Лучшая версия себя: как малому бизнесу повысить эффективность за счёт цифровизации

Цифровизация или цифровая трансформация – это процесс, который в перспективе должен способствовать росту компании. Технологии в этом случае – лишь инструмент, который помогает бизнесу измениться и стать более эффективным. О том, когда малому бизнесу пора задуматься об автоматизации процессов и с чего начать свой цифровой путь, порталу Biz360.ru рассказала руководитель отдела бухгалтерского обслуживания компании «1С:БухОбслуживание Рарус Центр» Анастасия Олейникова.

Если компания не адаптируется под изменяющуюся среду, рынки и потребности клиентов, она рискует потерять свои позиции. А в лидерах окажутся те компании, которые будут более технологичными, гибкими, способными к быстрым изменениям.

Потребность в автоматизации возникает тогда, когда существующие методы управления бизнесом перестают быть эффективными или не позволяют своевременно реагировать на изменения рынка и внутренние задачи компании. 

Например, предприятие производит продукты питания и в какой-то момент начинает поставлять их в сеть «Магнит». Происходит рост объёмов продаж и увеличивается количество операций во внутренних бизнес-процессах. Выполнять их вручную невозможно, так как постоянно возникают ошибки. Чтобы сократить количество ошибок, использовать ресуры более эффективно и не сорвать контракт с сетью, компания вынуждена задуматься об автоматизации. 

На старте бизнеса стоит подумать о ситуациях, когда он не сможет нормально работать без автоматизации. Вот несколько примеров: 

• предполагается высокий объём операций (например, открываются онлайн-продажи, растёт количество клиентов или поставщиков);

• важен точный учёт и управление финансами, запасами или клиентской базой;

• есть планы масштабирования и выхода на новые рынки в ближайшем будущем. 

Сигналами того, что без автоматизации не обойтись в сложившемся бизнесе, могут быть: 

• неэффективность существующих процессов, приводящая к задержкам, потере информации или высоким издержкам;

• необходимость повышения скорости обслуживания клиентов и сокращения времени выполнения заказов;

• требование к более точной и своевременной аналитике для принятия управленческих решений. 

Автоматизация бизнеса целесообразна, если она помогает повысить его эффективность, снизить издержки и подготовить компанию к росту. 

• Проанализируйте текущие процессы и определите те из них, которые требуют улучшения. Это те процессы, которые стали узким местом бизнеса: наиболее затратные по времени и ресурсам.
  
  

• Чётко сформулируйте, какой результат вы хотите получить в процессе цифровизации: повысить эффективность, снизить издержки, улучшить качество обслуживания и так далее.
  
  

• Начинайте с тех процессов, которые наиболее критичны для бизнеса и могут дать быстрый результат (например, внедрение системы учёта или CRM).
  
  

• Исследуйте доступные инструменты: облачные сервисы, системы автоматизации продаж и учёта, платформы для маркетинга и коммуникаций. 
  
  

• Внедряйте выбранные решения постепенно, контролируя их эффективность. 

При цифровизации бизнеса важно правильно задействовать финансовые, кадровые, технические и информационные ресурсы. Это необходимо для комплексного и сбалансированного подхода к внедрению новых технологий. Он помогает избежать лишних затрат, минимизировать риски и обеспечить своевременное решение возникающих задач. 

Кроме того, правильное распределение ресурсов способствует более эффективной адаптации сотрудников к изменениям, повышению производительности и достижению поставленных целей в кратчайшие сроки. 

Не стоит сразу пытаться автоматизировать все процессы. Начните с небольших шагов, которые принесут ощутимую пользу на коротком шаге, а затем расширяйте цифровизацию по мере роста бизнеса и накопления опыта. 

Наверное, то, что стоит оцифровывать в первую очередь – это клиентская база. Работа с клиентами должна осуществляться через CRM-систему, чтобы вести централизованный и эффективный учёт каждого, с кем общались ваши менеджеры. Так не потеряется ни один потенциальный клиент.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360