Мотайте на ус: как автоматизация вдвое повысила эффективность сети барбершопов

Автоматизировать бизнес-процессы можно даже в таких сферах бизнеса, где специалисты занимаются относительно творческой деятельностью и не обязаны предоставлять какие-либо отчёты о своей работе. Это доказывает опыт сети барбершопов «Брадобрей» из Иркутска. Для обслуживания клиентов парикмахеры используют мобильное приложение, которое помогает вести учёт рабочего времени и оценивать эффективность каждого мастера. О том, как удалось внедрить это решение и мотивировать персонал работать быстрее, порталу Biz360.ru рассказал основатель сети «Брадобрей» Азамат Бобоёров. 

 

Я фанат автоматизации и, если говорить честно, помешан на оптимизации процессов. Не люблю держать лишний персонал и хочу свести человеческий фактор в управлении нашей сети к минимуму. 

На протяжении нескольких лет одним из моих клиентов был Роман Медынский, директор по развитию группы компаний «Форус», которая занимается IT-решениями для бизнеса. Мы общались в то время, когда я его подстригал. Обсуждали, в том числе, и то, как устроена работа в наших парикмахерских. В какой-то момент я поделился своими планами по оптимизации рабочих процессов. Роман занимался автоматизацией как профессионал, и как мой клиент он подсказал несколько контрольных точек, от которых стоит отталкиваться. Так мы решились на автоматизацию и сотрудничество с ГК «Форус», где работает Роман.   

Задумывая автоматизацию, я хотел решить несколько задач:

1. Оценить КПД каждого мастера по причёскам и проанализировать его стиль работы.

2. Мотивировать мастеров на большую производительность.

3. Получить данные о загрузке каждого салона в разные часы его работы.

4. Иметь возможность в режиме онлайн контролировать то, что происходит в моей сети.

Я не хотел покупать под автоматизацию сервер, чтобы хранить на нём всю информацию, требовалось облачное решение. И было важно, чтобы вся информация поступала в режиме реального времени. Специалисты «Форуса» предложили установить мобильное приложение к продукту «1С:Управление нашей фирмой». Оно, на их взгляд, лучше всего соответствовало поставленным целям. 

«Прежде всего, требовалось наладить оперативный сбор информации о работе мастеров в онлайн-режиме, - говорит Роман Медынский, директор по развитию ГК «Форус». - Нужно было решение, с помощью которого мастера оперативно отправляли бы данные о выполненных ими стрижках. И была необходима база, в которую все эти данные поступали бы и аккумулировались. В роли такой информационной базы выбрали «1С:УНФ». 

Сразу решили остановиться на «мобильной» автоматизации. Все мастера должны были работать со своими телефонами, на которые требовалось установить мобильное приложение. Программный продукт «1С:УНФ» изначально создавался разработчиками так, чтобы была возможность синхронизировать его информационную базу с мобильным приложением». 

Возникшая сложность: у продукта «1С:УНФ» есть своё мобильное приложение. Но оно рассчитано на предпринимателей, а парикмахерам сети «Брадобрей» не подошло по функционалу из-за специфики их работы. Четыре специалиста ГК «Форус» создали отдельное приложение, которое синхронизировали с базой «1С:УНФ». Управление приложением сделали максимальным простым, чтобы у мастеров сети «Брадобрей» не возникало сложностей при пользовании им. 

Разные мастера тратят на одну и ту же стрижку разное время. Нужно было понять, почему так происходит – мастеру не хватает техники, поэтому он работает медленно, или же он недостаточно профессионален. От того, как работает каждый мастер, зависит количество клиентов, которых он и, следовательно, салон, может обслужить. 

Я хотел выяснить, почему один мастер успевает работать больше, а другой нет. Мне надо было знать, во сколько он начал стричь клиента, во сколько закончил, и сколько времени потом сидел, ничего не делая. Если он будет делать 10-минутный перерыв каждый час в 10-часовом рабочем дне, то получается, что он просидел почти 2 часа без дела. 

  

У меня во всех салонах установлены видеокамеры, с помощью которых я могу в любой момент видеть, что происходит. Сейчас около каждого рабочего кресла стоит планшет или телефон с мобильным приложением. Приходя на работу, мастер включает приложение. И я вижу, когда он начал свой рабочий день. 

Когда к нему в кресло садится клиент, мастер нажимает в приложении кнопку «Старт», а когда заканчивает стрижку или бритьё - «Стоп». Потом он выбирает форму расчёта (наличный или безналичный), постоянный это клиент или пришёл в первый раз. После этого информация передаётся в базу. 

У мастеров есть нормативы на стрижку волос и оформление бород. Я вижу теперь, что кто-то работает дольше. Таких я вызываю к себе в учебный центр и меняю им технику, чтобы сэкономить по 5-10 минут в обслуживании каждого клиента. С кем-то для этого пришлось поработать 10 минут, а с кем-то и день. 

Раньше на мужскую стрижку мастера тратили около 40 минут. Сейчас – 20 минут. То есть эффективность выросла вдвое. Нижний порог для настоящих профессионалов – 7 минут. 

В приложении у каждого сотрудника есть личный кабинет. Он видит в нём, сколько денег получает от каждой стрижки и сколько всего заработал в текущем месяце с учётом этого клиента. Мастер получает фиксированный процент за каждую услугу. Он видит, какая часть от оплаты клиента идёт ему, какая – на расходные материалы, а какая – сети. 

То, что мастер понимает, сколько денег он заработал на сегодняшний день, позволило полностью переформатировать мозг персонала. Если раньше сотрудники могли рассуждать, что они «работают на дядю», то теперь работают на себя – чем больше клиентов обслужат, тем больше получат. 

  

Есть сводная таблица, в которой видно, сколько заработал каждый сотрудник за месяц. Это хорошая мотивация. Теперь персонал хочет работать больше, средний размер зарплаты за счёт этого уже увеличился. 

До автоматизации не всегда было понятно, почему в одном месте мастер работает меньше, а в другом - больше. Если у него нет клиентов, и он вынужденно не работает, это сигнал нашему маркетологу. 

Значит, в конкретном месте нужно запустить какую-то акцию, чтобы привлечь клиентов. Может быть, проводить акцию в определённое время, когда нет потока. Сейчас мы именно так и делаем и уже увеличили загрузку точек и мастеров. 

  

Сейчас все чеки за оказанные услуги, пробитые мастерами, собираются в «1С:УНФ». Программу синхронизировали с «1С:Бухгалтерией», что упростило процесс начисления заработной платы. Бухгалтер работает по традиционной схеме (начисляет оплату в зависимости от выполненного объёма), но ему не приходится для этого собирать данные из разрозненных источников. 

Сейчас, когда у нас 10 салонов и 60 мастеров, контролировать работу в каждом из них сложно. Но у меня вся информация есть на моём iPad. Я могу из любой точки мира, где есть интернет, смотреть, как работает отдельный мастер или отдельный салон, или вся сеть. Это удобно, я так уже делал во время отпуска. 

Сейчас специалисты ГК «Форус» придумали ещё более удобный формат контроля – я могу просматривать информацию о пробитых чеках и доходах своей сети на экране «умных часов» в режиме онлайн. Теперь даже не надо открывать смартфон или планшет, чтобы получить эти данные. 

  

Роман Медынский, директор по развитию ГК «Форус»: «Проблемы были неожиданные. Сначала сотрудники сети «Брадобрей» работали на своих телефонах. Но у всех пользователей разные версии телефонов и разные версии операционной системы Android. Достаточно сложно написать мобильное приложение, которое бы хорошо работало на всех операционных системах Android. Частично эту проблему решили, когда сеть «Брадобрей» закупила к каждому рабочему месту планшет. Но есть новые мастера, которые продолжают работать на своих телефонах. 

Вторая проблема – нестабильный интернет. Скорость передачи данных зависит от скорости работы wi-fi в конкретной точке. Если интернет пропал, данные не передались. И мы решили проблему таким образом, что накапливаем эти данные. Потом, когда интернет становится стабильным, все сохранённые данные передаются в информационную базу «1С:УНФ». 

Были ещё ситуации, когда мастера путались в мобильном приложении. Мы постоянно общались с парикмахерами, что-то упрощали, какие-то шаги вообще пропускали в работе приложения. Сделали максимально простым, чтобы стрижку можно было оформить в четыре клика (нажать кнопку «Старт» при начале работы, по её окончании – кнопку «Стоп», затем выбрать способ оплаты и пробить чек)». 

От появления идеи до промышленной эксплуатации продукта прошло 6 месяцев. Мы заложили на автоматизацию большую сумму – более 1 миллиона рублей. Это были средства на закупку планшетов, аренду облачной версии «1С:УНФ», обучение персонала, техподдержку, аренду серверов. Сейчас все наши вложения уже окупились. 

На начальном этапе автоматизации мы думали только о персонале. А сейчас хотим поработать с клиентским приложением. Но готового решения тут точно нет. Хотим создать такое приложение, которое позволит пользователям видеть свободного специалиста в нашей сети, ближайшего к месту его нахождения. Клиент может записаться  к специалисту через приложение, а также видеть других пользователей, которые направляются в этот салон. Это сложная техническая задача. Рассчитываю, что мы сможем решить её в течение года. 

Как в Краснодаре работает барбершоп Chop-Chop.
Как  в небольшом городе запустить модную цирюльню и студию маникюра.
Как «1С» помогает малому бизнесу увеличивать продажи и удерживать клиентов.
biz360 biz360