«Отдайте наши денежки»: как вернуть дебиторскую задолженность, не потеряв клиента

Прочтёте за 3 мин.

«Дебиторка – это работа не с цифрами и таблицами, а с людьми»

IT-инструменты, которые использует Филипп Щиров

  • Trello
  • Asana
  • Zoom

«Войти в положение» и предоставить перспективному клиенту отсрочку платежа – устоявшаяся практика в бизнесе. Многие крупные компании вообще не работают с подрядчиками без отсрочки платежей. Но любая дебиторская задолженность – это головная боль для компании и возможные проблемы с кассовым разрывом. О том, как работать с дебиторской задолженностью, порталу Biz360.ru рассказал директор сервиса «Альтап» Филипп Щиров.

Досье

Филипп Щиров – предприниматель из Нижнего Новгорода, сооснователь и директор сервиса облачной 1С «Альтап»эксперт по электронному документообороту.

Филипп Щиров

Отслеживать просроченную дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность – это все долги других организаций или физических лиц перед вашей компанией. Она бывает двух видов. Пока оговоренный срок оплаты за товары или услуги не наступил, образуется «нормальная» дебиторская задолженность. Например, если вы выполнили услуги, а клиент по условиям договора оплатит их позже. Если же в установленную дату оплата не поступила, такая задолженность уже является просроченной

Для бизнеса вполне естественно, если дебиторская задолженность составляет 10-25% от оборотных активов компании. При увеличении процента дебиторской задолженности вероятность спровоцировать кассовый разрыв критически возрастает. 

Кассовый разрыв – это ситуация, когда у компании не хватает средств на погашение обязательных платежей. Иными словами, это временный дефицит денег. Основная опасность кассового разрыва в том, что он может стать постоянным: выручки компании хватает для расчётов по всем обязательствам, но средства поступают неритмично и часто – позднее того момента, когда они вам нужны для погашения собственных обязательств. Компании приходится одалживать деньги, чтобы исключить долги перед своими подрядчиками и командой. 

При решении проблемы с дебиторской задолженностью нужно направлять усилия не на её решение, а на недопущение такой ситуации. необходимо выстроить эффективную систему работы с дебиторкой внутри компании. Тогда для возврата задолженности обращаться за помощью к юристам вам придётся только в крайнем случае. 

Выстраивать схему работы по возврату платежей внутри компании

Перейдите к еженедельному контролю дебиторской задолженности, чтобы не возникало проблемы неравномерных платежей с критической ситуацией в конце месяца. В малом и среднем бизнесе для отслеживания дебиторской задолженности не нужно устанавливать специальных программ, достаточно обычной CRM-системы или специализированной программы 1С. Указывайте в них сроки, когда заказчик обещал перевести деньги, и в случае непоступления средств напоминайте о платеже в этот день. 

Так, для отслеживания дебиторской задолженности в платёжном календаре 1С есть функционал для планирования и контроля суммы остатков денежных средств в кассе и на расчётных счетах. Увидеть отчёты о задолженностях можно во вкладке «Руководителю» → «Планирование» → «Платёжный календарь». 

1С 

Иногда причиной задержки оплаты может стать смещение приоритетов: компания не планирует пользоваться вашими услугами в ближайшее время и направляет деньги на более срочные нужды. Например, оплатить налоги, выдать зарплату сотрудникам. Тогда задача наших менеджеров – продать услуги компании ещё раз, убедить в том, что работать с нами выгодно для их бизнеса. 

Деликатно напоминать клиентам об оплате

Безусловно, часть клиентов не оплачивает счета в срок не из злого умысла или холодного расчёта. Причины задержки платежа бывают разные. Например, у клиента сезонный бизнес, или он сам ждёт оплаты дебиторской задолженности. 

Трудности в бизнесе клиента постепенно разрешатся, а вот восстановить испорченные отношения с ним будет сложно, а иногда и невозможно. Поэтому важно сочувствовать проблемам клиента, относится к ним с пониманием, общаться уважительно, а не на повышенных тонах. 

Работу с клиентами, которые задерживают оплату по дебиторской задолженности, мы ведём в такой последовательности: 

  • Шаг 1. Сначала мы звоним клиенту и в спокойном, дружелюбном тоне интересуемся, почему не поступили деньги и когда он оплатит услуги. Если клиент объясняет причину и называет дату возврата, ещё раз напоминаем об оплате. Иногда у клиента возникают проблемы в бизнесе, и он реагирует на звонок эмоционально: повышает тон в разговоре, не хочет объяснять причину неуплаты. Наш менеджер даёт ему возможность высказаться и пытается его успокоить. Если клиенту требуется два-три месяца для оплаты задолженности, то просим написать гарантийное письмо.

  • Шаг 2. Если гарантийное письмо не помогло в оплате дебиторской задолженности, мы отправляем официальное предупреждающее письмо. В нём указываем информацию о сумме платежа и номер счёта, а также обозначаем срок оплаты. Как правило, демонстрация серьёзности намерений в возврате задолженности помогает её вернуть.

  • Шаг 3. Работу с заказчиками, у которых накопилась крупная сумма дебиторской задолженности, мы передаём руководителю отдела продаж, чтобы не отвлекать сотрудников от их основной деятельности. Для общения с такими контрагентами можно привлечь юриста или бывшего пристава, они помогут подготовить документы для дальнейших разбирательств. 

Подводим итог

Предоставлять возможность отсрочки платежей – вынужденная мера для бизнеса. Отсрочка платежа помогает выживать на рынке с высокой конкуренцией, заполучить крупного клиента, предоставив ему особые условия оплаты или закрепиться в ниши при выходе на новый рынок. 

Возврат дебиторской задолженности – это работа не с цифрами и таблицами. Это работа с людьми. В бизнесе важно сохранять отношения с клиентами, чтобы продолжать с ними работать в будущем. Основные шаги при работе с заказчиком, который задерживает оплату дебиторской задолженности, мы оформили в таблицу. Будем рады, если она пригодится и вам.

Альтап

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-каналстраницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен»

   

20 февраля 2023

Комментарии

0
  • Прокомментируйте первым.

  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Загрузить ещё
Идёт загрузка материалов