(Не)видимые деньги: как бизнесу правильно принимать онлайн-платежи в 2025 году

Многие компании тратят существенные ресурсы на то, чтобы продать товар или услугу потребителю, но далеко не всегда задумываются о том, как правильно принять оплату. Из-за этого бизнес рискует вместо прибыли получить существенные штрафы от регулирующих органов. О ключевых нюансах приёма онлайн-платежей и о том, как избежать финансовых потерь из-за собственных ошибок, директор по развитию компании Payselection Всеволод Егоров рассказал порталу Biz360.ru.

Бизнесу важно работать с платежами клиентов аккуратно и прозрачно, чтобы не нарушить по незнанию законодательство. Особенно это касается приёма онлайн-платежей на сайте компании или в её мобильном приложении. 

Согласно закону 54-ФЗ, который регулирует применение контрольно-кассовой техники в России, предприниматели обязаны при приёме платежей использовать кассовые аппараты. Онлайн-кассы передают данные о каждой покупке в налоговую службу в режиме реального времени через интернет. Чем грозит бизнесу игнорирование законодательства в этой части: 

• Штрафы за неиспользование онлайн-касс. Для должностного лица размер штрафа составляет от 25% до 50% от суммы расчёта без ККТ, минимум – 10 000 рублей за первое нарушение. В случае выявленных нарушений в компании со стороны налоговой сначала выносится предупреждение, а затем следует штраф от 75% до 100% от суммы расчёта, но не менее 30 тысяч рублей. За невыдачу кассового чека предусмотрены дополнительные санкции: для ИП – штраф 2 000 рублей, для юридических лиц – 10 000 рублей.
  
  

• Административные штрафы за невыдачу чека или незаконные операции с картами физических лиц. Если предприниматель нарушает порядок расчётов, например, просит вместо оплаты сделать перевод на карту физлица, он может быть оштрафован на 50 000 рублей или более в зависимости от серьёзности нарушения. 

1. Определение организационно-правовой формы бизнеса 

Прежде всего, предприниматель должен принять решение о форме своей компании – будет ли это ИП (индивидуальный предприниматель) или ООО (общество с ограниченной ответственностью). Это важный шаг, потому что от организационно-правовой формы зависит дальнейшая работа с банками и ККТ. Например, ИП, которые занимаются ремонтом обуви или осуществляют безналичные расчёты с другими предпринимателями, избавлены от применения онлайн-касс. 

2. Открытие расчётного счёта 

Следующим важным шагом является открытие расчётного счета в банке. Это обязательное условие для легальной работы компании. Без расчётного счёта предприниматель не сможет проводить финансовые операции, в том числе получать платежи от клиентов. 

3. Выбор подрядчика для онлайн-платежей 

На что необходимо обратить внимание на данном этапе: 

• Удобство интеграции. Выясните, какой у вас сайт – на каком ПО он написан (например, 1C-Bitrix, Joomla RadicaMart, Tilda и т.д.). Если у вас нет опытного технического специалиста, важно выбрать платёжный сервис, который легко интегрируется с популярными платформами и не потребует сложной настройки.
  
  Для малого и среднего бизнеса лучший вариант – это выбор модульных решений, например, готовые CRM или интернет-магазины, где интеграция с платёжными системами происходит буквально в два клика. Это значительно упрощает процесс и сокращает расходы, поскольку не нужно нанимать отдельного технического специалиста. 
  
  

• Наличие международного сертификата PCI DSS. Важно поверить наличие актуального сертификата PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) у платёжного сервиса. Это международный стандарт безопасности, созданный специально для защиты данных платёжных карт. Он обеспечивает необходимый уровень защищённости во всей платёжной системе. Компания должна проходить сертификацию и размещать подлинник сертификата на своём сайте ежегодно. 
  
  

• Наличие онлайн-кассы у платёжного сервиса. Платежи и чеки должны работать в связке. Если предприниматель использует решения двух разных компаний – одно для платежей, а второе для онлайн-касс, ему придётся дополнительно настраивать взаимодействие между ними. 
  
  Лучше выбирать такие сервисы, которые уже имеют в своём арсенале оба решения – для обработки платежей и для работы с онлайн-кассами. Онлайн-касса позволяет в момент транзакции отправлять данные в ФНС, пробивать чеки и сразу посылать их клиенту. Если товар подлежит обязательной маркировке, касса это покажет. 

4. Обучение персонала работе с онлайн-кассой 

В идеале такое обучение должно быть минимальным. Хороший платёжный сервис предоставляет понятный личный кабинет, в котором каждый сотрудник видит только ту информацию, которая относится к его зоне ответственности. У бухгалтера – отчётность и чеки, у администратора магазина – заказы и транзакции, у директора – общая статистика. Самое главное, чему нужно научить сотрудников: как отменить транзакцию, как вернуть платёж корректно и проверить статус оплаты. Всё остальное должно быть интуитивно понятно и стабильно работать без сбоев. 

В идеале бизнесу стоит внедрить регулярный внутренний аудит или периодическую проверку знаний сотрудников по ключевым вопросам: как отменить транзакцию, как корректно сделать возврат, как проверить статус оплаты и убедиться, что чек сформирован и отправлен клиенту. Это обучение минимизирует ошибки и конфликты с покупателями. 

Центробанк, налоговая и Национальная система платёжных карт (НСПК) борются с «дропами» – картами, которые используются для отмывания денег и нецелевых переводов. Наиболее распространённый сценарий, который использует бизнес – перевод на карту физлица вместо оплаты. 

Например, магазин не хочет принимать оплату по официальным каналам, поэтому просит перевести деньги на карту физлица – собственника, продавца или кого-то из своих сотрудников. Ранее подобная схема позволяла избежать уплаты налогов, включая НДС, и уйти из поля зрения фискальных органов. 

Однако сегодня банки научились отслеживать подобные операции. Алгоритмы анализируют, кто получает средства, с каких карт, с какой регулярностью и формулировками. При подозрительной активности банк вправе запросить объяснения в рамках 115-ФЗ. Если клиент банка не сможет убедительно объяснить источник поступлений, его счёт блокируют. 

В некоторых случаях это может повлечь за собой налоговую проверку бизнеса, штрафы (для бизнеса в размере 20%-40% от суммы неуплаченного налога, для физлиц – 5% от суммы налога за каждый полный или неполный месяц задержки) и даже уголовную ответственность для обеих сторон, но в первую очередь для бизнеса. 

Дополнительный риск для бизнеса при переводах на карту – это возвраты. Клиент может заявить в банк, что не получил товар или услугу. В этом случае деньги будут возвращены через процедуру чарджбэка. Более того, если покупатель напишет в свой банк, что, допустим, ошибся номером телефона и сообщит об этом оперативно, банк имеет право отменить операцию, из-за чего продавец лишится осуществлённого платёжа. 

Для избежания финансовых рисков предпринимателям стоит с самого начала выстраивать платежные процессы в соответствии с требованиями закона и безопасности:

• открыть расчётный счёт;

• выбрать надёжного провайдера платежных решений с сертификатом PCI DSS и интегрированной онлайн-кассой;

• регулярно обучать сотрудников работе с платёжными сервисами. 

Это обеспечит соответствие всем требованиям регуляторов, а также повысит доверие клиентов, снизит операционные издержки и позволит бизнесу стабильно расти.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360