Многие небольшие компании для ведения бухгалтерии предпочитают не нанимать собственного бухгалтера, а передавать эту функцию на аутсорсинг специализированной фирме. Если подрядчик выбран правильно, то это экономит время, нервы и деньги. Но если вы ошиблись в выборе, то это может принести компании множество проблем. О том, как не ошибиться в выборе партнёра-аутсорсера и какие вопросы ему обязательно нужно задать до заключения договора, рассказал директор фирмы «ЗУБР Текнолоджис» Вадим Зарецкий.
Вадим Зарецкий, владелец и директор компании
«ЗУБР Текнолоджис», специализирующейся на внешнем бухгалтерском обслуживании и автоматизации предприятий на базе программных продуктов фирмы «1С». В IT-бизнесе с 1992 года. Начинал карьеру как инженер-программист, руководил отделами в Центре информационных технологий и программных средств Министерства экономики Республики Беларусь, в Республиканском вычислительном центре концерна «Белресурсы». После переезда в Москву в 2004 году работал руководителем проектов в одной из крупнейших компаний-партнеров 1С, 2,5 года руководил департаментом в компании-разработчике. В 2010 году запустил собственный бизнес.
Во многих аутсорсинговых компаниях зачастую всю работу с компанией-клиентом ведёт один-единственный человек. Он принимает «первичку» у клиента, он же её ввводит и сам себя проверяет, он считает зарплату, готовит кадровые приказы, формирует и сдаёт отчетность. Этакий «универсал восьмидесятого уровня». Понятно, что работающих бизнес-процессов, обеспечивающих приемлемые стандарты качества, при таком подходе создать не получится. Регламенты, обеспечивающие порядок в делах, в таких компаниях даже если и существуют, то контролировать их выполнение некому.
В какие сроки, кто и как будет принимать у вас первичные документы? В какие сроки и кем эти документы будут обрабатываться? Когда нужно будет предоставлять данные для расчёта сумм аванса и заработной платы? Кто и в какой день будет согласовывать с вами отчётность и суммы отчислений в бюджет? К кому можно обращаться с возникающими вопросами и за помощью?
Если аутсорсер сможет для вас формировать такие графики на каждый месяц, и вы будете знать ответы на эти вопросы – прекрасно! Если же нет – задумайтесь, как он собирается обеспечивать своевременность выполнения всех работ?
Да, есть руководители компаний, которым вся эта «внутренняя кухня» совершенно не интересна: главное, чтобы в бухгалтерской базе был порядок и не было штрафов, а как подрядчик этого добивается – его проблемы. Как показывает наш опыт, такой подход может принести директору много неприятных неожиданностей. Если не получить ответы на приведённые выше вопросы, с высокой долей вероятности можно прогнозировать, что ваша «первичка» будет теряться, зарплата выплачиваться с опозданием, а бухгалтер аутсорсера будет преподносить не очень приятные «сюрпризы». Например, одним прекрасным утром вам сообщат сумму налога к уплате, к которой ни вы, ни остаток на вашем расчётном счету, не готовы. Как следствие всего этого – штрафы, пени за просрочку и неприятные разбирательства с налоговым органом или с пенсионным фондом.
Кстати, о бухгалтере, который один ведёт ваш учёт. Ему приходится выполнять работы, требующие разной квалификации. Например, с вводом данных в базу справится и оператор, знакомый с основами бухучёта и работы в программе. Его услуги должны обходиться гораздо дешевле, чем работа квалифицированного главного бухгалтера с 10-летним опытом работы.
Но оплачивать все работы вам придётся по самой высокой ставке, т.е. по расценкам работы опытного бухгалтера. Кроме того, с тем количеством задач, которые необходимо решать, одному человеку справиться бывает очень сложно: очень часто кроме вашей компании этот человек ведёт ещё десятка полтора фирм.
Замечательно, если подрядчик берет на себя риски, связанные с оплатой возможных штрафных санкций, которые случились по его вине. И то, что он готов компенсировать вам расходы за свои ошибки, обязательно должно быть зафиксировано в договоре. На практике это означает, что заказчик имеет дело с высокопрофессиональными специалистами, работающими по определённой технологии, которые сознательно берут на себя подобные риски - чтобы клиент был уверен в качестве их работы.
Если вам ответят, что она будет находиться в компьютере бухгалтера или в сети компании-аутсорсера, то это значит, что – как минимум - у вас не будет оперативного доступа к базе и контроля реальной работы аутсорсера.
Если компания без дополнительных просьб и вопросов со стороны заказчика предоставляет ему доступ в базу, то это может считаться определённым «знаком качества» и признаком надёжности.
Понимаю, что многие начинающие руководители добровольно откажутся от возможности доступа к своей базе, дескать, я в этом всё равно ничего не понимаю, чего впустую тратить время. Но доступ всё-таки необходимо иметь, поверьте моему опыту. Это позволит отслеживать хотя бы сдачу отчётности – ведь никто не снимает с директора ответственности за ведение учёта в его компании. В противном случае может возникнуть ситуация, когда по заверениям аутсорсера «всё хорошо, прекрасная маркиза», но на самом деле в вашу базу вообще не вводятся данные, а недобросовестный аутсорсер сдаёт в налоговые органы «нулевую» отчетность.
Рано или поздно это выплывает наружу, но только тогда, когда органы начинают присылать требования и блокируют счета, т.е. когда предотвратить такую ситуацию уже поздно.
после прекращения договора с аутсорсером
Если такой пункт не указан в договоре, вероятнее всего, вам предстоит дополнительно потратить приличные суммы на то, чтобы новый бухгалтер или аутсорсер вводил остатки по счетам или даже определенный объём документов в новую базу. Бывали случаи, когда увольняющийся приходящий бухгалтер требовал отдельную сумму за предоставление клиенту его базы. Поэтому если вам говорят, что по окончании договора вам передадут только оборотно-сальдовые ведомости – подумайте, что вы с ними будете делать дальше и стоит ли пользоваться услугами такой компании?
Понятно, что ценообразование должно быть прозрачным. Но как эта самая прозрачность должна выглядеть в реальности? Заказчик должен чётко понимать, как формируется стоимость услуг аутсорсера, от каких показателей она зависит – например, от числа обрабатываемых документов, сотрудников в штате, хозяйственных операций и т.д. Если аутсорсер не может быстро и внятно объяснить, сколько будет стоить его работа при изменении тех или иных условий – вероятно, он в начале разговора просто на глазок оценил толщину вашего кошелька. Проблема такого подхода в том, что вы не сможете прогнозировать свои затраты на ведение учёта при изменении вашей деловой активности. Если же в договоре чётко прописано, что и сколько будет стоить - такой проблемы не возникнет.
Разумеется, срок работы компании на рынке не является определяющим фактором при выборе. Но работать с компанией-аутсорсером, которая только вчера сделала себе печать, значит, с большой долей вероятности сознательно увеличивать риски. Даже если в ней работают очень хорошие специалисты, им нужно время, чтобы, как минимум, сработаться друг с другом.
Передача бухгалтерии на аутсорсинг: типичные ошибки в коммуникации.
Что предпринимателю нужно знать о бухгалтерском учёте.
Краткий гид по налогам для предпринимателей.
