Автоматизация – тренд, который становится всё более актуальным для компаний любого размера. Но небольшому бизнесу чаще всего нужно упростить конкретный процесс, а крупным компаниям – объединить всё в единую удобную систему. Сложность для малого и среднего бизнеса заключается в том, что эти компании не могут, как крупные структуры, вкладывать в процесс автоматизации огромные суммы с расчётом, что они окупятся через 5-10 лет. О том, какой процесс выбрать для автоматизации в первую очередь, директор компании SmartexSoft Елена Мухитова рассказала порталу Biz360.ru.
Елена Мухитова – директор компании SmartexSoft. Окончила МГСУ (МИСИ). После учёбы в вузе начала работать в IT-компании. С 2009 года занята в сфере информационных технологий. Компанию SmartexSoft возглавила в 2021 году.
Когда дело доходит до автоматизации, то малому и среднему бизнесу не обязательно создавать собственное IT-решение. В большинстве случаев оптимально подойдут готовые предложения, которые есть на рынке. Например, программы для документооборота, учёта склада или расчёта налогов. Сегодня почти для каждого бизнес-процесса можно найти удобное программное обеспечение, которое сэкономит время и упростит управление компанией.
Но перед тем, как приступить к автоматизации, следует выбрать процесс, который острее всего нуждается в оцифровке. И только после этого искать подходящий для его автоматизации IT-продукт.
Давайте разберёмся, как определиться с тем, что необходимо автоматизировать в первую очередь.
Если вы задумались об автоматизации, то сначала нужно тщательно описать все бизнес-процессы. Задайте себе простые вопросы: «Что мы делаем?», «Кто это делает?» и «Как это происходит?». Да, для анализа понадобится время, но без этого вы просто не сможете увидеть проблемные места и понять, что именно необходимо менять в деятельности компании.
Если сотрудники выполняют одни и те же задачи по-разному, то автоматизировать эти рабочие процессы будет сложно. Неясно, какой именно подход брать за основу. Например, менеджеры используют разные способы ведения клиентов:
-
таблицы Excel;
-
бумажный ежедневник;
-
заметки на телефоне.
Какой способ считать наиболее подходящим для бизнеса? Правильного ответа в данном случае не существует. Для автоматизации подходит процесс, где приняты единые стандарты, и сотрудники их придерживаются.
После этого составьте схему работы. Нарисуйте все ваши процессы в виде диаграмм или простых блоков. Это поможет увидеть всю картину целиком и найти те участки, где всё тормозит.
Например, если у вас интернет-магазин, разберите путь заказа: от момента, когда клиент нажимает «Купить», до доставки ему товара. Так вы сразу поймёте, где возникают задержки, и сможете их устранить.
Когда у вас будет на руках схема, остается только «вычислить», какой процесс нуждается в автоматизации. На необходимость перемен в нём укажут четыре признака:
-
частые ошибки из-за человеческого фактора;
-
высокие временные затраты на выполнение задач;
-
большие объёмы данных, которые сложно обработать вручную;
-
большое количество сотрудников, задействованных в одном процессе.
Часто можно услышать, что автоматизация необходима, когда штат компании начинает превышать какое-то число сотрудников. Это ошибочный подход. Автоматизация бизнеса не зависит от общего количества сотрудников в компании, а определяется количеством людей, занятых в конкретном процессе.
Пример. Если в компании 50 сотрудников, но каждый из них выполняет уникальные задачи, автоматизация может не потребоваться. Если из 20 сотрудников 10 заняты в бухгалтерии, то нужна система для автоматизации бухучёта.
Когда несколько человек выполняют один и тот же функционал, сразу возникает путаница: чем занят каждый сотрудник, кто отвечает за конкретную задачу и кому поручить что-то срочное, если время поджимает. Это не только мешает работе, но и может разрушить отношения в коллективе. Ведь кто-то обязательно заметит: «Почему Вася ничего не делает, а зарплата у нас одинаковая?». Если работа не организована чётко, недовольство быстро растёт, из-за чего страдает общий дух команды. В таком процессе исправить ситуацию может как раз автоматизация.
Автоматизировать следует те процессы, которые требуют значительных временных ресурсов. Анализируя затраты человеко-часов, можно рассчитать, сколько инвестировать в автоматизацию, чтобы она окупилась. Автоматизация считается рентабельной, если окупается за один-три года.
- Человеко-часы на управление клиентской базой за год до автоматизации: 1000 часов.
- Человеко-часы после автоматизации за год: 400 часов.
- Часовая ставка сотрудника: 700 рублей/час.
- Затраты на внедрение системы: 500 000 рублей.
- Затраты на поддержание системы за год: 100 000 рублей.
Рентабельность от автоматизации за первый год составит -30%. Это значит, что автоматизация не окупилась в первый год. Посчитаем, как ситуация обстоит на второй год после внедрения. Для этого увеличим количество часов в начале формулы вдвое, а также удвоим затраты на поддержание системы.
Рентабельность от автоматизации после двух лет составит 20%, это значит, что инвестиции в автоматизации окупились на втором году.
Каждый случай уникален, и решение о внедрении IT-решения должно основываться на детальном анализе текущей ситуации. Автоматизация – это стратегическое вложение, которое требует времени для реализации полной финансовой выгоды. Кроме финансовой стороны вопроса, автоматизации может повлиять на качество работы, но оценить этот эффект в цифрах заранее сложно.
Работать над эффективностью компании, конечно, нужно, но бросаться автоматизировать всё подряд – не лучшая идея. Главное правило для малого и среднего бизнеса – начинать с тех процессов, которые напрямую влияют на продажи и прибыль. Всё должно быть тщательно спланировано: от выбора процесса, который необходимо автоматизировать до анализа каждого этапа внедрения. Но сам процесс внедрения – это тема для отдельной статьи.
