Как бизнесу строить планы в условиях неопределённости: актуальные тренды и эффективные технологии

Последние три с половиной года российский бизнес переживает один кризис за другим: сначала пандемия и локдаун, а сразу после них – перестройка рынка, связанная с геополитическими событиями и экономическими санкциями. В такой ситуации особенно неспокойно чувствуют себя малый и средний бизнес, которым планировать свою работу сложнее, чем крупным компаниям. О том, как строить планы в условиях «новой реальности», в своей авторской статье для портала Biz360.ru рассказал основатель сервиса Shtab Александр Стихарев.

Хотя эти слова Бенджамин Франклин произнёс более двух веков назад, они актуальны и для современного бизнеса. С оговоркой на то, что эти процессы теперь гораздо более гибкие и адаптивные.

В XVIII веке насыщенность событиями не слишком уступала сегодняшней, но отсутствовала глобализация и все прелести цифрового и информационного общества, поэтому ещё можно было спокойно и неуклонно следовать планам.

Но только за последние три года произошло столько событий, что их хватило бы на несколько десятков лет прежним поколениям. И эти события как бы говорят нам – стройте гибкие планы. Это значит не просто предвидеть тренды и создать стратегические роадмапы. Эффективное планирование строится на умении принимать решения, гибко адаптироваться к изменениям, управлять рисками и при этом сохранять чёткость стратегического взгляда.

Только 4,6% российских компаний сегодня готовы планировать на 5 лет вперёд. И в основном это бизнесы с выручкой от 100-300 млн. ИП без сотрудников и с небольшой выручкой – только на месяц. И это несмотря на развитие машинного обучения, AI и доступу к более точным аналитическим данным.

В этой статье разберём лучшие практики, которые помогут прокладывать путь движения компании дальше вытянутой руки и в случае чего быстро менять направление без потерь, как это делают мировые бизнесы.

В чем суть эффективного планирования? Это процесс, где вы определяете цели вашей компании и выбираете лучше методы для их достижения. Главные цели бизнеса: максимизировать ресурсы, увеличить эффективность, снизить риски и поставить работу на поток. Это похоже на строительство дома: без плана здания и расчёта того, что понадобится для его возведения, вся затея пойдет прахом.

Принципы, при которых планирование будет плодотворным:

1. Связь с миссией и целями компании. Ваш план должен быть неразрывно связан с общей миссией компании и долгосрочными целями. Тогда вся ваша деятельность будет подчинена одному видению, а силы не будут расходоваться напрасно.

• Пример: если миссия компании по производству экологичных видов топлива «Остановить или хотя бы замедлить разрушающее воздействие загрязнений на природу», то все задачи и проекты компании не должны противоречить этой миссии.

2. Реалистичность. Планы должны быть правдивыми. Слишком амбициозные или недостижимые цели могут демотивировать команду. Соотносите свои идеи с вашими ресурсами.

• Пример: «Наладить производство автомобилей на солнечной батарее» – красивый план, но не реалистичный. Это дорого, пока нигде нет мастерских, которые бы обслуживали и чинили такие автомобили. Можно найти альтернативное решение, выбрав производство электрокаров.

3. Гибкость. Ваш план должен быть адаптивным. Закладывайте и просчитывайте возможные риски на пути к цели.

• Пример: новые электрокары могут сильно проигрывать известным конкурентам, нужно заранее продумать план отстройки от гигантов.

4. Мониторинг и оценка. Без постоянного мониторинга и оценки ваши планы окажутся неэффективными. Следите за выполнением работ, измеряйте прогресс и корректируйте действия раз в неделю, в месяц, в три месяца;

• Пример: масштабный проект «Создание электрокара» необходимо разбить на иерархию задач и отслеживать выполнение, прогресс на каждом уровне: найти команду, провести исследование рынка, выбрать завод и т.д. Удобнее и логичнее всего это делать в сервисах для планирования и управления проектами вне зависимости от масштаба вашей задумки. В приложении можно посчитать трудозатраты, бюджет, подключить к задаче нужных сотрудников и стейкхолдеров.

5. Вовлечение всех уровней организации. Планирование включает в себя вклад всех уровней компании – это усиливает сотрудничество.

• Пример: привлекайте к мозговым штурмам, совещаниям не только менеджеров, но и рядовых сотрудников, которые могут поделиться своим видением и неординарным подходом к решению задачи.

С принципами разобрались. А вот то, как строить планы, нам подскажут примеры ведущих компаний мира, которые успешно справляются с этим.

Сценарное планирование

Эта практика включает в себя создание различных «сценариев» или «историй» о будущем. Каждый сценарий основывается на различных предположениях о будущих событиях. Это позволяет компаниям быть готовыми к различным исходам.

Сценарное планирование успешно использует компания Shell ещё с 1970-х годов. Эта практика помогает анализировать тенденции в энергетической отрасли и прогнозировать изменения на рынке. Так, в своём отчете компания выделила мировые сценарии: «Горы», «Океаны» и т.д. На основе данных в этих сценариях и тенденциях, компания выстраивает своё планирование.

SWOT-анализ

Этот анализ включает в себя оценку сильных (S) и слабых (W) сторон компании, а также возможностей (O) и угроз (T) из внешней среды. Анализ хорош, чтобы понять своё текущее положение и наметить будущие действия.

Например, компания Starbucks и аналитические центры регулярно проводят SWOT-анализ, чтобы определить новые возможности на рынке и управлять потенциальными угрозами для компании. Это помогает организации оставаться глобально известной и успешной.

Планирование на основе данных (Data-Driven Planning)

С использованием больших данных и аналитических инструментов компании теперь могут базировать свои планы на точных и подробных данных.

Netflix – яркий пример использования Data-Driven Planning. Они используют данные пользователей, чтобы прогнозировать тренды и рекомендовать людям те шоу, сериалы и фильмы, которые им с большой долей вероятности понравятся. Учитывая сумасшедшую популярность сервиса, можно сделать вывод, что это им удаётся.

Какую практику планирования выбрать? К счастью, ни одна из них не противоречит друг другу, поэтому вы можете совмещать их. Например, использовать планирование на основе данных для того, чтобы определить сценарии и для каждого сценария провести SWOT-анализ.

Сами инструменты не сделают за вас всю работу: хоть те же нейросети и справляются с аналитикой данных, их обработка и применение – за человеком. Но отрицать такие блага цивилизации уже невозможно, если не хочется прослыть «дЕджитальным старовером». 

Итак, какие технологии для планирования пора использовать в 2023-2024 годах:

• Искусственный интеллект (AI): AI может анализировать огромные объёмы данных и выявлять закономерности, которых не замечает человек. Используя AI, компании могут создавать более точные прогнозы и строить более эффективные планы.
  
  

• Системы управления проектами (Project Management Systems): с помощью таких систем, например, таких как Asana, Shtab, Jira, компании могут координировать свои проекты и задачи, следить за сроками и мониторить прогресс.
  
  

• Инструменты для аналитики данных (Data Analytics Tools): эти инструменты, например, Google Analytics или Tableau, позволяют анализировать данные и использовать их для планирования. Они помогают выявлять тренды, измерять эффективность и принимать грамотные решения.
  
  

• Облачные технологии (Cloud Technology): инструменты, такие как Google Drive или «Яндекс Диск», позволяют командам совместно работать над планами и документами.

Выбор конкретного инструмента зависит от специфики вашего бизнеса, ваших целей и ресурсов. Например, стартап может выбрать систему управления проектами для координации работы своей небольшой команды, в то время как крупная компания может инвестировать в разработку собственных инструментов для анализа данных на основе AI для более сложного и детального планирования.

Не успеешь придумать план, как случается экономический шок, технологическое изменение или глобальное событие. Быстрое реагирование и адаптация планов – вот чему стоит учиться в первую очередь, если вы хотите продолжать мыслить стратегически. 

Непредсказуемая, изменчивая бизнес-среда – то, что досталось поколению современных предпринимателей. С этим нужно учиться работать. 

• Шаг первый – мониторинг. Следите за последними тенденциями, изменениями на рынке, поведением конкурентов. Используйте данные и аналитику для прогнозирования возможных сценариев.
  
  

• Шаг второй – гибкость. Все вокруг говорят о гибкости в бизнес-среде, но о чём это? Быть гибким в бизнесе (Business Agility), значит применять современные методы менеджмента и построения организации, чтобы быстро и безболезненно сориентироваться в случае чего.

Один из примеров адаптации к неожиданным ситуациям – реакция сервиса Airbnb на пандемию COVID-19, когда аэропорты массово закрылись и в связи с карантином люди перестали путешествовать и бронировать квартиры на Airbnb. Компания быстро переключилась в новый режим: долгосрочная аренда и предложения отпусков для жителей стран, где ограничения были не такими строгими.

Airbnb также запустила новый продукт – виртуальные впечатления, и организовывала интерактивные события онлайн. Благодаря этому компания не только смогла пережить трудные времена, но и обрела новые возможности для расширения бизнеса.

Другой пример – реакция на пандемию сервиса Zoom. Во время начала эпохи удалёнки спрос на видеоконференции взлетел до небес. Чтобы удовлетворить потребности миллионов новых юзеров, компания быстро масштабировала свои операции и улучшила безопасность сервиса.

Эти примеры показывают, что с помощью наблюдения, гибкости и быстрого принятия решений, даже в условиях неопределённости можно преуспеть.

Давайте заглянем в будущее и посмотрим, какие тенденции в области планирования нас ожидают:

• Расширение использования AI и анализа big data. Ожидается, что использование AI и больших данных в планировании будет только расти. Что из этого следует? Более точные прогнозы и взвешенные решения – более разумное планирование.
  
  

• Возрастание тренда на дистанционную работу. Всё больше компаний будут включать в свои планы удаленку или гибридный формат для сотрудников.
  
  

• Устойчивость и ответственность. Забота о сотрудниках, экологические проекты, благотворительность – ориентиры нового мира.

Как учитывать эти тенденции в своем бизнесе:

• Обучение и развитие. Чтобы использовать AI и big data, важно иметь квалифицированный персонал, который может работать с этими технологиями. Планируйте тренинги и обучение для своей команды.
  
  

• Гибкость и адаптивность. Учитывайте возможность дистанционной работы в своих планах и создавайте гибкие стратегии, которые могут адаптироваться к изменяющимся условиям.
  
  

• Стратегия устойчивости. Интегрируйте устойчивость, экологичность в своё планирование. Развивайтесь в социальном, экологическом и корпоративном направлениях. Так вы гарантируете улучшение репутации, рост потенциала и стоимости вашего бизнеса, а также привлекательности для инвесторов..

Единственная постоянная в мире бизнеса – изменения. Готовность постоянно менять подход к работе и адаптировать бизнес-процессы под окружающий мир обеспечивают стабильность, как это ни парадоксально.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360