Кадровый учёт в компании: самые частые ошибки и самые большие штрафы

Для многих предпринимателей трудовое законодательство – настоящая terra incognita. Даже самые безобидные ошибки и просчёты в работе кадровой службы грозят работодателю значительными штрафами. Рассказываем о самых распространённых нарушениях Трудового кодекса и способах их избежать.

Как правило, проверка работодателя начинается с ознакомления с содержанием заключаемых им трудовых договоров. Поэтому к их составлению необходимо подходить с особой осторожностью. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие данные:

• Ф.И.О. работника, наименование работодателя и его ИНН;

• место работы и трудовая функция;

• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия;

• размер должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;

• режим рабочего времени и времени отдыха;

• условия труда на рабочем месте и др.

Отсутствие какого-либо из вышеперечисленных условий не повлечёт признание договора незаключённым. Однако это будет являться основанием для привлечения работодателя к ответственности (ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Чтобы избежать штрафа, в договоре с работником необходимо перечислить все существенные условия, которые указаны в качестве таковых в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Трудовой договор должен устанавливать конкретный размер зарплаты (оклада, тарифной ставки), а также всех полагающихся работнику доплат и надбавок. Вознаграждение за труд в части его величины должно прямо оговариваться в договоре.

Разного рода отсылки к локальным актам запрещены. Например, в договоре нельзя просто указать, что «работнику устанавливается оклад согласно штатному расписанию» или «премии за добросовестную работу устанавливаются в соответствии с коллективным договором». Подобные формулировки грозят штрафом. Поэтому величину зарплаты и премии следует прописать в самом договоре.

Размер зарплаты указывается в рублях (ч. 1 ст. 131 Трудового кодекса РФ). Если зарплату установить в иностранной валюте, то при колебании курса права работников могут быть нарушены. Они могут получить оплату в меньшем размере. На данное обстоятельство обратил внимание Роструд в письме от 20.11.2015 № 2631-6-1. Чтобы у инспекторов ГИТ не возникло претензий, величину зарплаты нужно указывать строго в российских рублях.

Важно, чтобы величина зарплаты была не ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ). Месячная зарплата работника не может быть ниже МРОТ, если он полностью отработал за этот период норму рабочего времени и выполнил нормы труда (ст. 133 Трудового кодекса РФ).

Следовательно, если получаемая сотрудником зарплата меньше МРОТ (скажем, по причине постоянного пересмотра минимальной зарплаты), трудовой договор должен устанавливать соответствующие доплаты до данного минимума.

Что касается авансов, то их также нельзя выплачивать в произвольном размере. Величина аванса должна быть пропорциональна отработанному времени. И если аванс выплачивается за половину отработанного сотрудником месяца, то его величина должна составлять половину месячной зарплаты.

По закону работодатели обязаны проводить индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134 Трудового кодекса РФ). Конституционный суд РФ в определении от 19.11.2015 № 2618-О признал, что работодатель, не относящийся к бюджетной сфере, в любом случае обязан индексировать зарплату своим сотрудникам.

Работодатели, которые не отнесены к госорганам, органам местного самоуправления, а также учреждениям, проводят индексацию в порядке, установленном коллективным договором и локальными нормативными актами.

Чтобы у сотрудников ГИТ не возникало претензий, положение об индексации необходимо прописать либо в трудовом, либо в коллективном договоре. 

Отсутствие в актах положения об индексации может быть расценено в качестве нарушения трудовых прав работников (определение Конституционного суда РФ от 17.07.2014 № 1707-О).

Другим частым нарушением, на которое обращают внимание проверяющие, является неправильное указание в трудовых договорах (правилах трудового распорядка, коллективных договорах и т.д.) срока выплаты зарплаты.

Следует учитывать, что в договоре указывается конкретная дата выплаты, а не период, в течение которого работодатель обязуется выплачивать зарплату. Такие условия, как «заработная плата за месяц выплачивается с 1 по 10 число месяца, следующего за оплачиваемым», лучше исключить из текстов локальных актов.

При этом, прописывая дату выплаты зарплаты, нельзя забывать об ограничениях, установленных Трудовым кодексом РФ. Крайний срок выплаты зарплаты – не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Поэтому в договоре нельзя указать в качестве даты выплаты зарплаты, например, 20-е число месяца.

Другое ограничение связано с периодичностью выплат в пользу работников. По закону работодатель обязан выплачивать работникам зарплату не реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Если проверяющие установят, что в договорах и локальных актах установлена иная периодичность (например, раз в месяц), работодателя могут оштрафовать за нарушение трудовых прав (постановление Верховного суда РФ от 29.01.2016 N 20-АД16-1).

Немало претензий со стороны инспекторов ГИТ вызывает работа кадровиков в части составления графиков отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (порядок его составления регламентирован ст. 123 Трудового кодекса РФ).

График отпусков в обязательном порядке должен быть утверждён работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года. Отсутствие графика неминуемо повлечёт штраф (решение Мосгорсуда от 18.08.2017 № 7-9931/2017).

При этом о времени начала отпуска работник должен быть извещён под подпись не позднее, чем за две недели до его начала. 

Если у работодателя отсутствуют подписи сотрудников об ознакомлении их с графиком отпусков, работодателя также могут привлечь к ответственности (по ст. 5.27 КоАП РФ).

Работодатели несут ответственность за нарушение норм трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение Трудового кодекса и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечёт наложение штрафа на ИП в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей. Повторное совершение данного нарушения грозит ИП штрафом в размере от 10 до 20 тысяч рублей, а для организации – от 50 до 70 тысяч рублей.

Самые большие штрафы установлены за невыплату зарплаты. Согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы влечёт наложение штрафа на ИП в размере от 1 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.

Повторная невыплата зарплаты увеличит штрафы для ИП до 30 тысяч рублей, а для организаций – до 100 тысяч рублей. 

Источник: Buh.ru.

«Жёсткий менеджмент»: как убить в себе жалость к сотрудникам.
Я знаю - ты сможешь: как правильно делегировать задачи сотрудникам.
«Спасибо, Таня!»: как разгрузить предпринимателей от повседневных задач.
biz360