Как сократить затраты с помощью IT-решений: четыре реальных кейса

Прочтёте за 4 мин.
19 ноября 2015

Снижение затрат, улучшение сервиса, повышение эффективности управления – этого удалось добиться в результате автоматизации

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. На самом деле, автоматизация эффективна в бизнесе любого масштаба, правильно внедренные и используемые программные решения могут существенно сократить затраты и увеличить результативность всех бизнес-процессов. Журнал «Генеральный директор» рассказал об опыте четырех российских компаний, которые решили свои насущные задачи с помощью автоматизации. 

«Мы сократили расходы на бухгалтерию на 50%»

Досье

Елена Парфенова, финансовый директор производственного объединения «Сибирская промышленная компания» (Иркутск). Компания специализируется на производстве грузоподъемного оборудования. Среднегодовой оборот – 110 млн. рублей, численность персонала – 80 человек.

Елена Парфенова.JPG  

Раньше мы всю документацию и отчетность вели в Excel: сотрудники вводили данные в таблицы, администратор проверял заполнение полей, вносил коррективы, экономист переносил данные в бухгалтерский отчет. Помимо того, что процесс был громоздким и требовал участия многих специалистов, контролеры нередко начисляли нам штрафы и пени. Бывало даже, что арестовывали счета из-за несвоевременной уплаты налогов. 

Решение 1. Автоматизация учета  

Чтобы сократить затраты, два года назад мы установили программу «1С:Управление небольшой фирмой». Главный ее плюс в том, что она помогает ничего не забыть: на каждое необходимое действие приходит напоминание, каждый заказ контролируется, видны все взаиморасчеты, сроки оплат, недопущение разрывов по кассе и т.д. Когда закрывается месяц, в программе автоматически все сводится воедино: формируется себестоимость, расходы (косвенные и прямые) и т.д. 

После того как мы немного донастроили программу, счет стал автоматически менять статус, когда поступала оплата. Производственникам больше не надо уточнять, какой заказ включать в работу, достаточно посмотреть в программу. Менеджер видит, что заказ в производстве, видит срок его выполнения, который выставило производство, и может сообщить об этом клиенту. 

Решение 2. Аутсорсинг бухгалтерии  

Даже после автоматизации у нас все равно возникали проблемы с налоговиками (как оказалось, виной тому был непрофессионализм главбуха). Мы рассказали об этом нашим партнерам – представителям фирмы «1С». Они порекомендовали передать ведение бухучета специализированной компании «1С:БухОбслуживание». Мы согласились. Это позволило сократить штат бухгалтеров с четырех до одного, одновременно повысив эффективность процесса. Наш бухгалтер вносит первичную документацию, сотрудники аутсорсинговой компании проверяют правильность заполнения документов, формируют налоговую и бухгалтерскую отчетность организации. 

Автоматизация и аутсорсинг существенно улучшили нашу работу: система сама все напомнит и зафиксирует. Нам остается только вовремя выполнить соответствующие действия.

Теперь мы вовремя сдаем отчетность и быстрее реагируем на письма из налоговой инспекции. Больше не нужно ездить в ИФНС – это делает аутсорсинговая компания.

Каждый месяц мы экономим как минимум 50% от прежних затрат за счет сокращения бухгалтерии и некоторых высокооплачиваемых сотрудников (мы расстались с тремя бухгалтерами, администратором и экономистом). А отсутствие штрафов и пени позволяет больше не выводить из оборота денежные средства, которые необходимы при расчете с кредиторами. 

Все данные теперь как на ладони: отчетность, аналитика, взаиморасчеты по дебиторке и кредитам. Достаточно иметь под рукой интернет, и я могу контролировать положение дел в режиме реального времени из любой точки. Мне больше не нужно ходить в бухгалтерию, чтобы выяснить все интересующие меня вопросы. При этом сотрудники аутсорсинговой компании оставляют в системе комментарии к документам: что следует прислать, что готово и т.д. 

«Невозможно развивать бизнес, пользуясь только Excel»   

Досье

Евгений Курин, индивидуальный предприниматель (Тутаев, Ярославская область). Сфера деятельности: изоляционные работы. Валовый доход за первые пять месяцев работы - 3 млн. рублей, численность персонала – 10 человек. 

Евгений Курин.jpg


Наша сфера деятельности сложна в плане учета, особенно когда сотрудничаешь с управляющими компаниями в сфере ЖКХ. Важно максимально полно фиксировать информацию о заказах поставщикам, расходах, материалах и пр. В нашем регионе многие коллеги-предприниматели до сих пор ведут отчетность в Excel. Такой подход не позволяет бизнесу расти и развиваться. Поэтому с августа 2015 года я начал использовать программу «1С:Управление небольшой фирмой». 

Преимущества программы. Мне нравится возможность видеть всю информацию: общие показатели продаж, прибыльность, рентабельность. Раньше, когда надо было срочно ответить на запрос клиента, приходилось перебирать ворох бумаг, а теперь достаточно кликнуть пару раз мышкой – и все цифры перед глазами. 

У меня был опыт работы с программами «1С», и тем не менее пришлось всему учиться заново. В связи с этим я бы хотел дать пару советов тем, кто будет самостоятельно изучать программу. Во-первых, используйте бесплатные демо-версии. В них методом проб и ошибок можно найти нужные решения, не засоряя основную программу. Во-вторых, активно прибегайте к услугам компании, у которой вы приобрели программу. 

Перспективы работы в программе. Сейчас часть операций мы выполняем в программе, а часть – вручную. Сначала составляем бумажный документ, затем переносим данные в систему. В ближайшее время планируем полностью автоматизировать работу с документами, в том числе организовать онлайн-взаимодействие с банком (с помощью программы «Клиент-Банк»), чтобы можно было выгружать платежные поручения в банк напрямую из программы. Это должно существенно сэкономить нам время и средства. 

Результат. После внедрения программы ускорился документооборот как с поставщиками, так и с заказчиками. Это оптимизировало транспортные расходы примерно на 10%. Общее время на подготовку и отправку документов сократилось на 20%. Экономия на оформлении платежных поручений составляет порядка 2 тысяч рублей в месяц. В перспективе использование программы позволит комплексно оценивать состояние дел, оперативнее реагировать на изменения и избегать возможных убытков. 

«Максимальную оптимизацию нам дало облачное решение»

Досье

Сергей Бурченков, директор компании «Полиграфисто-М» (Московская область), которая специализируется на производстве упаковки для кондитерских изделий. Головной офис находится в Москве, открыт филиал в Санкт-Петербурге. Численность персонала – 70 человек.

Сергей Бурченков.jpg

С первого дня работы нашего предприятия мы использовали IT-решения для учета и контроля расходов. Сначала применяли коробочную версию, созданную специально для производственных компаний. На тот момент у нас было два компьютера. Затем обороты начали расти, штат компании увеличился. Предстояло покупать лицензии на новые компьютеры, а также приобретать сервер. Это стоит немалых денег. Мы нашли другой выход – решили воспользоваться облачной версией программы «1С:Управление небольшой фирмой». 

Плюсы и минус принятого решения. Главный плюс в том, что мы не привязаны к серверу, нам не надо держать в штате программистов и других компетентных сотрудников. Вся информация хранится на сервере компании «1С». Мы же пользуемся программой удаленно, применяя обычный браузер со своим логином и паролем. Вместе с тем любое облачное решение, независимо от поставщика, имеет один минус по сравнению с «коробкой» – невозможность внесения корректив в программу под конкретные задачи. Однако, взвесив все «за» и «против», мы решили, что нашей компании выгоднее именно облачная версия. То, что она не может делать, мы выполняем силами сотрудников. Это не дороже содержания и обновления коробочной версии. 

Какие еще выгоды мы ощутили. Программа сама информирует о неточностях, просроченных договорах, напоминает о необходимых действиях. Ее можно настроить таким образом, чтобы она не позволяла совершать глупые ошибки. К примеру, программа сама контролирует остатки готовой продукции на складе и не дает возможности продать то, чего нет в наличии. Кроме того, мы смогли оптимизировать работу сотрудников. Допустим, нам надо отправить счет контрагенту. Раньше документ приходилось распечатывать, потом сканировать и уже этот файл отправлять по электронной почте. Теперь сформировать и отправить счет можно сразу из программы. 

Результат. Сейчас доступ к программе у нас имеет около 10 человек. Облако обходится в 1033 рублей за каждого пользователя, то есть 10 330 рублей в месяц. При покупке коробочной версии нам бы пришлось еще потратиться на сервер. Совокупные затраты, по моим подсчетам, составили бы тогда несколько сот тысяч рублей. Плюс дополнительно около 100 тысяч рублей в месяц на зарплату штатного программиста и другие затраты. И это только в одном офисе, а если учитывать и филиал, то эти расходы фактически удваивались. 

Но положительный момент не только в сокращении затрат. Теперь я могу отслеживать реализацию заказов по любой номенклатуре, по каждому отдельному менеджеру. Если в заказе есть ошибка, я знаю, кто ее допустил: менеджер заходит под своим логином, под каждым документом стоит цифровая подпись. Это помогает дисциплинировать отдел продаж. Кроме того, у меня всегда перед глазами список заказов, находящихся в работе. Я вижу, что оплачено, что просрочено. 

Существенно выросла эффективность сотрудников – они тратят меньше времени на заведение нового заказа. Раньше надо было вручную, по папкам, искать нужную номенклатурную позицию. Сейчас достаточно ввести размеры этой позиции, и система сама находит ее в справочнике. 

Сегодня мы готовим в программе всю отчетность. Происходит это так: все данные для формирования налоговой отчетности накапливаются в течение отчетного периода в программе «1С:Управление небольшой фирмой». Затем мы перегружаем их в программу «1С:Бухгалтерия» (она развернута в том же «облаке» и доступна пользователям), которая и формирует отчетность. Это сильно экономит время и ресурсы. 

«Мы стали видеть издержки, которых раньше не замечали»

Досье

Георгий Асмян, директор компании «Бими» (Московская область). Сфера деятельности - производство и продажа букетов из мягких игрушек. Продукция реализуется более чем в 100 точках Москвы и Подмосковья. Численность персонала – 8 человек. 

Георгий Асмян.jpg  

Мы специализируемся на производстве букетов из мягких игрушек. Сначала использовали одну из систем онлайн-бухгалтерии. Это было неудобно: приходилось выполнять много расчетов вручную, создавать под каждое наименование товара сложные таблицы, что приводило к путанице и конфликтам с клиентами. Вследствие этих неточностей мы нередко теряли деньги. Кроме того, мы производим товар не под заказ, а под реализацию, поэтому у нас всегда есть запас на складе. 

Автоматизация учета. Чтобы прибыль компании не была законсервирована в запасах, мы решили автоматизировать нашу работу. У нас в штате нет бухгалтера, поэтому я сам занимаюсь отчетностью. Сам же веду весь оперативный (управленческий) учет в программе «1С:Управление небольшой фирмой». 

Нам нужно было видеть каждую позицию товара «в срезе»: приход-расход по сырью, количество и объем использованных материалов, остатки. В этом очень помогает программа. Мы внесли в нее спецификацию на каждый букет. Сейчас мне достаточно ввести общее количество сделанных за день букетов, и система сама посчитает расход материалов, остатки и т. д. 

Теперь мы можем иметь четкое представление о количестве товара на складе, а также точнее прогнозировать продажи и делать заказы на материалы в нужном количестве. До этого мы фактически не знали, сколько материалов расходуется в месяц. 

В программе существенно проще вести заказы «на реализацию». Раньше мы вели учет переданного товара на комиссию только по суммам заказа. Сейчас видим, за кем и какие букеты числятся. Если вдруг замечаем расхождение с данными клиента, то сразу понимаем, какой букет не учтен. В любой момент можно проверить расчеты с комиссионерами (сколько за ними числится товара, сколько продано). Это позволяет четко отслеживать денежные потоки. 

Результаты. Раньше мы тратили много времени на внесение данных в таблицы. Если возникала ошибка, то уходило еще больше времени на ее поиск и устранение. Теперь у нас появилась возможность для развития бизнеса. После внедрения программы эффективность производства выросла вдвое и настолько же сократились издержки предприятия. По моим подсчетам, я стал экономить 30–50% времени, которое раньше тратил на учет и бухгалтерию.


Читайте также:

Как автоматизация позволила компании систематизировать работу с клиентами.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Как заработать 5 млн. в год на сопровождении IT-систем.




Комментарии

1
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Евгений Казачек 14.10.2016 10:45

    В этой статье вы показали наиболее очевидные решения проблемы, а как же IT-аутсорсинг, которые предоставляют разные компании?

Это ответ на комментарий (отмена - x)
Все материалы