Полный порядок: как автоматизация помогла упорядочить продажи в офлайне и через Instagram

Прочтёте за 4 мин.

Кейс компании Lady’s Showroom

IT-инструменты, которые использует Михаил Пинягин

  • 1С:УНФ
  • 1С:Бухгалтерия
  • Facebook
  • AmoCRM

При покупке в интернет-магазине или в Instagram клиент оказывается крайне недоволен, когда нужного товара, который он уже оплатил, не оказывается в наличии. Из-за плохого складского учёта компания Lady’s Showroom постоянно сталкивалась с такой ситуацией, но уже как продавец, и получала недовольные отзывы. О том, как удалось оперативно решить эту проблему, на конференции «Как увеличить эффективность бизнеса без огромных затрат» рассказал совладелец компании «Айтон» Михаил Пинягин.

Досье

Михаил Пинягин, совладелец и исполнительный директор компании  «Айтон». Опыт работы в сфере IT-технологий – более 15 лет. Профессиональный руководитель проектов, прошедший обучение по стандартам PMI (Project Management Institute). Разрабатывал сайты и собственные программные продукты на платформе 1С. Имеет большой практический опыт в решении задач по интеграции различных систем в единое информационное пространство. Руководил проектами внедрения управленческих систем класса ERP и систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Михаил Пинягин

Зачем потребовалась автоматизация

Мы делаем так, чтобы предприниматели России стали свободными от работы, которую могут выполнить компьютеры. На неё уходит много времени, а это всё можно автоматизировать. Я приведу кейс, в котором многие, наверное, себя узнают. 

Компания Lady’s Showroom занимается производством и продажей белья и пижам. У компании есть шесть торговых точек – три в Москве, по одной в Краснодаре, Санкт-Петербурге и Ростове-на-Дону. Но больше всего продаж идёт через Instagram, потому что с этого весь бизнес и начался. 

К нам пришёл совладелец этой компании Михаил Якушев и сказал: «У меня есть проблема. Мы иногда продаём отсутствующий на складе товар». Получалось, что компания брала с клиентов деньги, а нужного им товара на складе не было. Из-за этого происходили потери времени менеджеров при возвратах: им надо было решать все эти вопросы. 

Но что важнее, были репутационные издержки, то есть плохие отзывы о компании в Instagram. Владелец мне так и сказал: «Если случится ещё одна плохая «Чёрная пятница», то компанию можно просто закрывать». 

Step by step 

Разговор с Михаилом Якушевым, совладельцем Lady’s Showroom, состоялся в конце октября. А «Чёрная пятница» - крупная скидочная акция индустрии e-commerce - была 22 ноября. Нам нужно было решить задачу по автоматизации фактически за три недели. Казалось, что это невозможно, но мы взялись. 

У заказчика существовала своя собственная CRM-система, а учёт по, сути, отсутствовал. Вернее, он был таким – человек на складе в ячейке «Количество» выставлял ту цифру товара, сколько он его видел у себя на складе. И это была большая проблема. 

Какое было решение? Нужно было внедрить продукт «1С:Управление нашей фирмой», а для этого требовалось сделать очень много шагов. В частности: 

  • ввести все товары в 1С (речь идёт о 50 тысячах единиц);

  • присвоить штрих-коды товарам;

  • напечатать и приклеить этикетки;

  • инвентаризировать склад и внести результаты в 1С;

  • выполнить интеграцию 1С с существующей CRM;

  • научить пользователей работать в новом решении. 

Поскольку у Lady’s Showroom шесть торговых точек, мы остановились на такой системе, которая всегда будет доступна онлайн. Решили воспользоваться услугами аренды сервера. 

Всё идёт по плану

Те шаги, которые мы наметили в нашем плане, выполняли следующим образом: 

Перенести всю товарную базу компании в 1С. Тут у нас были некоторые вспомогательные вещи: существовала своя CRM-система, в которой уже был список товаров. Мы их взяли и загрузили в 1С. Для этого потребовалась работа двух программистов. 

Штрихкодирование и печать этикеток. При загрузке товаров массово присвоили штрихкоды товарам. Для печати этикеток на центральном складе и в магазинах использовали принтеры этикеток и стандартный функционал 1С. 

Инвентаризация. По максимуму использовали тот функционал, что существует в системах 1С. Мы взяли так называемый терминал сбора данных, подключили его, научили сотрудников пользоваться им. После этого они пошли сканировать весь склад. 

Интеграция 1С с CRM. Мы придумали такой сценарий: менеджер работает в CRM так же, как до этого. Для него ничего не меняется – в 1С он не будет работать. Мы решили так поступить, потому что не успели бы до «Чёрной пятницы» обучить всех менеджеров работе в 1С. Договорились, что CRM получает остатки товаров, заказы попадают сразу в 1С. Склад будет собирать их, работая в 1С. 

Обучение персонала. Мы сделали его в формате видеоинструкций. Выбрали их, потому что люди сейчас не читают, а смотрят. Видеоинструкции очень хорошо воспринимаются. 

Первые результаты

Запуск нашего решения произошёл как раз в «Чёрную пятницу». К этому дню склад был посчитан, этикетки наклеены, данные в 1С введены, интеграция осуществлена, оборудование на складе подключено. Я в этот день приезжал на склад, чтобы убедиться –всё будет хорошо, мы действительно запустимся, и не возникнет никаких проблем. В течение дня менеджеры как обычно получали заказы через Instagram или WhatsApp. Они оформляли это в своей CRM, кладовщики оперативно собирали заказы, сканируя товары, и запасы товаров оперативно уменьшались на складе. Это всё отражалось в CRM в реальном времени. 

После «Чёрной пятницы» у нашего заказчика не было ни одного возврата из-за отсутствия товара на складе. И ни одного отрицательного отзыва по этой же причине. 

Скорость сборки заказов увеличилась в два раза за счёт использования справочного адресного хранения, штрихкодов и печати документов. Кладовщику не нужно было бегать и вспоминать, где и какие товары у него лежат. Он, печатая те заказы, которые нужно собрать, сразу видел, в каком месте склада они находятся. 

Накопительный эффект

Результаты, о которых я сказал, были достигнуты непосредственно в «Чёрную пятницу». Но история на этом не закончилась. 

Мы интегрировали 1С с мобильным приложением, чтобы можно было использовать каталог компании и на смартфонах. Мы сами приложение для смартфона не делали, этим занималась другая компания. Но каталог загружается в приложение целиком из 1С, со всеми картинками, артикулами, цветами, ценами и так далее. Человек, работая в приложении, по сути, работает с 1С. Оформляя заказ, он оформляет его в 1С. 

Совладелец компании Михаил Якушев пожаловался на следующую ситуацию. Чтобы кассиру в магазине взять деньги из кассы и пойти купить кофе для офиса, нужно сделать три вещи. Необходимо произвести приём выручки из кассы ККМ в кассу организации, выдать из кассы организации денег подотчётному лицу, потом сделать авансовый отчёт с указанием того, что этот человек купил кофе. Михаил хотел, чтобы сотрудник писал в телеграмм-боте примерно следующее «Потратил 150 рублей на кофе». А дальше 1С автоматически оформляет все документы. Теперь это работает. 

Дальше произошла интеграция с «Почтой России». Сам механизм интеграции был разработан до нас, но суть не в этом. Это одна из вещей, важность которой наш клиент особенно подчеркнул. Он говорит, что раньше на то, чтобы отправить через «Почту России» или СДЭК посылку, тратилось много времени. Приходилось отправлять какие-то файлы, сейчас всё просто – буквально несколькими кликами в 1С можно создать перечень посылок, всё это отправить. После того как отправлениям присвоятся трек-номера, информация о них в виде отправляется клиенту автоматически. Раньше каждый менеджер компании Lady’s Showroom, отправлявший посылку, со своего телефона отсылал клиенту смс с трек-номером. Естественно, бывали ошибки – менеджеры путали цифры, смс уходили не тем клиентам или их забывали отправлять. Было много жалоб по этому поводу, сейчас клиенты довольны. 

Как общий результат – многократно возросла скорость работы интернет-направлений: ускорился приём заказов через Instagram и WhatsApp. 

Владелец видит показатели продаж. Раньше все менеджеры оформляли отчёты в Excel, в том числе и продавцы в офлайн-магазинах. Все отчёты сводились в единый документ. Так как на это уходило много времени, то информация была неактуальной и неоперативной. На такой учёт нельзя было реагировать. Сейчас все актуальные данные собраны в одной системе, всё видно. 

Вместо резюме

Автоматизация – это не обязательно проекты, которые длятся много лет и стоят безумных денег. 

Залог успеха автоматизации – активная позиция руководителя. Проект по автоматизации – полностью совместная работа заказчика и исполнителя: формулировка задачи, поиск решения и тестирование. Никогда не получится автоматизировать бизнес, если руководитель будет думать, как инвестор: «Вот вам деньги, сделайте мне хорошо». 

Михаил Пинягин


Читайте также:

Наводим порядок в компании: пять важных эффектов автоматизации.
Сервис - наше всё: как эффективно привлекать и удерживать клиентов.
Как успешно развивать свой бизнес: рекомендации серийного предпринимателя.

29 марта 2019

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Идёт загрузка материалов