Автоматизация в компании, имеющей собственное производство – это почти всегда вопрос времени. Рано или поздно потребуется вести детальный учёт на производстве и в продажах. Компания Marcel Robert решилась на автоматизацию именно по этим причинам. Но решить задачу сделать бизнес более прозрачным удалось не сразу. О том, почему собственнику бизнеса необходимо самому вникать в работу выбранного IT-решения и как увеличить выручку компании с помощью автоматизации, порталу Biz360.ru рассказала креативный директор Marcel Robert Арина Слабко.
Арина Слабко, креативный директор компании
Marcel Robert. Окончила факультет журналистики МГУ. Работала журналистом, снимала документальное кино на канале «ТНТ». Компанию Marcel Robert в 2009 году основал муж Арины – француз Эрве Марсель Роберт. Арина присоединилась к проекту в 2013 году. Изначально это была небольшая мастерская, в которой под заказ создавали ремешки для часов. Сейчас компания – люксовый бренд, который специализируется на изделиях из кожи: ремешках, сумках, кошельках, сверхтонких чехлах для гаджетов и т.д.
Изначально наша компания Marcel Robert была маленьким ателье, в котором работали три сотрудника и мой муж Эрве Марсель Роберт. Он – знаток дорогих часов. 20 лет назад он создал в России один из первых сервисных центров для мировых брендов часов. До этого работал во французско-швейцарской группе компаний Richmond, которая является представителем одиннадцати брендов, в том числе Cartier, Vacheron Constantin, Van Cleef & Arpels. Поэтому Эрве знал, что такое премиум-уровень и как должен работать люксовый бренд.
Когда муж решил создать собственное ателье по пошиву кожаных ремешков для часов, то хотел, чтобы компания развивалась и в России, и во Франции. Наше производство и офис находятся в Москве, потому что здесь выгоднее производить, а продаём мы в России и Европе. Эрве развивает европейскую часть нашего бизнеса, а я – российскую.
В своём ателье мы используем высокоточное оборудование. Для производства одного ремешка необходимо выполнить примерно 70 операций. И в каждой из них важна точность. Если где-то мастер ошибся на 0,1 миллиметра, то в итоге детали не подходят друг другу. Эрве с самого начала понимал: если хочешь создать люксовый бренд, то в компании должна быть точность и железная дисциплина. Это касается не только производства, но и учёта финансов.
То, что с учётом у нас не всё хорошо, выяснилось, когда мы перешли на массовое производство аксессуаров – чехлов для гаджетов. Мы используем много разных текстур кожи, размеров и толщин материалов, их цветов, сотрудничаем со многими европейскими поставщиками. С запуском массового производства начался и большой расход материалов, которые мы закупаем в Европе. И здесь контроль за финансами и работой производства стал особенно актуальным.
При переходе на массовое производство нам потребовалось контролировать расход кожи, чтобы не нести лишние расходы. Я составила таблицу Excel, но Эрве говорил, что так уже никто не работает.
Он изучил вопрос – и вместе с управляющей они приняли решение купить продукт «1С:Управление нашей фирмой» (далее – «1С:УНФ»). Эрве и управляющая стали работать в этой программе, а я боялась в неё даже заходить, так как ничего в этом продукте не понимала.
Я продолжала вести свои таблицы в Excel. И мои расчёты всегда были правильные, в отличие от учёта в 1С. Но я не могла высчитать расход материалов. Нашей ошибкой было то, что мы с Эрве на том этапе не захотели глубоко вникать в процессы учёта в «1С:УНФ» и доверили их управляющей.
Она тоже не очень хорошо знала продукт, поэтому в какой-то момент сказала, что нам нужен программист. Он позволит сделать решение 1С более удобным для того, чтобы грамотно выстроить в «1С:УНФ» наши процессы производства и учёта. Мы наняли программиста, он внёс почти сотню правок – изменял формы заказов, добавлял в документах какие-то поля и т.д. Это было кошмаром. Мы уже не особо понимали, что происходит. И всякий раз, когда требовались цифры – например о том, сколько нам должны клиенты – управляющая распечатывала их из таблиц Excel. На вопрос «Почему не из 1С?» она отвечала «Подождите, сейчас наладим программу, и всё будет».
Эта ситуация продолжалась три года. В какой-то момент мы осознали, что не понимаем, где в нашем проекте деньги. Мы работаем, а прибыли нет. Последней каплей стало то, что в какой-то момент мы взяли кредит в банке для выплаты зарплаты сотрудникам. У нас просто не было на это своих средств. Тогда Эрве поставил ультиматум управляющей – или она даёт нам правильные цифры из «1С:УНФ», или увольняется. Сейчас я понимаю, что она при всём желании не могла предоставить нам эти цифры – программа была искажена программистом и работала некорректно. Наша управляющая ушла.
А Эрве записался на обучающий курс «Оперативное управление в малом бизнесе с помощью 1С:УНФ», который проводила фирма «1С». Этот курс помог понять программу и её возможности. Эрве сказал тогда: «Надо же, программа сама считает все цифры по экономике и по производству. Мы просто неправильно её вели». Я до сих пор не понимаю, почему мы не начали автоматизацию с этого обучения.
На курсах стало понятно, что у нас в программе «1С:УНФ» все процессы, которые нужны компании, выстроены неправильно. К такому выводу пришёл Эрве и ведущий курса Юрий Павлов, руководитель компании «РАУ АйТи». Мы обратились в эту компанию за более детальной консультацией. Нас познакомили с одним из её ведущих аналитиков Ильёй Бандулей, который сказал, что нам не требуется доработка и дополнительное программирование. Программа с её базовым функционалом способна закрыть все наши потребности.
- «Руководители компании Marcel Robert приобрели продукт «1С:УНФ» и думали, что он решит все их проблемы. Но этого не случилось, так как никто не занимался изучением и моделированием их процессов в программе. Нанятый программист, видимо, не понимал, что требуется заказчику. Он сразу начал дорабатывать программу, решая локальные задачи компании. Тем самым запустив некорректный учёт. Получается, что Эрве и Арина вкладывали деньги в усовершенствование «1С:УНФ», но не получали желаемый результат: программа предоставляла им очень мало полезной информации», - объясняет Илья Бандуля, ведущий аналитик «РАУ АйТи».
Илья подошёл к работе совсем не так, как нанятый нами программист. Он приехал к нам на производство и спросил, какие цифры и отчёты мы, как собственники бизнеса, хотим видеть. Раньше мы отталкивались от цифр, которые нужны нашим сотрудникам – этот подход в корне неверный.
После этого Илья два дня провёл на нашем производстве, вникая во все детали. Чтобы смоделировать в программе наши процессы, ему нужно было понять, как у нас всё устроено: как мы работаем с заказами, как шьём продукцию и прочее. Он задавал очень много вопросов. Уже на этом этапе нам стало понятно, что наш подрядчик подходит к вопросу серьёзно. Мы наконец-то заплатили деньги за построение программы на нашей системе, а не за непонятные процедуры.
- «Не понимая, как именно компания работает с заказом, сложно понять задачи автоматизации. Мы провели моделирование самого важного для Marcel Robert процесса – производственного учёта. Оставили типовую конфигурацию «1С:УНФ», но исправляли изменения, сделанные привлечённым программистом. Изначально в продукте вёлся учёт ради учёта – какие-то лишние операции, незадействованные модули, неактуальные данные. За три месяца перезапустили продукт. Эрве и Арина теперь видели в программе не только всё, что связано с производством, но и финансовый учёт. Они стали получать корректные данные о расходах и доходах, которых у них раньше не было», - рассказывает Илья Бандуля.
Благодаря автоматизации мы стали видеть выработку каждого мастера – сколько времени он затрачивает на ту или иную работу, сколько минут у него уходит на изделие. Для нас это важно, так как ручной труд очень дорогой.
У нас увеличилась производительность труда. Мастера на производстве получают каждый день задание, которое распечатывается из 1С. Затем сотрудник, работающий в программе, вносит данные о том, сколько изделий сделал мастер за день и сколько материала потратил. В конце месяца мы получаем цифры по сдельным нарядам и видим, у кого из сотрудников переработка или недоработка. Благодаря этому у мастеров стало другое отношение к работе, появилось больше порядка и ответственности. Это позволило нам увеличить выручку даже в кризис.
Также мы стали считать, сколько материалов тратится на изделие. Теперь я могу не стоять на производстве и не следить, куда уходит каждый кусочек кожи. Все эти цифры я вижу в «1С:УНФ».
Сейчас мы понимаем себестоимость каждого нашего изделия. И на основании этого выстраиваем ценообразование. Это особенно важно, когда происходит расширение ассортимента – как сейчас у нас. Тут требуется анализировать разные цифры – закупку материалов, производство, продажи. Я не знаю, как ими оперировать без 1С.
Мы интегрировали наш интернет-магазин с «1С:УНФ», что облегчило работу с онлайн-заказами. Покупатель выбирает на сайте товар и способ доставки. Автоматически в базе 1С отображается, какая модель товара и какой цвет ему нужны. Эти данные отправляются на производство. Когда все процессы автоматизированы, то ошибки исключены. Наш клиент не может получить другую модель или не в том цвете. Интеграция сайта с «1С:УНФ» позволяет автоматически выгружать в наш интернет-магазин информацию о товарах. Нам не надо это делать вручную.
Сейчас мы экспортируем наш товар в Европу. И вся информация об отправленных заказах отображается в программе. Мы знаем, сколько изделий, когда и куда именно отправили, сколько стоила доставка. Я вижу данные обо всех продажах – оплаченные и неоплаченные заказы, возвраты, когда и как доставлялись товары клиентам и так далее.
Когда в компании есть наличные деньги, то за ними нужно следить. С помощью программы я могу найти, куда мы расходуем свои деньги, за что заплатили и переплатили. В общей таблице отображаются все наши расходы – от оплаты аренды до покупки шурупа. Это, конечно, удобно.
В программе есть отчёт по ежемесячным расходам компании. Если я вижу какие-то отклонения, то могу выяснить, почему они произошли. Такая систематизация помогает выявлять ошибки бухгалтера. Для меня вообще было открытием, что он может ошибаться. Например, бухгалтер перенесла оплаты за аренду с ноября на январь, из-за чего в январе получились бешеные расходы. Чтобы это понять, не нужно долго копаться в программе – буквально три-четыре отчёта, и всё становится понятно.
Мы видим динамику бизнеса по дням и годам, понимаем, падаем мы или поднимаемся. Сейчас мы быстро реагируем на падения, потому что уже видим, какие рекламные инструменты как работают, какой ассортимент наиболее востребован.
Ключевой момент любого бизнеса – мало кто из предпринимателей знает, сколько он зарабатывает. А мы все эти данные видим в программе. Благодаря этому мы поняли – у нас достаточный уровень дохода и заказов. Так мы решились на покупку нового оборудования.
Сейчас сложно посчитать, сколько мы потратили на автоматизацию. Установка программы «1С:УНФ» обошлась вполне бюджетно, а за выстраивание в ней архитектуры мы заплатили около 200 тысяч рублей. Плюс была ежемесячная поддержка – около 30 тысяч рублей. Да, мы заплатили за привлечение аналитиков, потратили довольно много денег, но это стоило того. Взамен мы получили понимание, где в бизнесе наши деньги.
Эти траты на автоматизацию по сравнению с Европой очень низкие. Мы уточняли, сколько стоит внедрение европейской программы на производстве – 80-100 тысяч евро. Консалтинг перед внедрением стоит около 50 тысяч евро. И сами решения не обладают тем функционалом, что есть в 1С.
Мы планируем установить в производственном зале экран. Наши сотрудники при входе на производство будут кликать бейджиками и таким образом отмечать, сколько времени они там проводят. Это тоже позволит лучше контролировать эффективность работы.
Мы расширяем ассортимент, добавляя в него новые аксессуары – в частности, кожаные ошейники. Мы растём, и не боимся роста, потому что в результате автоматизации контролируем все процессы в нашей компании.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
