Система маркировки «Честный знак» затрагивает всё больше товарных категорий. Это значит, что в работу с ней вовлекаются всё новые участники рынка. И как новички в любом деле, так и здесь компании и предприниматели допускают типичные ошибки. О том, на какие грабли можно наступить, начав работать с маркированными товарами, и как минимизировать количество факапов, порталу Biz360.ru рассказала Юлия Мохова, специалист-консультант компании «Простые решения».
Юлия Мохова – специалист-консультант компании «Простые решения». Имеет высшее экономическое образование и опыт работы в банке. В компании «Простые решения» работает шесть лет, консультирует клиентов по торговым решениям и работе с маркировкой.
Все компании, занимающиеся продажей маркированной продукции, обязаны работать в системе «Честный знак». В ней каждому товару присваивается уникальный код, который отражает информацию о свойствах товара, его дате производства и сроках годности. Благодаря системе «Честный знак» контролирующие органы видят все этапы движения конкретной единицы продукции от производителя к конечному потребителю.
Маркировка каждой новой товарной категории становится обязательной для участников товарооборота постепенно. Сначала наносить маркировку обязаны производители и импортёры, позже к системе маркировке присоединяются оптовики и розница.
Например, с 1 сентября 2024 года нужно маркировать медицинские изделия – средства технической реабилитации. Сейчас маркировка этих товаров обязательна только для производителей и импортёров. Через полгода рознице нужно будет отражать продажи этой продукции через кассу. Ещё через полгода с маркировкой начнут работать оптовики.
Для работы с маркированными товарами всем участникам оборота необходимо пересмотреть свои бизнес-процессы: отладить нанесение кодов маркировки на упаковку, настроить электронный документооборот, внедрить в процессы приёмки и отгрузки товара использование нового оборудования (сканеры и терминалы сбора данных), настроить кассовое ПО.
Маркировка набирает в России всё большие обороты. Раньше она вводилась для одной, максимум двух категорий, одновременно. С 1 сентября 2024 года сразу шесть новых категорий подлежат маркировке. Скоро, наверное, не останется таких товаров, которые можно будет продавать без маркировки.
С 1 ноября 2024 года большинство категорий начинает работать с разрешительным режимом. Это значит, что вводится дополнительная проверка кодов на их валидность (соответствие) на кассе в розничной точке. Прежде чем добавить в чек товар и продать его клиенту, программа сначала проверяет код на возможность продажи.
Разрешительный режим вводится, чтобы при необходимости запрещать продажу той или иной партии товаров. Например, проведённые исследования выявили брак в партии медикаментов. Всю партию могут полностью заблокировать для продажи. На кассе при сканировании кода маркировки будет появляться сообщение, что этот препарат нельзя продавать.
Когда маркировка становится обязательной для новой товарной категории или распространяется на новых участников товарооборота, бизнес допускает одни и те же ошибки. Обсудим, как предприниматели могут избежать их.
Когда государство объявляет о введении маркировки в новой товарной группе, многие предприниматели не спешат готовиться к предстоящим изменениям. Они рассуждают примерно так. Во-первых, сроки ввода маркировки для участников товарооборота могут сдвигаться. Например, в этом году переносилась маркировка остатков товаров лёгкой промышленности. Во-вторых, регистрация пользователя в системе «Честный знак» занимает не больше 10-15 минут. Ещё некоторое время потребуется на подписание договоров, но этот процесс длится тоже недолго. Ну и думают – в случае необходимости мы и так всё успеем.
По нашему опыту, бизнесу стоит начинать работать с маркировкой до того, как у него пойдут первые сделки с товарами, подлежащими маркированию. Необходимо убедиться, что компания готова к такой деятельности и успела перестроить свои внутренние процессы. Прежде всего, нужно обучить всех сотрудников работать по новым правилам.
Каждому бизнесу требуется разное время на подготовку. Если у компании нет электронного документооборота, обязательного для использования системы «Честный знак», не автоматизирован процесс приёмки и отгрузки товаров, разнообразный ассортимент и высокий товарооборот, устаревшая товарно-учётная система и кассовое оборудование, то времени на внедрение маркировки потребуется больше. Настроить и отладить работу с маркированной продукцией в «запущенном случае» для производителей и импортёров реально за один-два месяца, оптовикам потребуется месяц, рознице – неделя.
Нужно учитывать фактор времени. Чем ближе к моменту внедрения маркировки, тем меньше свободных специалистов на рынке, которые могут помочь с подключением к системе «Честный знак» и настройкой работы в ней.
Можно настроить техническую часть за один день, если у компании актуальное ПО и есть в наличии необходимое для маркировки оборудование. Но если её сотрудники окажутся не готовы к работе в новых условиях, это приведёт к возникновению ошибок и замедлению бизнес-процессов.
Рекомендация. К работе с маркированным товаром надо готовиться – и делать это не в последний момент. Закладывайте на этот процесс хотя бы один месяц. Иначе есть риск, что в заявленные сроки вы не сможете начать работу в системе «Честный знак». А значит – можете получить штраф, если будете продавать маркированную продукцию с нарушениями.
Так происходит, если производитель или дистрибьютор перепутал партии для разных заказчиков. В системе «Честный знак» он верно отобразил информацию о том, какие коды и какой организации переданы. Но вмешался человеческий фактор – и водитель отгрузил заказы не тем адресатам. При дальнейшей продаже товара будут появляться ошибки при обработке чеков и электронных накладных.
Рекомендация. Получатели должны проверять каждую партию: сверять коды маркировки в электронной накладной с теми, что есть на товарах. Производителям и дистрибьюторам необходимо обучать персонал, чтобы минимизировать ошибки при отгрузке и доставке. В противном случае не избежать корректировки документов.
Любая компания может работать с маркировкой в личном кабинете в системе «Честный знак». Там можно заказывать коды маркировки, проверять их (например, правильные ли коды пришли в партии товара) и выводить из товарооборота.
Ошибка компаний, у которых есть товарно-учётная программа (например, «1С:Управление нашей фирмой» или «1С:Розница»), отражать в ней производство или движение товаров, а для работы с маркировкой использовать «Честный знак». Получается, что нужно вести фактически двойной учёт. Объясню на примере.
Розничный магазин получает партию маркированного товара и вместе с ним электронную приходную накладную в личном кабинете «Честного знака». Нужно проверить, те ли коды маркировки, что указаны в документе, нанесены на товар. К личному кабинету в системе «Честный знак» не подключается сканер, для таких целей существует специальное приложение. После сверки кодов в «Честном знаке» необходимо отразить приход товара в товарно-учётной программе. Для этого придётся вручную вносить данные из электронной накладной. То есть для работы с одной партией товара магазин использует и личный кабинет в «Честном знаке», и свою программу. Из-за чего тратит больше времени на выполнение операции по приёмке, если бы отражал её только при помощи 1С.
В программе «1С:Управление нашей фирмой» автоматизирована работа с маркированной продукцией и регулярно поддерживается маркировка новых групп товаров согласно последним изменениям в законодательствеЭто зона ответственности тех, кто ввозит такие товары. Они должны чётко следить за тем, чтобы для продукции указывалась верная товарная категория и получались коды из неё.
Рекомендация. Импортёры должны тщательно обучить персонал работе с маркированной продукцией и заполнением таможенных деклараций.
Если клиент возвращает продавцу вещь надлежащего качества, её код маркировки для дальнейшей продажи нужно вернуть в оборот. Кассир, оформляющий возврат, должен отсканировать код в момент пробития чека на возврат. Тогда оператор фискальных данных передаст информацию в «Честный знак», и код вернётся в оборот автоматически. Но бывают ситуации, когда кассиры забывают это сделать – товар приняли, а код не отсканировали. Либо код маркировки утерян покупателем.
Тогда в личном кабинете продавца в системе «Честный знак» этот товар будет числиться как не маркированный. При попытке его перепродажи появится статус «Выведен из оборота», осуществить продажу через кассу не получится.
Рекомендация. При возврате товара помнить о необходимости сканировать код маркировки. Если отсканировать забыли (или если код потерян), создать документ возврата в оборот, или в случае утери кода перемаркировать товар (получить в системе «Честный знак» новый код) и только после этого возвращать его на полку или витрину.
Иногда розничные магазины продают маркированные товары без сканирования кодов, рассчитывая, что их нарушение никто не заметит. Участник товарооборота может получить за это как минимум два штрафа – за нарушение сроков передачи сведений в систему «Честный знак» и за оборот товаров без маркировки. Штрафы по ним довольны высокие (максимальный для юридических лиц – 300 тысяч рублей). А за некоторые другие нарушения при неправильной работе с маркировкой грозит уголовная ответственность – например, за сбыт товаров с поддельными кодами маркировки.
Маркировку на товарах может проверить любой орган исполнительной власти и даже обычный покупатель. Если он приобретает товар из категории, подлежащей маркировке, и видит, что на кассе код не сканируют, может отправить фото продукции с чеком из магазина в приложение «Честный знак». По фото товара будет видно, что маркировка на нём есть, а по чеку – что на кассе код не считывали. После такого сообщения магазин неминуемо ждёт проверка.
Рекомендация. Работать с маркированными товарами так, как этого требует закон.
Описанные выше ошибки типичны в основном для новичков. Чем дольше компания работает с маркированными товарами, тем реже она ошибается. Во многом это связано с тем, что внутренние процессы с течением времени получается хорошо выстроить. И сотрудники успевают привыкнуть к новым правилам работы, из-за чего снижается проявление «человеческого фактора».
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
