Вкалывают роботы: как цифровые ассистенты избавляют бизнес от рутинных задач

Виртуальные помощники – это технологичный способ снять часть нагрузки с сотрудников. В отличие от полноценных IT-систем, цифровые ассистенты довольно просто интегрируются в существующую инфраструктуру, что значительно сокращает время на их внедрение и настройку. О том, как цифровые помощники позволяют бизнесу избавить сотрудников от рутинных задач, директор по развитию продуктов ROBIN компании SL Soft Иван Мельников рассказал порталу Biz360.ru.

Цифровые ассистенты – новый виток развития автоматизации. В его основе – искусственный интеллект, RPA (программные роботы) и OCR (оптическое распознавание символов). Цифровые помощники могут заменять человека в отдельных бизнес-процессах, выполняя как единичные, так и комплексные рутинные задачи. 

Внедрять цифровых ассистентов можно поодиночке или в связке с другими IT-решениями, на базе процессного движка. Они могут быть полезны сотрудникам разных отделов: бухгалтерия, техподдержка, HR, юридический отдел, секретари, администраторы и т.д. Рассмотрим подробнее, какие задачи живых сотрудников могут выполнять цифровые помощники. 

Виртуальный помощник может проверить контрагента на благонадёжность. Специалист отдела закупок сообщает роботу ИНН контрагента, а тот анализирует, нет ли записей по нему в реестре недобросовестных поставщиков и в других государственных базах данных. Через несколько секунд у сотрудника перед глазами перечень возможных рисков или свидетельство благонадёжности проверяемой компании. 

Также цифровой ассистент может работать с коммерческими предложениями: проверять соответствие их оформления всем требованиям компании и оценивать реальную стоимость содержащихся в них товарных позиций. Например, если несколько поставщиков выслали компании коммерческие предложения, в которых один и тот же товар предлагается по разным ценам, робот способен быстро узнать среднюю стоимость этого товара по широкому спектру источников – от площадок госзакупок до маркетплейсов. Так сотрудник убеждается, что поставщики не завышают цены или не демпингуют. 

Например, в биотехнологической компании виртуальный помощник получает заявки от внутренних пользователей компании на закупку офисных принадлежностей, составляет и отправляет запросы поставщикам о коммерческих предложениях. Если раньше этот процесс занимал до половины рабочего дня нескольких специалистов, то трудозатраты робота на аналогичный объём задач не превышает одного часа. 

Цифровой ассистент помогает рекрутёру подбирать кандидатов и анализировать резюме. За считаные минуты он может изучить все представленные на нескольких онлайн-площадках резюме, выбрать подходящие по нужным параметрам и автоматически выслать кандидатам приглашения на собеседование. Такой функционал особенно востребован в компаниях, которым постоянно требуется линейный персонал – например, торговым сетям или телеком-провайдерам. 

В одном из отечественных информационных агентств цифровой ассистент работает с пакетом документов от соискателя. Он проверяет их комплектность, распознаёт информацию, автоматически заводит во всех информационных системах компании карточки сотрудника и учётные записи. Таким образом, специалист HR вообще не вмешивается в этот процесс. 

Цифровой ассистент может принимать первичную бухгалтерскую документацию, распознавать и категоризировать её, в том числе отделять акты от счетов, выделять заданные сущности в документах (например, условия оплаты и поставки, реквизиты сторон), проверять корректность оформления и другие параметры, а также заводить проверенные релевантные данные в информационную систему.

В службе технической поддержки цифровой ассистент осуществляет полный цикл обработки сервисной заявки. Он может принимать, классифицировать и категоризировать обращения, выяснять потребности заявителя и контролировать дальнейшее движение заявки, вплоть до её выполнения. Кроме того, цифровой помощник способен подготовить ответ на типовой запрос на основе базы знаний компании. 

Взаимодействие пользователя с цифровым ассистентом может происходить по нескольким сценариям. 

• Чат-интерфейс. Наиболее привычный формат общения. Например, при поиске информации сотрудник задаёт вопрос в чате, а ассистент находит ответ в корпоративном регламенте или документе. 
  
   
  
  

• Настройка ассистента на выполнение операций в определённое время (запуск по регламенту). Например, если сотруднику ежедневно или еженедельно необходим сформированный отчёт по статистике продаж, в настройках цифрового ассистента прописываются периодичность и время запуска такого процесса. К нужному моменту все необходимые специалисту данные уже находятся в его чате, на электронной почте, в файловом хранилище или в другом удобном месте. 
  
  

• Настройка на выполнение по определённому условию. Например, автоматизированную проверку коммерческого предложения от поставщика можно запустить сразу же, как только от него пришло письмо. В этом случае не нужно ждать, пока сотрудник отдела закупок скачает вложенный пакет документов и через чат даст ассистенту соответствующую команду. Система самостоятельно мониторит поступление коммерческих предложений на электронную почту специалиста, понимает, какой комплект документов относится к какой закупке, собирает всю необходимую информацию, в том числе проверяет реквизиты контрагента по базе ЕГРЮЛ и другие параметры. 

У виртуальных помощников есть несколько основных преимуществ: 

• их внедрение не относится к категории сложных, длительных и ресурсозатратных проектов;
  
  

• существует большое количество преднастроенных цифровых ассистентов, «заточенных» под разные задачи. Соответственно, роботам можно найти применение в каждом департаменте, где присутствуют рутинные операции;
  
  

• простота в использовании: любой сотрудник, обращаясь к цифровому ассистенту через чат-интерфейс, может быстро и довольно легко освоить этот инструмент. 

Нужно иметь в виду, что при внедрении такого рода инструментов бизнес может столкнуться с сопротивлением персонала (оно почти всегда присутствует при внедрении новых технологий или принципов работы), а также с низкой эффективностью цифровых помощников (если они внедрялись без учёта специфики компании). Но эти проблемы вполне решаемы, особенно если учитывать экономическую эффективность, которую дают правильно внедрённые цифровые помощники.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360