Рубрики:
  • Финансы
  • Менеджмент
  • 5

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: типичные ошибки в коммуникации

Прочтёте за 3 мин.
16 февраля 2016

Вадим Зарецкий – о «подводных камнях» взаимоотношений заказчика и подрядчика

IT-инструменты, которые использует Вадим Зарецкий

  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С-Коннект
  • Битрикс24
  • Пакет Microsoft Office

Многие небольшие компании для ведения бухгалтерии предпочитают не нанимать собственного бухгалтера, а передавать эту функцию на аутсорсинг специализированной фирме. Если подрядчик выбран правильно, то это экономит время и деньги. Для качественной работы важна не только грамотная коммуникация по профессиональным вопросам, но и то, насколько хорошо у клиента и подрядчика сложатся личные отношения. О том, какие «подводные камни» могут осложнить работу компании-заказчика и компании-аутсорсера, для Biz360 рассказал директор фирмы «ЗУБР Текнолоджис» Вадим Зарецкий.

Досье

Вадим Зарецкий, владелец и директор компании « ЗУБР Текнолоджис», специализирующейся на внешнем бухгалтерском обслуживании и автоматизации предприятий на базе программных продуктов фирмы 1С. В IT-бизнесе с 1992 года. Начинал карьеру как инженер-программист, руководил отделами в Центре информационных технологий и программных средств Министерства экономики Республики Беларусь, в Республиканском вычислительном центре концерна «Белресурсы». После переезда в Москву в 2004 году работал руководителем проектов в одной из крупнейших компаний-партнеров 1С, 2,5 года руководил департаментом в компании-разработчике. В 2010 году запустил собственный бизнес.

Вадим Зарецкий.jpg

Завышенные ожидания

Наняв компанию-аутсорсера, некоторые руководители считают, что получили её в безраздельное пользование, которое предполагает выполнение любого требования по первому «свистку». И искренне возмущаются, если их запросы не выполняются мгновенно, а ответы на вопросы не поступают в течение получаса. При этом не принимается во внимание тот факт, что стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга существенно ниже услуг штатного бухгалтера, и это достигается не за счёт демпинга, а благодаря выверенной технологии, которая строится на чётко прописанных стандартах оказания каждой услуги, в частности, по затраченному времени на каждый запрос и каждую операцию.

Такой подход позволяет качественно обслуживать одновременно несколько клиентов. Обращаю внимание: не одномоментно, а одновременно. Этот нюанс необходимо проговаривать, что называется, «на берегу». Но в стремлении получить нового клиента, зачастую менеджеры по продажам компании-аутсорсера не стремятся акцентировать на этом моменте внимание, а заказчику часто не до погружения в такие подробности – быстрее бы нанять людей, которые возьмут на себя такое скучное, непонятное и рутинное дело, как бухучёт и сдача отчётности.

Контактное лицо как лишнее передаточное звено  

Очень часто это звено становится самым слабым в цепочке взаимодействия. Понятно и оправдано желание владельца бизнеса или топ-менеджера делегировать полномочия, чтобы максимально освободить время на развитие и продвижение своей компании. Но в большинстве случаев решение нанять «за копейку канарейку, чтобы пела и не ела» не приводит к положительным результатам. Вчерашняя студентка выполняет функции личного секретаря, офис-менеджера, курьера, ну и заодно - контактного лица по взаимодействию с бух-аутсорсером. В результате такого «многостаночного» подхода документы не предоставляются вовремя, акты выполненных работ не подписываются неделями, счета не оплачиваются, отчёты согласовываются после предельно допустимого срока.

Генеральный директор не понимает, чем недоволен подрядчик – «есть сотрудник, который должен решать все эти вопросы, вот с ним и решайте, а меня от дел не отрывайте». Такое безграничное доверие может дорого обойтись. Как минимум, компания-аутсорсер вынуждена будет выставлять счета за дополнительные услуги, что не только увеличит затраты, но и усилит недовольство владельца фирмы-заказчика. А как максимум, с высокой долей вероятности можно прогнозировать, что договор будет в результате расторгнут - потому что отсутствие первичных документов автоматически влечёт за собой проблемы с грамотным ведением бухучёта и формированием корректной отчётности. Ведь не вовремя согласованные отчёты – это штрафы, которые по договору оплачивает фирма, которая ведет бухучёт. И дело не только в деньгах, дело ещё и в репутации, которая обязательно пострадает при таком подходе.

Аутсорсинг – это командная работа, и её успех в конечном счете зависит от того, насколько качественно выполняют свои обязанности все члены команды, как со стороны подрядчика, так и со стороны заказчика.

Самоустранение собственника
от контроля своей бухгалтерской базы
 

У нас есть клиент, который на старте сотрудничества предложил дать доступ к банковскому счёту фирмы, только чтобы мы его «не дергали по пустякам». В качестве последних он считал оплату платежей, перечисление налогов, а также предоставление «первички», корректное заполнение документов, согласование отчётности. Он так увлечён своим делом, что не хочет тратить ни минуты на то, что, как он считает, к делу не имеет отношения.

Но как бы вы ни доверяли аутсорсеру и своим сотрудникам, необходимо лично контролировать свою бухгалтерскую базу, чтобы понимать, как идут дела в компании.

Хамство как способ общения с подрядчиками

Иногда возникают ситуации, когда клиент воспринимает аутсорсера как некий аналог официанта, который обязан принести еду, убрать и помыть грязную посуду, выслушивать недовольство заказчика, и при этом молчать и улыбаться. Возможно, кто-то из коллег по рынку считает это нормальным, повторяя мантру про то, что «клиент всегда прав». Мы же не готовы мириться с таким отношением даже в период кризиса. Поэтому, когда мы услышали от клиента фразу «я не буду опускаться до общения с вами и ответов на ваши запросы», нашим ответным шагом было подписание соглашения о расторжении договора.

Аутсорсер – это партнёр. И самые конструктивные отношения с ним – партнёрские. Именно такой подход - гарантия качественного бухгалтерского сопровождения, и в конечном итоге – безопасности бизнеса.

Buh.jpg

Читайте также:

Как заработать на бухгалтерском учёте по франшизе.
Что нужно знать предпринимателю о бухучёте.
Краткий гид по налогам для предпринимателей. 



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Идеи для бизнеса Рубашка напрокат: как устроен сервис аренды мужских сорочек 21 сентября
    Рубашка напрокат: как устроен сервис аренды мужских сорочек
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Пришёл, увидел и купил: что такое лендинг пейдж и как он помогает продавать 20 сентября
    Пришёл, увидел и купил: что такое лендинг пейдж и как он помогает продавать
    Прочтёте за 10 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес – как по нотам: как заработать на школе музыки для взрослых и детей 20 сентября
    Бизнес – как по нотам: как заработать на школе музыки для взрослых и детей
    Прочтёте за 11 мин.
  • Менеджмент Особый подход: как эффективно управлять творческими сотрудниками 19 сентября
    Особый подход: как эффективно управлять творческими сотрудниками
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг 19 сентября
    Как выжать максимум из корпоративных подарков: рекомендации эксперта
    Прочтёте за 16 мин. Как выжать максимум из корпоративных подарков: рекомендации эксперта по бизнес-презентам
  • Менеджмент «Недооценённых» стало меньше: бизнес готов тратиться на оценку персонала 18 сентября
    «Недооценённых» стало меньше: бизнес готов тратиться на оценку персонала
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Бетон в России больше, чем бетон: как заработать на дизайнерских решениях из «банального» материала 18 сентября
    Бетон в России больше, чем бетон: как заработать на изделиях из «банального» материала
    Прочтёте за 7 мин.
  • Персоны К каким сложностям должен быть готов предприниматель, собирающийся покорить Америку 17 сентября
    Покоряем Америку: к каким сложностям нужно быть готовым
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы Разбор полётов: почему не «взлетел» и закрылся гастро-проект «Убер Шеф» 17 сентября
    Разбор полётов: почему не «взлетел» и закрылся гастро-проект «Убер Шеф»
    Прочтёте за 10 мин.
  • Маркетинг Рисковать и удивлять: несколько хороших способов отстроиться от конкурентов в индустрии красоты 14 сентября
    Несколько хороших способов отстроиться от конкурентов в индустрии красоты
    Прочтёте за 4 мин.
  • Персоны Как «Весёлый молочник» из США строит на Алтае ферму по евро-американской модели 14 сентября
    Как «Весёлый молочник» из США строит на Алтае ферму по евро-американской модели
    Прочтёте за 11 мин.
  • Менеджмент Вдохнуть в компанию вторую жизнь: как вернуть в устоявшийся бизнес «дух стартапа» 13 сентября
    Вдохнуть вторую жизнь: как вернуть в компанию «дух стартапа»
    Прочтёте за 11 мин.
  • Идеи для бизнеса Дети в балете: как заработать на занятиях танцами с артистами Большого театра 13 сентября
    Дети в балете: как заработать на занятиях танцами с артистами Большого театра
    Прочтёте за 9 мин.
  • Менеджмент Рублём и пряником: что работодателям нужно знать о материальной мотивации сотрудников 12 сентября
    Рублём и пряником: что работодателям нужно знать о материальной мотивации
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Автоматизация в HR-менеджменте: как устроен сервис по поиску работы рядом с домом 12 сентября
    Автоматизация в HR-менеджменте: как устроен сервис по поиску работы рядом с домом
    Прочтёте за 10 мин.
  • Менеджмент Бизнес с низким потолком: почему мини-отель не сможет генерировать большой доход 11 сентября
    Бизнес с низким потолком: можно ли заработать на мини-отеле
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как запустить массажно-оздоровительный салон в Израиле 11 сентября
    Бизнес в эмиграции: как запустить массажно-оздоровительный салон в Израиле
    Прочтёте за 7 мин.
  • Менеджмент О чём не знают будущие предприниматели: 10 важных рекомендаций от владельца бизнеса 10 сентября
    О чём не знают будущие предприниматели: важные рекомендации от владельца бизнеса
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в декрете: как заработать на домашних борщах, сырниках и котлетах 10 сентября
    Бизнес в декрете: как заработать на домашних борщах, сырниках и котлетах
    Прочтёте за 8 мин.
  • Персоны «В 17 реально страшно нанимать сотрудников на 30 лет старше»: история молодого предпринимателя 07 сентября
    «Хватайся за возможности»: история молодого предпринимателя
    Прочтёте за 5 мин.
Идёт загрузка материалов