Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. На самом деле, автоматизация эффективна в бизнесе любого масштаба, правильно внедренные и используемые программные решения могут существенно сократить затраты и увеличить результативность всех бизнес-процессов. Журнал «Генеральный директор» рассказал об опыте четырех российских компаний, которые решили свои насущные задачи с помощью автоматизации.
Елена Парфенова, финансовый директор производственного объединения «Сибирская промышленная компания» (Иркутск). Компания специализируется на производстве грузоподъемного оборудования. Среднегодовой оборот – 110 млн. рублей, численность персонала – 80 человек.
Раньше мы всю документацию и отчетность вели в Excel: сотрудники вводили данные в таблицы, администратор проверял заполнение полей, вносил коррективы, экономист переносил данные в бухгалтерский отчет. Помимо того, что процесс был громоздким и требовал участия многих специалистов, контролеры нередко начисляли нам штрафы и пени. Бывало даже, что арестовывали счета из-за несвоевременной уплаты налогов.
Решение 1. Автоматизация учета
Чтобы сократить затраты, два года назад мы установили программу «1С:Управление небольшой фирмой». Главный ее плюс в том, что она помогает ничего не забыть: на каждое необходимое действие приходит напоминание, каждый заказ контролируется, видны все взаиморасчеты, сроки оплат, недопущение разрывов по кассе и т.д. Когда закрывается месяц, в программе автоматически все сводится воедино: формируется себестоимость, расходы (косвенные и прямые) и т.д.
После того как мы немного донастроили программу, счет стал автоматически менять статус, когда поступала оплата. Производственникам больше не надо уточнять, какой заказ включать в работу, достаточно посмотреть в программу. Менеджер видит, что заказ в производстве, видит срок его выполнения, который выставило производство, и может сообщить об этом клиенту.
Решение 2. Аутсорсинг бухгалтерии
Даже после автоматизации у нас все равно возникали проблемы с налоговиками (как оказалось, виной тому был непрофессионализм главбуха). Мы рассказали об этом нашим партнерам – представителям фирмы «1С». Они порекомендовали передать ведение бухучета специализированной компании «1С:БухОбслуживание». Мы согласились. Это позволило сократить штат бухгалтеров с четырех до одного, одновременно повысив эффективность процесса. Наш бухгалтер вносит первичную документацию, сотрудники аутсорсинговой компании проверяют правильность заполнения документов, формируют налоговую и бухгалтерскую отчетность организации.
Автоматизация и аутсорсинг существенно улучшили нашу работу: система сама все напомнит и зафиксирует. Нам остается только вовремя выполнить соответствующие действия.
Теперь мы вовремя сдаем отчетность и быстрее реагируем на письма из налоговой инспекции. Больше не нужно ездить в ИФНС – это делает аутсорсинговая компания.
Каждый месяц мы экономим как минимум 50% от прежних затрат за счет сокращения бухгалтерии и некоторых высокооплачиваемых сотрудников (мы расстались с тремя бухгалтерами, администратором и экономистом). А отсутствие штрафов и пени позволяет больше не выводить из оборота денежные средства, которые необходимы при расчете с кредиторами.
Евгений Курин, индивидуальный предприниматель (Тутаев, Ярославская область). Сфера деятельности: изоляционные работы. Валовый доход за первые пять месяцев работы - 3 млн. рублей, численность персонала – 10 человек.
Наша сфера деятельности сложна в плане учета, особенно когда сотрудничаешь с управляющими компаниями в сфере ЖКХ. Важно максимально полно фиксировать информацию о заказах поставщикам, расходах, материалах и пр. В нашем регионе многие коллеги-предприниматели до сих пор ведут отчетность в Excel. Такой подход не позволяет бизнесу расти и развиваться. Поэтому с августа 2015 года я начал использовать программу «1С:Управление небольшой фирмой».
Преимущества программы. Мне нравится возможность видеть всю информацию: общие показатели продаж, прибыльность, рентабельность. Раньше, когда надо было срочно ответить на запрос клиента, приходилось перебирать ворох бумаг, а теперь достаточно кликнуть пару раз мышкой – и все цифры перед глазами.
У меня был опыт работы с программами «1С», и тем не менее пришлось всему учиться заново. В связи с этим я бы хотел дать пару советов тем, кто будет самостоятельно изучать программу. Во-первых, используйте бесплатные демо-версии. В них методом проб и ошибок можно найти нужные решения, не засоряя основную программу. Во-вторых, активно прибегайте к услугам компании, у которой вы приобрели программу.
Результат. После внедрения программы ускорился документооборот как с поставщиками, так и с заказчиками. Это оптимизировало транспортные расходы примерно на 10%. Общее время на подготовку и отправку документов сократилось на 20%. Экономия на оформлении платежных поручений составляет порядка 2 тысяч рублей в месяц. В перспективе использование программы позволит комплексно оценивать состояние дел, оперативнее реагировать на изменения и избегать возможных убытков.
Сергей Бурченков, директор компании «Полиграфисто-М» (Московская область), которая специализируется на производстве упаковки для кондитерских изделий. Головной офис находится в Москве, открыт филиал в Санкт-Петербурге. Численность персонала – 70 человек.
С первого дня работы нашего предприятия мы использовали IT-решения для учета и контроля расходов. Сначала применяли коробочную версию, созданную специально для производственных компаний. На тот момент у нас было два компьютера. Затем обороты начали расти, штат компании увеличился. Предстояло покупать лицензии на новые компьютеры, а также приобретать сервер. Это стоит немалых денег. Мы нашли другой выход – решили воспользоваться облачной версией программы «1С:Управление небольшой фирмой».
Плюсы и минус принятого решения. Главный плюс в том, что мы не привязаны к серверу, нам не надо держать в штате программистов и других компетентных сотрудников. Вся информация хранится на сервере компании «1С». Мы же пользуемся программой удаленно, применяя обычный браузер со своим логином и паролем. Вместе с тем любое облачное решение, независимо от поставщика, имеет один минус по сравнению с «коробкой» – невозможность внесения корректив в программу под конкретные задачи. Однако, взвесив все «за» и «против», мы решили, что нашей компании выгоднее именно облачная версия. То, что она не может делать, мы выполняем силами сотрудников. Это не дороже содержания и обновления коробочной версии.
Какие еще выгоды мы ощутили. Программа сама информирует о неточностях, просроченных договорах, напоминает о необходимых действиях. Ее можно настроить таким образом, чтобы она не позволяла совершать глупые ошибки. К примеру, программа сама контролирует остатки готовой продукции на складе и не дает возможности продать то, чего нет в наличии. Кроме того, мы смогли оптимизировать работу сотрудников. Допустим, нам надо отправить счет контрагенту. Раньше документ приходилось распечатывать, потом сканировать и уже этот файл отправлять по электронной почте. Теперь сформировать и отправить счет можно сразу из программы.
Результат. Сейчас доступ к программе у нас имеет около 10 человек. Облако обходится в 1033 рублей за каждого пользователя, то есть 10 330 рублей в месяц. При покупке коробочной версии нам бы пришлось еще потратиться на сервер. Совокупные затраты, по моим подсчетам, составили бы тогда несколько сот тысяч рублей. Плюс дополнительно около 100 тысяч рублей в месяц на зарплату штатного программиста и другие затраты. И это только в одном офисе, а если учитывать и филиал, то эти расходы фактически удваивались.
Но положительный момент не только в сокращении затрат. Теперь я могу отслеживать реализацию заказов по любой номенклатуре, по каждому отдельному менеджеру. Если в заказе есть ошибка, я знаю, кто ее допустил: менеджер заходит под своим логином, под каждым документом стоит цифровая подпись. Это помогает дисциплинировать отдел продаж. Кроме того, у меня всегда перед глазами список заказов, находящихся в работе. Я вижу, что оплачено, что просрочено.
Существенно выросла эффективность сотрудников – они тратят меньше времени на заведение нового заказа. Раньше надо было вручную, по папкам, искать нужную номенклатурную позицию. Сейчас достаточно ввести размеры этой позиции, и система сама находит ее в справочнике.
Георгий Асмян, директор компании «Бими» (Московская область). Сфера деятельности - производство и продажа букетов из мягких игрушек. Продукция реализуется более чем в 100 точках Москвы и Подмосковья. Численность персонала – 8 человек.
Мы специализируемся на производстве букетов из мягких игрушек. Сначала использовали одну из систем онлайн-бухгалтерии. Это было неудобно: приходилось выполнять много расчетов вручную, создавать под каждое наименование товара сложные таблицы, что приводило к путанице и конфликтам с клиентами. Вследствие этих неточностей мы нередко теряли деньги. Кроме того, мы производим товар не под заказ, а под реализацию, поэтому у нас всегда есть запас на складе.
Автоматизация учета. Чтобы прибыль компании не была законсервирована в запасах, мы решили автоматизировать нашу работу. У нас в штате нет бухгалтера, поэтому я сам занимаюсь отчетностью. Сам же веду весь оперативный (управленческий) учет в программе «1С:Управление небольшой фирмой».
Нам нужно было видеть каждую позицию товара «в срезе»: приход-расход по сырью, количество и объем использованных материалов, остатки. В этом очень помогает программа. Мы внесли в нее спецификацию на каждый букет. Сейчас мне достаточно ввести общее количество сделанных за день букетов, и система сама посчитает расход материалов, остатки и т. д.
Теперь мы можем иметь четкое представление о количестве товара на складе, а также точнее прогнозировать продажи и делать заказы на материалы в нужном количестве. До этого мы фактически не знали, сколько материалов расходуется в месяц.
Результаты. Раньше мы тратили много времени на внесение данных в таблицы. Если возникала ошибка, то уходило еще больше времени на ее поиск и устранение. Теперь у нас появилась возможность для развития бизнеса. После внедрения программы эффективность производства выросла вдвое и настолько же сократились издержки предприятия. По моим подсчетам, я стал экономить 30–50% времени, которое раньше тратил на учет и бухгалтерию.
Как автоматизация позволила компании систематизировать работу с клиентами.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Как заработать 5 млн. в год на сопровождении IT-систем.
