Как малому бизнесу настроить работу с маркировкой и не допускать типичных ошибок

Прочтёте за 4 мин.

Рекомендации от эксперта компании «Простые решения» Юлии Моховой

IT-инструменты, которые использует Юлия Мохова

  • 1С:УНФ
  • Notion
  • Asana

Продукции, которая подлежит обязательной маркировке, на российских прилавках становится всё больше, её перечень постоянно расширяется. Для бизнеса, особенно розничного, это означает одно – рано или поздно придётся научиться работать с маркированными товарами. О том, как оптимизировать этот процесс и как избежать типичных нарушений, порталу Biz360.ru рассказала Юлия Мохова, специалист-консультант компании «Простые решения».

Досье

Юлия Мохова – специалист-консультант компании «Простые решения». Имеет высшее экономическое образование, после окончания вуза работала в банке. В компании «Простые решения» работает пять лет, консультирует клиентов по торговым решениям и работе с маркировкой.

Юлия Мохова

Зачем государство ввело маркировку

Система маркировки «Честный знак» позволяет контролирующим органам проследить движение каждой единицы товара от производителя до момента, когда его приобретёт конечный покупатель. Маркировка вводится государством для разных групп товаров, а сам процесс разделён на несколько этапов. Сначала она становится обязательной для производителей, через один-два месяца – для импортёров, а затем – для розницы и всех, у кого имеются остатки этой продукции без маркировки.

Например, маркировка молочной продукции стала обязательной для продавцов в конце 2021 года. А в декабре 2023 года – для госучреждений и заведений сегмента HoReCa (компании из сферы гостеприимства). Все гостиницы, рестораны, кофейни, бары должны теперь передавать сведения в систему «Честный знак».

Список товаров и участников обязательной системы маркировки постоянно пополняется. Так, в апреле 2024 года расширяется перечень товаров лёгкой промышленности, подлежащих маркировке. С мая по ноябрь 2024 года поэтапно станет обязательной маркировка безалкогольных напитков для всех участников их оборота, в марте начнёт работать с маркировкой БАДов розница, а позже и оптовое звено. Поэтому всё больше и больше компаний имеют дело с системой «Честный знак».

Когда бизнесу подключаться к системе маркировки

Предприниматель должен сам выяснять, вводится ли маркировка для его продукции или товаров, с которыми он работает. Раньше налоговая служба предупреждала компании об этом. Её специалисты сверяли коды ОКВЭД, зарегистрированные для конкретного бизнеса, с кодами товаров, подлежащих маркировке. И заранее присылали уведомление, если в ассортименте была продукция из этой группы.

Сейчас таких предупреждений нет. Вся информация о товарах, на которых должна быть маркировка, размещены на сайте системы «Честный знак». Там следует проверить коды ТН ВЭД – товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности. После этого проанализировать декларацию или сертификаты соответствия на продукцию – встречаются ли эти коды в вашем ассортименте.

Наша компания «Простые решения» мониторит ситуацию с маркировкой. И мы уже разослали информационные письма тем клиентам, которые работают с продукцией лёгкой промышленности. Объяснили, что именно подлежит маркировке с 2024 года. Мы хотим, чтобы малый бизнес разобрался в нюансах маркировки и заранее настроил бизнес-процессы под новые требования к своей деятельности.

Как оптимизировать работу с маркировкой

Я знаю ситуации, когда компании закрывали целые направления своей деятельности, лишь бы не иметь дело с маркировкой. Например, один ритейлер продавал среди прочих товаров шины для автомобилей. Когда для них ввели маркировку, просто вывел эту продукцию из своего ассортимента. Она приносила 3-4% от выручки, собственник посчитал, что дешевле совсем отказаться от шин. Но если подлежащий маркировке товар приносит компании более серьёзную часть дохода – в любом случае придётся работать с системой «Честный знак».

Это не такой сложный и дорогостоящий процесс, как принято думать. Самое трудное в нём – потратить время и ресурсы на перестройку бизнес-процессов. Все участники оборота должны зарегистрироваться в системе маркировки при помощи квалифицированной электронной подписи (о том, как получить КЭП, читайте тут). Для последующей работы с «Честным знаком» у них должен быть электронный документооборот. Что удобно, при регистрации каждому участнику подключается бесплатный «ЭДО Лайт».

Как выглядит цепочка маркировка в целом? Производители и импортёры описывают свою продукцию в Национальном каталоге и получают на неё GTIN – универсальный код, который позволяет идентифицировать любой предмет торговли – в виде штрихкода. Далее заказывают на каждую единицу продукции код маркировки в системе «Честный знак», вводят его в оборот, после чего с помощью электронного документооборота передают следующему участнику. Так продукция двигается до тех пор, пока не попадёт в розничные магазины. Когда товар продаётся, то он выводится из оборота с помощью ОФД (кассы).

Маркировка

Работать с маркировкой можно в личном кабинете «Честного знака». В него загружаются полученные GTIN на продукцию, из личного кабинета распечатываются коды маркировки, которые затем вводятся или выводятся из оборота. При этом можно вводить все данные вручную или загружать файлы в формате XML или CSV. Ручной ввод удобен только при небольшом количестве документов, а формирование файлов загрузки требует определённых компетенций от сотрудников.

Более оптимальный способ – интегрировать работу с маркировкой в товарно-учётную систему. Производители и импортёры могут получать в ней коды маркировки на основании производственных документов или заказа поставщику. Также большинство товарно-учётных систем самостоятельно могут разделить один большой заказ на несколько подзаказов, так как при заказе кодов маркировки существует ограничение на количество GTIN – не более 10 штук в одном заказе. 

Интеграция товарно-учётной системы с ЭДО позволит не создавать документы поступления товаров вручную и проверять коды маркировки, поступившие в организацию. В случае отгрузки можно в своей программе создавать электронный универсальный передаточный документ из созданной расходной накладной.

Цена внедрения

Если у компании есть учётная система, то её затраты на работу с маркированной продукцией будут минимальными. Ей потребуется только настроить свою систему для работы с маркировкой. Например, типовые конфигурации на базе 1С поддерживают работу с маркировкой. Если товаро-учётной системы нет, то потребуется её покупка и внедрение. Стоимость зависит от вендора и функционала.

Импортёрам и производителям для работы с «Честным знаком» нужно решить также вопрос о печати кодов маркировки. Будет ли их печатать типография или сама компания? В последнем случае потребуется принтер этикеток. Также следует приобрести 2D-сканер штрихкодов или терминал сбора данных

Рознице, не освобождённой от использования касс по 54-ФЗ, потребуется настроить кассу и купить 2D-сканер штрихкодов.

Если компания уже работает в системе «Честный знак» с какой-то группой товаров, то при добавлении новых категорий нужно лишь включить настройки для нового вида маркировки.

Типичные нарушения правил маркировки

Контролирующие органы (а это не только налоговая служба, но и Минцифры, Минсельхоз, таможенная служба и ряд других) чётко видят, работает ли с маркировкой та или иная компания. Если по какой-то причине компания не маркирует свою продукцию, хотя обязана это делать, или неправильно учитывает чужие товары, ей грозят штрафы. Их размер – от 50 тысяч рублей за мелкие нарушения и до 300 тысяч рублей за крупные. Рассмотрим основные нарушения:

  • Отсутствие маркировки. Ещё раз подчеркну главное: незнание того, что товар нужно маркировать, не освобождает от ответственности.

  • Неверный код маркировки. Коды не зарегистрированы в системе «Честный знак» или появляется ошибка при их сканировании.

  • Недопустимый статус кода маркировки. Код или не введён в оборот, или, наоборот, уже выведен из оборота. Производитель получил код, нанёс его на продукцию, но забыл ввести в оборот. Или код был выведен из оборота, но его пытаются передать между участниками оборота. Поэтому при получении товара любому участнику оборота необходимо проверять все коды: действующие ли они.

  • Продавец пробивает код одного товара несколько раз. Такое случается, когда при продаже, например, трёх бутылок воды кассир считывает одну и ту же марку три раза, а не сканирует каждую бутылку отдельно. Код маркировки уникален для каждой единицы продукции.

  • Торговля продукцией с чужими кодами. Бывает, что производитель отгрузил продукцию с кодами, которые введены в оборот, но в системе «Честный знак» значатся за другим магазином или юрлицом. Например, водитель машины перепутал упаковки товара, предназначавшиеся для другой организации. Если при получении не сверить коды в документах и на самом товаре, при дальнейшей продаже такого товара оптом или в розницу электронные накладные или чеки будут обработаны с ошибками.

Контроль за правильным использованием маркировки ведут не только различные министерства и службы, но и обычные покупатели. Они могут сканировать коды в приложении «Честный знак» и при выявлении ошибок отправлять о них информацию. Иногда приложение стимулирует пользователей быть активнее и назначает вознаграждение за какое-то количество отсканированных кодов или за найденные ошибки.

Предпринимателям стоит особенно внимательно подходить к работе с маркированной продукцией и настраивать свои процессы таким образом, чтобы избежать случайных ошибок.

Code

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-каналстраницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».

15 декабря 2023

Комментарии

0
  • Прокомментируйте первым.

  • Задайте вопрос
    по автоматизации бизнеса

    Наши эксперты ответят на вопросы по автоматизации бизнеса


    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Загрузить ещё
Идёт загрузка материалов