Игра вдолгую: как поэтапная автоматизация позволила компании увеличить прибыль

Многие предприниматели оттягивают начало автоматизации до того момента, когда работать по-старому становится невозможно. И в этом случае компанию ждут серьёзные потрясения, так как приходится внедрять IT-решение в обстановке аврала. В компании Bodo пошли другим путём: там задумались об автоматизации в тот момент, когда решили увеличить объёмы производства, а само внедрение проводили поэтапно - без стрессов и авралов. О том, как была проведена поэтапная автоматизация в торгово-производственной компании, порталу Biz360.ru рассказал предприниматель Сергей Сидоренко.

В 2016 году предприниматель Сергей Сидоренко, который оказывает услуги по автоматизации бизнеса, начал сотрудничество с компанией Bodo. Это бренд детской одежды, который создали и развивают Надежда и Вячеслав Русаковы. Их проект появился в 2009 году, когда супруги-предприниматели купили в городе Боровичи готовый швейный цех – вместе с имеющимся оборудованием и штатом сотрудников. 

«У нас с женой была сеть розничных магазинов, но опыта в швейном производстве мы не имели. Мы хотели отшивать в этом цехе нижнее бельё для своих магазинов, а также выполнять заказы сторонних организаций. Но буквально на следующий день после покупки цеха всё оборудование пришлось сдать на металлолом - оно оказалось старое и непригодное. До сделки мы об этом не знали», - рассказывает Вячеслав Русаков. 

В первые два года цех отшивал различную продукцию – от ползунков до постельного белья. Тогда бренда Bodo не существовало, его зарегистрировали позже - в 2011 году. 

«С появлением товарного знака возникла потребность сузить ассортимент и заострить на чём-то внимание. Мы остановились на детской одежде. У нас в то время как раз появился второй ребёнок и возникла мысль - зачем одевать ребёнка в одежду чужих брендов, если есть собственное швейное производство? И производство, можно сказать, развивалось вместе с нашим ребёнком: рос ребёнок и под него в ассортименте появлялись новые вещи», - вспоминает Вячеслав Русаков. 

До 2015 года он с супругой не участвовал в операционной работе проекта, этим занимался нанятый менеджер. Но после расставания с ним супруги решили взять бразды правления в свои руки. Надежда стала отвечать за производство, а Вячеслав – за автоматизацию и развитие компании. 

«Тогда же мы задумались об автоматизации, потому что понимали, что КПД производства и наших продаж очень низкий. В этом мы убедились после того, как впервые поучаствовали в отраслевой выставке в Москве. Там мы нашли несколько оптовых покупателей, готовых работать с нами. Но оказалось, что мы не готовы сотрудничать с ними – ни производство, ни отдел продаж. Вот тогда мы поняли, что нужно перестраиваться во всех направлениях», - вспоминает Вячеслав Русаков. 

Начать решили с автоматизации оптовых продаж. Бренд Bodo в 2016 году планировал запустить собственный интернет-магазин для оптовых клиентов. Для этого штатные программисты начали сотрудничество с подрядчиком по автоматизации, но эффективной работы не получилось. И тогда почти случайно выбор пал на другого исполнителя - индивидуального предпринимателя Сергея Сидоренко, который оказывает услуги в сфере автоматизации на базе продуктов 1С. 

Сотрудничество началось с того, что Сергея Сидоренко познакомили с внутренними процессами компании Bodo. Он увидел, как работает производство и склад, узнал, как в компании устроены продажи. Штатные программисты поделились своими представлениями о том, как связать между собой склад, производство и сайт для эффективных продаж. 

«Я предложил использовать для внедрения продукт «1С:Управление нашей фирмой» (далее – «1С:УНФ»). У компании своё производство, и было понятно, что со временем понадобится управленческий учёт и в этом подразделении. А «1С:УНФ» как раз идеально подходит и для автоматизации продаж, и для учёта на производстве», - рассказывает Сергей Сидоренко. 

В конце 2016 года начался процесс внедрения этого решения. И как это часто бывает, автоматизацией только одного бизнес-процесса, дело не ограничилось. 

Первое, что было сделано – структурирование всей базы товаров в 1С и присвоение штрихкодов продукции. Карточки товаров сопровождались в 1С качественными фотографиями продукции, которые позволяли наглядно представить каждую вещь из ассортимента. 

«Основные характеристики одежды – цвет, размер и артикул. Их ввести в базу 1С довольно просто. Но есть другие важные параметры – например, состав ткани, сертификат, сезонность, для ребёнка какого пола и какого возраста предназначена данная вещь. Мы придумали, как добавить эти данные в базу «1С». Это очень помогло нам, когда чуть позже бренд создал собственный интернет-магазин для розничной торговли. Все параметры легко выгрузились на сайт и легко преобразовались в фильтры для поиска», - говорит Сергей Сидоренко. 

До автоматизации отдел продаж компании принимал заказы от оптовых клиентов через электронную почту или мессенджеры. Покупатели в свободной форме писали, какие позиции из ассортимента им нужны и в каком количестве. Менеджерам было тяжело обрабатывать такие заявки вручную. 

Для улучшения клиентского сервиса в процессе автоматизации разработали прайс-лист для оптовых покупателей в «1С». Он содержал карточки товара и информацию об остатках продукции. Менеджеры выкладывали прайс-лист на облачный ресурс, откуда его скачивали клиенты. Они вводили информацию о количестве нужного товара, в прайс-листе автоматически рассчитывалась сумма заказа. После чего клиент присылал свой файл на почту менеджеру, а тот загружал его в «1С». Времени на обработку заказов стало тратиться значительно меньше. 

Параллельно с этим сотрудники Bodo начали вести в «1С:УНФ» складской учёт и выпуск готовой продукции. 

В 2017 году бренд Bodo стал сотрудничать с маркетплейсом Wildberries. В то время торговля через подобные онлайн-площадки только зарождалась. 

«Все тогда были первопроходцами. Никто не понимал, что нужно делать, чтобы соответствовать требованиям комиссионера. Нам пришлось многое адаптировать в программе «1С:УНФ», плюс подключать электронный документооборот. Работа с комиссионерами, пожалуй, была самым сложным этапом автоматизации», - констатирует Сергей Сидоренко. 

Для публикации новых товаров на маркетплейсе он разработал таблицу «Спецификация» в 1С». Файлы с информацией о товарах выгружались из базы, а затем вручную вносились в личный кабинет на площадке. Wildberries каждый месяц присылал отчёты о продажах, данные из которых менеджеры вручную вносили в «1С». Заниматься подобной работой было довольно сложно: один отчёт мог содержать несколько тысяч строк, абсолютный максимум – 40 тысяч. В процессе автоматизации был разработан механизм, который позволил автоматически загружать информацию из документов комиссионера в базу 1С. 

«Кроме того мы разработали отчёт по остаткам продукции у комиссионера и по взаиморасчётам с ним. Всё это позволило компании Bodo впоследствии быстро выходить на другие онлайн-прощадки. Сейчас проект сотрудничает с 12 маркетплейсами и ежегодно реализует через них более 250 000 единиц своей продукции», - замечает Сергей. 

В 2018 году бренд Bodo запустил интернет-магазин для розничной торговли. Благодаря интеграции с «1С:УНФ», из базы 1С автоматически выгружаются на сайт все товары. Когда посетитель сайта оформляет заказ, то данные попадают в 1С и товары для него резервируются на складе. 

Затем менеджеры обрабатывают заказы в 1С и отправляют их на сборку и проверку. Если всё в порядке, печатаются документы, а заказы передаются службе доставки. В год розничный интернет-магазин Bodo реализует более 6 000 товаров. 

С каждым годом компания получала всё больше заказов от оптовых клиентов. Работать с ними, как прежде – через прайс-листы в «облаке» – становилось тяжелее. Не всегда получалось оперативно информировать клиентов об актуальных остатках, из-за чего страдало качество обслуживания. Чтобы решить эту проблему, в 2019 году в Bodo разработали сайт для оптовой торговли. 

Он был интегрирован с учётной системой 1С. Все заказы с сайта автоматически транслировались в программу, а товары на складе резервировались. При этом остаток продукции сразу актуализировался и на сайте для розничных продаж. 

Для повышения клиентского сервиса на B2B-сайте появилась возможность отслеживать статусы заказов. Это позволяло клиентам понять, собран ли их заказ, находится он на сборке, сверке или на другом этапе. В личных кабинетах клиентов появлялись счета на оплату и накладные, которые формировались в 1С и выгружались оттуда. 

Сейчас все оптовые клиенты используют для работы B2B-сайт. За год через него было получено более 3 000 заказов. 

До 2019 года все заказы на складе собирались вручную – по распечатанному листу. Когда объём отгрузок увеличился, работать по-старому стало неэффективно – тратилось много времени. Плюс из-за человеческого фактора возникали ошибки – клиенты получали одежду не тех размеров или моделей. 

В 2019 году началась автоматизация работы склада. Решено было для сборки данных использовать терминалы. Вся продукция бренда Bodo уже содержала штрихкоды на этикетках, что упростило процесс автоматизации. 

«Мы доработали нашу учётную систему «1С», а в качестве программного обеспечения для терминалов использовали Mobile Smarts от российских разработчиков. Адаптировали интерфейс и бизнес-процессы работы терминалов под деятельность склада», - говорит Сергей Сидоренко. 

При оформлении заказа менеджеры по продажам отправляют информацию о нём на склад. Там заказ автоматически появляется на большом экране в зоне проверки и отгрузки товаров. Он попадает в очередь заказов, где с ними работают сотрудники склада. 

Для сборки заказа сотрудник авторизуется по QR-коду в программном обеспечении терминалов. Это позволяет видеть в системе ответственного за сборку. Для проверки заказа каждая этикетка товара из заказа сканируется терминалом. На экране устройства отображается, сколько товаров уже проверено и сколько ещё должны пройти проверку. 

Если происходит отклонение от заказа, высвечивается информация об ошибке. Иногда заказы формируются несколько дней – покупатель может докладывать в корзину дополнительные товары или, наоборот, удалять некоторые позиции из своего списка в личном кабинете. Поэтому такая система проверки позволяет минимизировать ошибки при комплектации. 

«Внедрение терминалов сбора данных существенно повысило эффективность работы склада. С их помощью компания Bodo проводит инвентаризацию, приёмку товаров и прочие складские операции», - подытоживает Сергей Сидоренко. 

С 2019 года производственных мощностей стало не хватать для отработки всего объёма заказов. Тогда компания начала привлекать сторонние производства, размещая у них заказы на пошив. Чтобы работа с подрядчиками была прозрачной, в программе «1С:УНФ» ввели учёт взаиморасчётов. 

В программе разработали механизмы контроля за деятельностью подрядчиков. В системе «1С» отображается информация об отгруженных материалах и о том, сколько продукции из неё было сшито. 

С каждым годом в компании Bodo увеличивалась нагрузка на менеджеров по продажам: клиентов становилось больше, вопросов и заказов от них – тоже. Качество обслуживания стало снижаться, так как иногда менеджеры забывали совершить назначенные звонки или не успевали ответить на входящие. 

Для решения этой проблемы в 2020 году задумались о внедрении CRM. Представители Bodo рассматривали несколько решений, существующих на рынке. Но в итоге сделали выбор в пользу встроенных инструментов в «1С:УНФ» c доработкой их под своих задачи. Главный аргумент в пользу такого выбора – в этом случае вся информация, необходимая для работы менеджеров, находилась бы в одном месте. 

На первом этапе была произведена интеграция облачной телефонии «Мегафон» и 1С. Все звонки фиксируются в 1С и отображаются в программе. При входящем звонке автоматически открывается карточка клиента с информацией о нём и его заказах. После разговора менеджер может внести в карточку дополнительную информацию. В 1С есть возможность прослушать все разговоры сразу после их завершения. 

Благодаря механизму напоминаний менеджеры не забывают о выполнении важных задач и самостоятельно планируют работу с заказами. Разработана система уведомлений: менеджеры получают информацию о поступлении товаров и проверке заказов. 

«Внедрение CRM-системы в программу «1С:УНФ» способствовало улучшению взаимоотношений с клиентами и позволило эффективно организовать рабочий процесс сотрудников Bodo», - рассказывает Сергей Сидоренко.  

С начала внедрения программы «1С:Управление нашей фирмой» прошло четыре года, и на сегодняшний день компания Bodo использует около 80% её функционала. Были автоматизированы следующие бизнес-процессы: 

• учёт товаров на складах;

• производственный учёт выпуска готовой продукции;

• взаиморасчёты с подрядчиками;

• работа склада;

• обмен данными между 1С и розничным интернет-магазином;

• интеграция 1С с сайтом для оптовых клиентов;

• работа с комиссионерами;

• внедрение CRM-системы с виртуальной телефонией в 1С. 

Автоматизация бизнеса, с учётом покупки программного обеспечения и оборудования, обошлась компании Bodo примерно в 2 млн. рублей. 

«Автоматизация помогает нам своевременно адаптироваться к постоянно меняющемуся рынку и стремительно развиваться. За 2019 год наша прибыль выросла в 15 раз по сравнению с 2016 годом», - анализирует Вячеслав Русаков, директор Bodo. 

Сейчас в планах компании - автоматизация работы производства. Для его сотрудников будут разработаны и внедрены маршрутные листы и задания для смен, которые позволят вести учёт производительности и расхода материалов на каждом этапе. В 2021 году планируется сделать упор на розничную торговлю и создать собственное приложение для покупателей. Оно также будет выполнено на базе «1С:УНФ». 

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360