Сыграть на опережение: как не допустить появления просроченной «дебиторки»

Прочтёте за 4 мин.

Рекомендации из книги Дмитрия Ткаченко «Сбор долгов без судов»

Компания должна начинать работать с дебиторской задолженностью не в момент, когда контрагент не оплатил счёт, а гораздо раньше – ещё на этапе переговоров. Так считает Дмитрий Ткаченко, бизнес-тренер, специализирующийся на продажах и работе с «дебиторкой». О том, как предотвратить появление просроченных задолженностей, Дмитрий Ткаченко рассказал в своей книге «Сбор долгов без судов». С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем ряд важных практических рекомендаций из неё.

Сбор долгов без судов 

Профилактика возникновения долгов

Когда договор подписан, продукция отгружена, услуга оказана, наступает период предусмотренной договором отсрочки платежа, в течение которого дебиторская задолженность не является просроченной. Какие основные задачи на этом этапе стоят перед сотрудником, отвечающим за работу с долгами? Их несколько. 

Задача № 1: Правильно оформить документы 

Продавцы часто относятся к договору и иным бумагам как к формальности для бухгалтерии, не вполне понимая, что халатное отношение к документам может сделать невозможным взыскание долга. 

Как-то на одном из тренингов по работе с долгами ко мне подошла участница и рассказала, что у её организации есть должник, который отказывается погасить долг в несколько миллионов рублей более двух лет. Что делать? Мой первый уточняющий вопрос был таким: «Почему вы не судитесь?» В ответ она потупила глаза и сказала, что у организации нет документов, подтверждающих факт поставки. Моё резюме на её слова было кратким: «Это не они вам должны, а вы им сделали подарок». 

Задача № 2: Получить обратную связь об удовлетворённости поставкой 

Дело в том, что некоторые клиенты для затягивания оплаты используют простой манипулятивный приём: находят повод для придирки, но не сообщают об этом поставщику, пока тот не позвонит с вопросом об оплате. Тогда должник разыгрывает спектакль: «И после того, как вы поставили некондицию (не соблюли сроки, привезли не ту номенклатуру и т.п.), у вас хватает наглости звонить и спрашивать об оплате?! Будем платить так же, как вы нам поставили!» 

Часто это именно манипулятивный приём. Чтобы не дать его реализовать, нужно получать обратную связь от клиентов об удовлетворённости поставкой и сразу решать все спорные вопросы. 

Один из способов подстраховать себя - включить в счёт фразу: «Полная или частичная оплата этого счёта говорит о принятии товара по количеству, качеству и ассортименту». 

Задача № 3: Сделать звонок за три дня до даты платежа 

Это необходимо, чтобы уточнить факт внесения в график платежей и напомнить об оплате. 

Приведу пример эффективного решения этой задачи. Дистрибьюторская компания, занимающаяся поставкой снеков в розничные торговые точки, ввела должность кредитного контролёра, одной из функций которого был обзвон клиентов за три дня до даты платежа и уточнение информации о внесении суммы долга в график платежей компании должника. 

Результатом такой работы стало сокращение вдвое краткосрочной просроченной дебиторской задолженности клиентов, плативших по безналу. Показатель был достигнут благодаря тому, что, если в торговой точке теряли счёт или обнаруживались другие причины, мешавшие своевременно осуществить платёж, их устраняли в течение трёх дней, и торговая точка успевала заплатить вовремя. До введения должности кредитного контролёра организация начинала контактировать с должником лишь в день, когда платёж не приходил. Вследствие этого минимум один-два дня уходили на решение технических вопросов. Руководство организации подсчитало, что затраты на зарплату нового сотрудника с лихвой окупаются за счёт сокращения краткосрочной просрочки. 

В обязательном порядке звоните рисковым клиентам за три дня до платежа, для того чтобы узнать о включении в очередь на оплату. И не стесняйтесь говорить «спасибо» компаниям, точно и в срок выполняющим свои обязательства. Это можно сделать письмом или разместив «белый список» поставщиков у себя на сайте. Если у компании, находящейся в таком списке, возникнет выбор, кому из поставщиков заплатить, а кто подождёт, то при прочих равных нежелание покинуть такой список может оказаться решающим в вашу пользу. 

Текущий мониторинг контрагентов

Серьёзной ошибкой является проведение проверки контрагента только один раз - в начале сотрудничества. Необходимо вести регулярный мониторинг ситуации. Например, с помощью информационных систем (таких как «СПАРК-Интерфакс», «Глобас» и другие). Многие из них имеют функцию, которая так и называется - «Мониторинг». После внесения контрагента в список для мониторинга при появлении любой новой информации о нём в базе (смена директора/учредителей, изменение уставного капитала, смена юридического адреса, иски, реорганизация и т.д.) вам на электронный адрес придёт письмо с информацией об изменениях. Таким образом, вы получите возможность проверить поступивший сигнал - не является ли это действие первым шагом к «сливу» организации. 

Перечислю основные индикаторы, которые нужно отслеживать при текущем мониторинге. 

1. Смена директора, учредителей.

2. Реорганизация и смена юридического адреса.

3. Смена фактического адреса

Эти три параметры важны, так как часто являются первыми шагами после принятия решения о «сливе» организации. 

4. Смена главного бухгалтера. Чрезмерно частая смена главных бухгалтеров может говорить или о дурном нраве генерального директора, работать рядом с которым сложно, или о том, что в организации происходят события, нести субсидиарную ответственность за которые главный бухгалтер не хочет.

5. Сокращение оборота (по налоговой отчётности). В ряде случаев может означать, что основной оборот потихоньку переводится на новое юрлицо, а действующее может быть через какое-то время «брошено».

6. Возникновение проблем у партнёров клиента.

7. Потеря ключевых сотрудников

Эти причины иного рода. По сути, это риски ведения бизнеса организацией, в случае возникновения которых проблемы по цепочке возникнут и у вас. 

8. Частые, большие по сумме или критические по типу иски к компании. Если к компании много претензий, то у неё либо проблемы с выполнением договоров, либо недостаточная платёжеспособность, либо другие контрагенты что-то знают и фиксируют наличие задолженности в суде перед началом процедуры банкротства. Критические типы исков: банкротство, споры о ключевых активах (недвижимость, доли в других компаниях), споры между акционерами/собственниками. 

9. Большие или критические исполнительные производства в отношении компании. Большая сумма исполнительного производства подтверждает наличие крупного долга, который компания не смогла погасить. Если кроме долга взыскивается ещё и исполнительский сбор - значит, денег нет совсем, даже когда долг уже попал к приставам, так как такой сбор появляется, если не исполнить требования исполнительного листа вовремя. 

Критические долги - это задолженность по зарплате, налогам, долги по кредитам перед банками. Такую задолженность стараются погасить, если есть возможность, так как она грозит не только штрафами и пени, но и правовыми последствиями, вплоть до уголовной ответственности руководителя. 

10. Смена стационарных телефонов на мобильные. Переход в «мобильный режим» может быть способом оптимизировать доступность сотрудников, но иногда является шагом к исчезновению. Часть этой информации имеется в платных базах, однако в основном её можно получить, только регулярно общаясь с представителями контрагента и «держа руку на пульсе» происходящих у него событий. 

Подробнее о том, когда и как компании работать с дебиторской задолженностью, читайте в книге Дмитрия Ткаченко «Сбор долгов без судов».

Biz360.ru

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».

03 ноября 2020

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Идёт загрузка материалов