковые суммы), готовлю счета. Бухгалтер нужен только для консультаций в нестандартной для меня ситуации и в подготовке черновиков регламентированных отчётов. Эти отчёты я сам отправляю из программы, но перед этим проверяю, нет ли в них ошибок. Сервис автоматически напоминает, когда и какой отчёт нужно сдать. 

1C:БизнесСтарт

Проблема №3, которую решила автоматизация:
зависимость от офисного компьютера
 

У меня дома и в офисе есть ноутбуки. И я не хотел постоянно таскать с собой компьютер только из-за бухгалтерии. Сейчас я могу зайти в программу «1С:БизнесСтарт» из любой точки, где есть доступ к интернету, и сделать все бухгалтерские операции, которые необходимы. «Железка» уже не так важна, как доступ к интернету. 

Какие сложности возникли при работе с сервисом

Я использую программу, чтобы вести учёт и сдавать отчёты. Для этого она идеально подходит. У меня есть опыт работы с программами «1С», и я понимаю, как в них устроен интерфейс. Но некоторым неподготовленным пользователям, на мой взгляд, он может показаться запутанным. 

Программа «1С:БизнесСтарт» показывает мне, что я где-то начислил сотрудникам деньги, но не выплатил их. Хотя по факту я выплатил всё. Но искать ошибку в программе, чтобы исправить её – на это требуется время, которого нет. 

Пару недель назад у меня были проблемы со сдачей отчётности – не работал ключ моей электронной подписи, хотя он хранится на сервере. Связался по этому вопросу с техподдержкой прямо из программы. Решили проблему в течение дня. 

Моё резюме: «1С:БизнесСтарт» - удобный сервис, который позволяет директору держать «руку на пульсе» и минимизировать риски аутсорсинга, как это уже произошло у нас.

Читайте также:

Как автоматизация позволила сократить время на обработку заказов.
Как автоматизация телефонии повысила эффективность отдела продаж.
Мотайте на ус: как автоматизация вдвое повысила эффективность сети барбершопов.



Комментарии

1
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Азат 24.11.2017 20:48

    Тех, кто советует директорам самим вбивать первичные документы в программу надо отключать от интернета в качестве наказания за вредительство российскому бизнесу...

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Идеи для бизнеса Английский в коробке: как заработать на обучающих настольных играх 18 октября
    Английский в коробке: как заработать на обучающих настольных играх
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент Один за всех и все за одного: 12 принципов крепкой бизнес-команды 17 октября
    Один за всех и все за одного: 12 принципов крепкой бизнес-команды
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Французский связной: как экс-сибирячка открыла брачное агентство во Франции 17 октября
    Французский связной: как экс-сибирячка открыла брачное агентство во Франции
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Я знаю – ты сможешь: как правильно делегировать задачи сотрудникам 16 октября
    Я знаю – ты сможешь: как правильно делегировать задачи сотрудникам
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Первая «Ласточка»: как развивать детский центр в небольшом провинциальном городе 16 октября
    Первая «Ласточка»: как развивать детский центр в небольшом провинциальном городе
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы Продаван, приди: как найти хорошего менеджера по продажам 15 октября
    Продаван, приди: как найти хорошего менеджера по продажам
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Когда прыжки в мешках надоели: как заработать на настольных играх для ивентов 15 октября
    Когда прыжки в мешках надоели: как заработать на настольных играх для ивентов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Деньги решают не всегда: 10 сценариев работы с лидерами мнений 12 октября
    Деньги решают не всегда: 10 сценариев работы с лидерами мнений
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес с пылу с жару: как и на чём зарабатывает сеть блинных 12 октября
    Бизнес с пылу с жару: как и на чём зарабатывает сеть блинных
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы Бизнес за границей: как предприниматели из Петербурга запускают компанию в США 11 октября
    Бизнес за границей: как предприниматели из Петербурга запускают компанию в США
    Прочтёте за 5 мин.
  • Персоны Неочевидные советы для успеха: что необходимо делать предпринимателям 11 октября
    Неочевидные советы для успеха: как необходимо поступать предпринимателям
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Включить форсаж: как автоматизация позволила интернет-магазину увеличить продажи 10 октября
    Включить форсаж: как автоматизация позволила интернет-магазину увеличить продажи
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Помогаем помогать: как работает и на чём зарабатывает сервис профессиональных сиделок 10 октября
    Помогаем помогать: как зарабатывает сервис профессиональных сиделок
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы Единым фронтом: как отраслевое объединение продавливает необходимые для развития индустрии законы 09 октября
    Единым фронтом: как продавить необходимые для развития индустрии законы
    Прочтёте за 4 мин.
  • Кейсы Конкуренция и конкурентная борьба-II: ещё 11 важных уроков от предпринимателей-практиков 09 октября
    Конкурентная борьба-II: ещё 11 важных уроков от предпринимателей-практиков
    Прочтёте за 8 мин.
  • Кейсы Конкуренция и конкурентная борьба-I: десять важных уроков от практикующих предпринимателей 08 октября
    Конкурентная борьба-I: десять важных уроков от практикующих предпринимателей
    Прочтёте за 8 мин.
  • Менеджмент «Я устал, я ухожу»: что нужно знать тому, кто хочет продать свой бизнес 08 октября
    «Я устал, я ухожу»: что нужно знать тому, кто хочет продать свой бизнес
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент От хаоса к порядку: как сделать бизнес сильнее за счёт внедрения систем автоматизации 05 октября
    От хаоса к порядку: как сделать бизнес сильнее за счёт внедрения систем автоматизации
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Большой заплыв: как открыть бизнес на обучении детей плаванию 05 октября
    Большой заплыв: как открыть бизнес на обучении детей плаванию
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент Только вперёд: какие качества необходимы фаундеру успешного стартапа 04 октября
    Только вперёд: какие качества необходимы фаундеру успешного стартапа
    Прочтёте за 3 мин.
Идёт загрузка материалов