Командировки – рабочая романтика руководителей и менеджеров. Это получение важных переговорных навыков, которым невозможно научиться на тренингах, это «живые» контакты с клиентом или партнёром, это ценные победы и поражения. О том, как выжать из командировок максимум и как провести время в другом городе или стране с пользой для компании и для себя, в своей авторской колонке рассказал руководитель ГК ASVA Сергей Карпушов.
Сергей Карпушов, 40 лет, генеральный директор
ГК ASVA (продажа автозапчастей). Окончил Ейское высшее военное авиационное училище лётчиков, после чего был кадровым офицером. В 32 года решил получить гражданскую специальность и окончил экономический факультет Донского государственного технического университета. За 5 лет прошёл путь от регионального помощника менеджера по продажам до генерального директора ГК ASVA.
Сколько у меня было деловых поездок – по стране и за рубежом – уже и не вспомнить: Краснодар, Ростов, Волгоград, Ставрополь, Самара, Казань, Красноярск, Иркутск, Хабаровск, Владивосток, Санкт-Петербург, Алматы, Таллинн, Берлин и многие другие города.
Чаще всего передвигаюсь на самолёте, реже – поездом. Стараюсь приезжать на место накануне, чтобы восстановить силы после дороги и с утра выглядеть свежо и убедительно.
С документами, билетами и бронированием помогает личный менеджер, поскольку процессы уточнения дат, выкупа и доставки билетов занимают немало времени. Мне как руководителю лучше потратить его на подготовку деловой части командировки.
В начале карьерного пути я возвращался из командировок как выжатый лимон из-за полученного стресса и невозможности (как мне казалось) отдохнуть и расслабиться. Сегодня важные переговоры со стратегическим партнёром или потенциальным крупным клиентом – уже практически обыденная вещь. Хочу поделиться с вами своими советами о том, как можно достичь «командировочного дзена».
Главное в деловой поездке – её предстартовая часть. У зрелого менеджера в голове должно быть понимание и ответы на вопросы: «Зачем я еду?», «Какой результат я обязан привезти?», «Как мне его достичь?». Важно понимать, к кому вы едете и как предстоит вести диалог. К сожалению, многие менеджеры отправляются в рабочие поездки для «галочки» - чтобы погулять по новому городу и отвлечься от офисной рутины. Это проблема большинства новичков и тех, кто не особо беспокоится за судьбу компании.
Ещё один момент, который может провалить цель деловой поездки – когда менеджер идёт на поводу у принимающей стороны. Порой заботливый партнёр предоставляет возможность отдохнуть и весело провести время. Но это может полностью сбить вас с толку, поэтому лучше отказаться от подобных предложений.
Определитесь, что вам нужно: хорошенько отдохнуть в течение нескольких дней и потом краснеть на ковре у руководства, либо решить важную задачу – например, сдвинуть с места застоявшийся вопрос, принести пользу организации.
Чтобы переговоры на чужой территории не стали для вас стрессом, предлагаю проверенный временем и десятками командировок чек-лист.
1. Изучите клиента и конкурентную среду. Как уже говорилось выше, вы должны чётко понимать, к кому едете, что из себя представляет клиент, какие конкуренты есть в данной локации.
2. Информацию по первому пункту оформите в виде памятки. На свою память надеяться не стоит. Владея ситуацией наглядно в цифрах, вы будете чувствовать себя в новой среде гораздо увереннее и произведёте положительное впечатление.
3. По возможности получите дополнительную информацию о принимающей стороне: хобби, увлечения клиента, привычки (полезные и не очень). Общение на интересную для клиента тему между переговорами весьма разряжает обстановку.
4. Добавьте сведения, которые вы получили о клиенте ранее (в предыдущих встречах, от вышестоящего руководства и т.д.).
5. Теперь сформируйте первичное уникальное коммерческое предложение (УКП). Проанализируйте конкурентную среду и смоделируйте возможные предложения и условия работы. Предложение должно отвечать следующим требованиям:
-
покрывать выявленные вами потребности клиента;
-
иметь отличные условия (желательно в лучшую сторону) от условий со стороны фирм-конкурентов.
В ходе переговоров в УКП можно вносить незначительные изменения.
Знайте свои полномочия. Обязательно перед выездом обсудите со своим непосредственным руководителем границы, в которых вы можете действовать. Опрометчивые обещания с последующим невыполнением – плохое начало потенциального сотрудничества. Например, вы пообещали скидку 25%, а она не вписывается в ценовую политику компании на этой территории. Либо даёте дополнительные условия к гарантии (например, компенсации работ), а статьи на эти расходы в компании не существует.
Не стесняйтесь избегать скоропалительных решений по вопросам, в которых вы некомпетентны, либо эти решения выходят за рамки ваших полномочий. Лучше записать информацию в блокнот и предоставить клиенту ответ в ближайшее время. Например, клиент заявляет, что минимальная планка по отсрочке за купленную продукцию составляет 30 календарных дней. Если ваша компания предоставляет только 14 дней, не торопитесь соглашаться на всё, чтобы заполучить контракт. Возьмите паузу и согласуйте эту деталь с руководством. А также обязательно уточните у клиента, единственный ли это камень преткновения.
В среднем по длительности каждая моя деловая поездка составляет 4-7 дней. Порой работа настолько насыщенная, что любой на моём месте не прочь был бы отдохнуть. Здесь помогает правильная расстановка приоритетов: командировка и отпуск – это разные вещи, поэтому возможность посмотреть другой город нужно рассматривать как бонус. Удовлетворять личные интересы в ущерб работе непростительно.
С опытом я научился находить баланс в командировочных поездках, и сейчас почти всегда успеваю и дела завершить, и посмотреть новые места. Опять же, всё решает подготовка. Заранее запаситесь информацией о городе, который предстоит посетить, составьте must-see-список памятных и рекомендованных к посещению мест. Для сбора информации подойдут «Википедия», тематические паблики в соцсетях, советы знакомых. Уточните режим работы достопримечательностей, и после успешно проведённых встреч и переговоров обязательно прогуляйтесь. В процессе подготовки к поездке важно грамотно составить маршрут, выбрать транспорт и состыковать передвижения по времени. В этом вопросе я, опять же, полагаюсь на нашего офис-менеджера.
Смена обстановки, возможность проявить себя и принести пользу компании, прокачивание навыков деловых переговоров, знакомство с ключевыми партнёрами, новые города и страны – всё это даёт лишь одна небольшая поездка. Тщательная подготовка к ней – залог уверенности и спокойствия. А это основной фактор успешных переговоров.
Читайте также:
Бизнес-трип со всеми удобствами: как заработать на чужих командировках.
Трудно быть боссом: десять факторов, омрачающих жизнь руководителя.
Сударь, защищайтесь: как работает сервис по защите сделок в интернете.
