Lego для юристов: как устроен сервис автоматизации работы с документами

Если IT-продукт актуален и решает важную задачу, это ещё не гарантия успеха. Он может просто не соответствовать реальным потребностям клиентов. Хороший способ избежать этой ошибки – спросить у потенциальной аудитории, что она хотела бы видеть в новом продукте. Это на собственном опыте выяснили основатели проекта Doczilla, которые потратили почти три года на разработку продукта, поначалу не попавшего в ожидания аудитории. О том, как вывести на рынок комплексное решение по работе с документами, порталу Biz4360.ru рассказал сооснователь проекта Doczilla Кирилл Буряков.

Юридическую фирму Lex Borealis я открыл вместе с партнёрами более 10 лет назад. Как и у всех коллег по рынку, создание документов и работа с ними отнимали у нас много времени и сил. А такую работу сложно назвать интересной или творческой. 

Наверное, каждый юрист мечтает облегчить себе выполнение рутинных задач. Для этого в 2015 году мы попробовали несколько иностранных решений, заплатив более 50 тысяч долларов. Этот опыт можно признать неудачным – программы работали не очень хорошо. Продукты требовали множества доработок , их нужно было локализовывать под российские реалии, и проблема заключалась не только в языке. Поставщики вроде готовы были сделать всё, что нам нужно, но выставляли просто заоблачный ценник. 

Примерно в это время я встретился со своим другом-айтишником Александром Бородиным, владельцем собственной IT-компании. Я рассказал ему об этих проблемах, Он послушал и сказал: «Давай мы тебе что-нибудь быстро сделаем». 

В результате всё это превратилось в совместное предприятие юридической фирмы и IT-компании. Оно стало отдельным юрлицом с собственной командой. Новую компанию мы назвали Doczilla – добрый монстр, который помогает победить «небоскрёбы» из бумажных документов. Сейчас по масштабу этот бизнес обогнал нашу юрфирму. 

Мы стартовали в 2016 году. Айтишники восприняли задачу как очень простую: написать несколько десятков строк кода – и всё заработает. Они посчитали, что трёх-шести месяцев на это вполне хватит. Но на практике всё оказалось гораздо сложнее: на создание конструктора документов ушло около трёх лет. 

В 2018 году мы вышли с нашим продуктом на рынок. Но оказалось, что рынок ждал немного другого. Идею оценили многие, но нас подвело исполнение. Когда мы показывали продукт, почти все потенциальные клиенты говорили: «Вау, классно, берём!» А дальше начинались проблемы. 

Клиенты постепенно понимали, что программу довольно сложно внедрить в их бизнес-процессы. Да и пользование сервисом было не таким простым, как, например, работа в Word. Людям было трудно разобраться, как всё устроено, как внутри этой программы создавать документы. В результате мы теряли 99 из 100 потенциальных клиентов. 

Люди хотели облегчить себе работу с документами. Но многих отпугивало, что для освоения продукта нужно прилагать усилия. Потенциальные клиенты соотносили вложения времени и денег с пользой, которую получали. Выгода для них была не слишком очевидна. Оценив все перспективы этого продукта, мы просто выкинули его в мусорку. Неудачный эксперимент обошёлся нам в несколько десятков миллионов рублей. 

На основе первого продукта мы создали новое решение – на этот раз для частных клиентов. Подготовили шаблоны самых распространённых договоров на разные случаи жизни. Думали, что предприниматели и частные лица будут формировать у нас на сайте документы, вставляя свои данные, и платить 250-500 рублей за каждый скачанный вариант. 

Но вскоре мы поняли, что российский рынок в этой части пока небольшой и несформированный. Чек маленький, а клиентов, готовых платить даже такие деньги, не так много. Мы посчитали: если даже займём 100% рынка, это не даст нам миллиардной выручки. Этот продукт – Doczilla.ru – существует и сейчас, но приносит нам не более 1% от общего оборота. 

Мы снова переключились на рынок В2В. На тот момент у нас ещё не было коммерчески успешного продукта, но уже появился опыт. Мы научились правильно ставить задачи программистам, связывать идеи юристов и мозги айтишников для получения чего-то реального. А главное – уже понимали свои ошибки и знали, как их избежать. 

За два года команда Doczilla прошла несколько акселераторов, среди которых были MTS StartUp Hub, «КРОК» и Sber500. Они тоже помогли нам заметить собственные ошибки и выбрать верный путь развития. Основным нашим промахом была разработка продукта «за закрытой дверью», в отрыве от будущих клиентов. Мы делали так, как считали нужным, а потом шли его продавать. Но рынку требовалось не то, что мы предложили. 

Теперь мы всё сделали по-другому. Сначала пошли к B2B-клиентам, чтобы узнать их мнение. Продукта у нас ещё не было – мы рассказывали им о нашей идее в том виде, в каком хотели её реализовать. Сделали презентации, скриншоты, слайды – как всё будет выглядеть, как клиенты смогут работать в новой системе. 

Я проводил по пять-десять таких встреч в неделю. Потенциальные клиенты, готовые платить за решение, сами рассказывали, что им нравится и что не нравится. Мы слышали от них возражения: «эта функция мне не нужна», «здесь мне неудобно». Таким образом, мы на основании обратной связи быстро корректировали процесс разработки.

Главный вывод, который мы сделали – бизнесу нужен не просто конструктор документов. Мы увидели запрос на комплексное решение: люди хотели вывести работу с документами на качественно новый уровень. 

Создание нового варианта конструктора началось летом 2019 года и заняло год. В отличие от первого опыта, у нас уже была база лояльных клиентов, которые знали нас и ждали наш продукт. Это – ещё один важный результат проведённых встреч. Многие из тех, кому показывали прототип за год до этого, стали нашими клиентами. 

Doczilla Pro – платформа, которая состоит из нескольких продуктов. В первую очередь это конструктор документов и совместная система их хранения в едином пространстве. Интерфейс и функционал конструктора привычны для пользователей Microsoft Word, они интуитивно понятны. Шаблоны интерактивные: автоматически меняются при изменении типовых формулировок. 

Система может быть доступна как в облаке, так и на сервере заказчика. Она позволяет упорядочить документы, предоставить к ним доступ для нужных сотрудников, сократить цикл сделки за счёт ускорения подготовки и согласования документов. 

Третий продукт, который мы только выпускаем на рынок, – возможность совместной работы с документом для разных компаний. Как правило, стороны пересылают друг другу документы на согласование по электронной почте. Некоторые пользуются совместной работой в Google Docs. Этот сервис предлагает базовый функционал: специалисты могут одновременно редактировать документ. Но у нашего продукта больше возможностей. Например, в документе можно устанавливать настройки доступа. Стороны могут редактировать только определённые части документа, а к остальным доступ закрыт. Это позволяет лишний раз не проверять весь документ в поисках несанкционированных правок, внесённых партнёрами.

Сервис также даёт возможность анализировать работу с документами. Программа отмечает, когда человек зашёл в документ, когда вышел, сколько времени в нём провёл, какую работу сделал. Так можно видеть, насколько эффективно построены бизнес-процессы. Например, статистика показывает, что в одном документе пользователи проводят слишком много времени. Начинаем разбираться – и находим сложные для заполнения поля. Понимаем, что в них можно автоматически загружать данные из внутренних систем компании, и делаем интеграцию. В результате документ готовится быстрее. 

Ещё один пример: наша аналитика выявляет документы, которые долго находятся на согласовании с контрагентами или внутри компании. Это сигнал для переработки таких договоров. В них можно улучшить структуру, убрать какие-то спорные положения. Это ускорит согласование и оптимизирует целый бизнес-процесс. Имея на руках данные и статистику, мы помогаем находить проблемные зоны. 

Сейчас мы готовим новый продукт — библиотеку знаний. Она будет автоматически наполняться разными формулировками на основе документов, с которыми работает компания. При этом программа может анализировать текст. Она понимает, в каком типе и разделе документа велась работа (например, договор купли-продажи, раздел «Ответственность сторон» и т.д.).

Редко бывает, чтобы новый документ писали «с нуля», особенно если речь идёт о договорах. Например, юристу нужно составить документ, похожий на тот, что он или его коллега делал год назад. Казалось бы, дело простое: возьми тот документ и создай новый на его основе. Но юрист может не найти нужный договор, не знать про его существование или просто забыть, что у него уже был подобный опыт.  

Когда юрист работает над новым договором в нашей системе, он может видеть формулировки, которые уже использовались в аналогичных документах. Причём не только в его договорах, а во всех подобных документах юристов компании. Формулировки расставлены по частоте употребления и некоторым другим показателям. И юрист решает, какую из них выбрать. Пока у нас есть только начальная версия этого решения, мы тестируем его и собираем обратную связь. 

Основная цель нашего продукта – повышение скорости и качества работы с документами. В компаниях, где установлен Doczilla Pro, документы готовят в два-три-четыре раза быстрее, чем до этого. У некоторых клиентов скорость работы с документами возросла в десять-пятнадцать раз. Тут всё зависит от того, насколько плохо обстояли дела с этим вопросом до нас. 

Скорость работы с документами напрямую влияет на время подготовки сделки. Наши клиенты быстрее подписывают контракты со своими партнёрами, и поэтому быстрее «добегают до денег». Мы сильно сокращаем цикл сделки, а чем он короче – тем выше финансовые показатели компании. 

Внедрение продуктов Doczilla оптимизирует рабочее время юристов. Обычно большая его часть тратится на рутинную работу, связанную с подготовкой договоров. Теперь юристы могут заниматься более интересными задачами и приносить своему работодателю больше пользы.

Ещё одна важная цель – рост удовлетворённости сотрудников от работы. Рутинная монотонная работа приводит к выгоранию в течение одного-двух лет. На это в России пока мало кто обращает внимание. Наоборот, многие думают: «Делай одно дело, что здесь сложного?» 

Но психология квалифицированных сотрудников устроена по-другому. Им необходим рост и интересная работа, иначе они будут искать, где «трава зеленее». Такие продукты, как наш, напрямую влияют на HR-функцию компании. Работодатель получает дополнительный инструмент для привлечения и удержания сотрудников. 

Всего у нас около 40 крупных корпоративных клиентов. Именно они приносят проекту основную выручку. Среди тех, кто пользуется услугами Doczilla, компании группы «Сбер», «Почта России», ПАО «МКБ», «Абсолют Банк», «Росатом», «Россельхозбанк», «Согаз», «Галс» и другие известные бренды. 

На малый бизнес мы пока не ориентируемся. На работу с небольшой компанией приходится тратить примерно столько же усилий, сколько на «Почту России». Поэтому нам пока выгоднее сотрудничать с крупным бизнесом. Тем не менее, небольшие клиенты у нас тоже есть. Для них мы установили специальные тарифы – от 30 тысяч рублей в год.

Специфика нашего продукта такова, что его мало просто купить. Здесь очень многое зависит от его внедрения в бизнес-процессы компании. Наши сотрудники поддерживают клиента на каждом этапе проекта. Когда он хочет ознакомиться с продуктом, с ним общается команда по развитию бизнеса. После подписания договора в процесс включается команда внедрения. А когда клиент начинает полноценно использовать продукт, помогает команда удержания и развития. 

Мы не впариваем продукт, не бросаем клиента на полпути без поддержки, а реально помогаем преодолевать проблемы. Если мы видим, что не можем помочь, отказываемся от проекта. Или, к примеру, если клиент не готов структурно или психологически – это вызовет слишком много проблем на этапе внедрения. В таком случае мы советуем клиенту поменять бизнес-процессы и только потом приступать к цифровизации. 

Основной способ оплаты нашего продукта – годовая подписка. Сумма зависит от объёма проекта и количества бизнес-процессов, которые компания планирует автоматизировать с помощью нашего софта. Цена варьируется от 30 000 рублей в год для малого бизнеса до десятков миллионов рублей для корпорации.

Некоторые крупные компании покупают наш продукт в бессрочное пользование. В этом случае цена в несколько раз выше, чем у годовой подписки. Тем не менее, кому-то удобен именно такой вариант. 

Doczilla интегрируется с продуктами 1С, «Битрикс», amoCRM и другими системами. В принципе, мы можем «соединить» наш сервис с любыми базами данных, системами электронного документооборота, ERP и CRM-системами. Услуги по интеграции оплачиваются дополнительно. 

Не все компании, которым наш продукт реально нужен, осознают его необходимость. Мы не раз слышали: «У нас нет проблемы, которую вы решаете». При этом компания проводит 10 000 сделок в год, над которыми трудятся больше сотни сотрудников. На подготовку сделки в среднем уходит три дня. Я спрашиваю: «Хотите успевать за один день?» А в ответ слышу: «Зачем? Нам и так нормально!» 

Мы много думали, как работать с этим возражением. Вроде это по всем признакам наш целевой клиент – у него есть проблема, которую мы решаем. Но он пока не осознал, что можно работать эффективнее. В таких случаях мы предлагаем посчитать выгоду от внедрения. Показываем, сколько денег можно на этом заработать или сэкономить. 

Иногда нам говорили, что из-за нашего решения придётся уволить людей. Например, в «Почте России» работают десятки тысяч человек по всей России. И если мы в десять раз ускорим подготовку документов – значит ли это, что надо в 10 раз сократить персонал? По факту после внедрения нашего продукта больших сокращений ни разу не происходило. Сотрудникам находят другие задачи, их переключают на более квалифицированную работу.

Взаимодействие с крупными компаниями тоже вызывает у нас определённые сложности. Обычно в них есть как минимум три-четыре человека, которые принимают решение о внедрении IT-проекта. Например, глава юридической службы, руководитель IT-отдела, вице-президент или кто-то ещё. 

И даже когда все одобрили проект, и он запустился, всё только начинается. В команде проекта со стороны клиента появляются новые ответственные лица. У них могут быть разные задачи, часто не совпадающие, а иногда и противоречащие друг другу. В больших компаниях есть «внутренние течения», конкуренция, личная неприязнь. Всё это наша команда должна учитывать при внедрении продукта. Иногда нужно лавировать между интересами разных департаментов, чтобы удовлетворить их потребности и никого не обидеть. У нас есть специалисты, умеющие работать в таких условиях. 

Конечно, с гигантами бывает непросто. С другой стороны, большие клиенты оплачивают большие чеки. Если их нет, единственно возможный путь развития – венчурное финансирование. В текущей ситуации это связано с огромными рисками: сейчас очень сложно искать инвесторов. Развиваться за счёт выручки надёжнее. 

Работа с крупными компаниями приносит нам не только деньги. Наверное, 70% новых функций в нашем продукте появилось благодаря большим и сложным клиентам. Они очень требовательные, работать с ними тяжело. Но в результате это даёт огромный выхлоп – в том числе для развития продукта. 

Выручка компании за 2021 год составила 92 млн. рублей. Это в четыре раза больше, чем в 2020 году. В прошлом году проект Doczilla впервые стал прибыльным – мы заработали 22 млн. рублей. Это не окупило все вложения, но, по крайней мере, у нас нет потребности в инвестициях. Штат за 2021 год вырос вдвое, сейчас у нас 55 сотрудников. 

События зимы-весны 2022 года внесли свои коррективы в нашу работу. Очень многие клиенты замерли, несколько месяцев у нас ничего не происходило. Только в июле рынок начал оживать. Сейчас у нас много контрактов на этапе подписания. Если мы подпишем всё, что запланировано, в этом году выручка составит больше 100 млн. рублей. С учётом текущей ситуации это неплохой результат. 

Потребность в наших услугах есть. Я уверен в том, что она станет ещё больше. Считаю, что рынок уже готов к такому продукту. Ещё три-четыре года назад многие крутили пальцем у виска и говорили: «Что за фигню вы придумали!». Сейчас порой даже не приходится объяснять, что мы делаем. Люди осознают, что работать с документами можно гораздо быстрее и качественнее, тратя на это намного меньше сил и ресурсов. 

Наша глобальная задача – закрыть весь жизненный цикл документа: подготовка, внутреннее и внешнее согласование, подпись, отслеживание исполнения. Пока мы только на середине этого пути.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360