Константин Чикобава – предприниматель из Саратовской области, руководитель крестьянско-фермерского хозяйства
«Хвалынский сад». В 2011 году стал фермером и одним из первых в России наладил производство соков прямого отжима. В 2018 году создал кооператив «Хвалынский сад», в который вошло более 20 фермеров. Площадь плодоносящих яблоневых садов занимает более 115 га, кооператив выпускает соки прямого отжима, морсы и лимонады из экологически чистого сырья. Продукция реализуется в сетях «ВкусВилл», Metro Cash&Carry, сервисе доставки «Самокат». Также производится продукция под СТМ для партнёров.
Кооператив «Хвалынский сад» – это объединение фермеров, которые выращивают фрукты (в основном яблоки) и ягоды. Задача фермеров – вырастить сырьё, а потом сдать его нам на переработку. Я тоже один из членов кооператива, у меня есть своё хозяйство.
Наша «фишка» – производство натуральных соков из натурального сырья. Здесь мы заняли свою нишу в премиальном сегменте, так как крупные производители в основном делают массовый продукт. Каждый год мы выпускаем более 1500 тонн соков и морсов.
Наше предприятие по переработке находится в Хвалынске, производственная линия принадлежит моей семье. Но при этом всё остальное оборудование – имущество кооператива. Если у кого-то из наших фермеров есть своя техника, например, трактор, то он может сдавать её в аренду членам кооператива.
До недавнего времени все взаимодействия с членами кооператива и внешними компаниями мы фиксировали в таблицах Excel. Расчёт себестоимости нашей продукции тоже вёлся вручную.
Когда я сам был фермером, то деньги особо не считал. Зачастую всё происходило так. Вырастили яблоки, продали их, что-то ещё купили. Не было точного понимания, откуда деньги пришли и куда они ушли. Есть их поток, и хорошо. В конце месяца смотришь, что оборот был, условно, три миллиона рублей, остался «в кармане» один миллион. Значит, маржинальность 30%, и вся прибыль – моя. В общем, всё было «на глазок».
Когда мы создали кооператив, в котором я – основной маркетолог, идеолог и вдохновитель, появилось несколько партнёров. Здесь уже нужно было понимать, откуда и куда идёт каждый рубль. Какова себестоимость продукции, какова доля каждого члена в общем заработке? И весь учёт должен быть структурирован: где, что, когда и сколько.
Я, как собственник, не видел финансовых результатов. А управлять бизнесом без этой информации довольно сложно. Наш бухгалтер сводила воедино очень много разрозненных данных для бухгалтерского учёта, но для меня эти цифры были малоинформативными.
До 2021 года фиксировали все цифры в таблицах Excel. Общий финансовый учёт и учёт себестоимости продукта вёлся «на коленке». Мы использовали программу «1С:Бухгалтерия», но только для выставления документов покупателям. Бухучётом нашего кооператива занималась бухгалтер на аутсорсе. Как только обороты стали расти, выросли и её объёмы работы. В какой-то момент мы поняли, что нам или надо нанимать дополнительных бухгалтеров, или автоматизировать процессы.
У нас не было опыта в автоматизации. Наша компания создана «с нуля», а не на базе предприятия, которое уже работало в какой-то системе. Поэтому вопросов на старте у нас было много. Куда идти в плане учёта, как и в какой программе считать себестоимость – всё было незнакомым и непонятным.
Конечно, мы были не совсем «деревянными», у нашего бухгалтера есть определённые умения и навыки. Но мы находимся в маленьком городке на периферии, где все варимся в своём соку.
Мы сотрудничали с компанией «Ключ успеха» из Саратова по вопросам бухгалтерского обслуживания. Результатами совместной работы были довольны. Поэтому когда возникла необходимость в автоматизации, обратились к ним. Хотели, чтобы они помогли нам выстроить процессы, связанные с учётом.
«Наше основное направление – бухгалтерский аутсорсинг. Работая с организациями малого и среднего бизнеса, мы поняли, что во многих из них нет учёта. Залог верного бухгалтерского учёта – порядок в управленческом учёте. Поэтому мы начали развивать направление автоматизации управленческого учёта. И решили продолжить сотрудничество с кооперативом «Хвалынский сад» по этому вопросу», - рассказывает Наталия Окунева, директор компании «Ключ успеха».
Для автоматизации бизнес-процессов компании было выбрано решение «1С:Управление нашей фирмой». Оно, по мнению Наталии Окуневой, является наиболее доступным продуктом для малого бизнесе по соотношению «цена/качество» и закрывает основные потребности малого бизнеса в области управленческого учёта.
Раньше мы вели расчёт в таблицах Excel. Этим занимался начальник производства. Сырьё для нашей продукции закупается в разные периоды, и цена на него в зависимости от времени года – разная. Понятно, что яблоки весной стоят дороже, чем осенью. В зависимости от себестоимости должна варьироваться и цена на нашу продукцию. Мы вручную считали более-менее среднюю себестоимость, могли быть ошибки, и результат получался приблизительным.
В процессе автоматизации в решение «1С:УНФ» внесли остатки товаров и сырья по состоянию на дату начала ведения учёта. Добавили документы, которые позволяют оперативно высчитывать себестоимость произведённой продукции. Это происходит автоматически, риск появления ошибок в расчётах сведён к минимуму.
Теперь оперативные данные по себестоимости продукции позволяют выставлять актуальные цены. В результате мы смогли увеличить рентабельность продаж.
Документы для покупателей и поставщиков раньше сначала выписывал сотрудник офиса, а затем бухгалтер-аутсорсер вносила их вручную в «1С:Бухгалтерию» для формирования отчётности. То есть у нас одну и ту же работу выполняли два человека.
«Когда мы стали изучать внутренние бизнес-процессы кооператива «Хвалынский сад», то я обратила внимание на этот момент. Это было «бутылочное горлышко»: при увеличении объёмов производства, документов стало бы значительно больше. При такой организации работы неизбежно возникли бы проблемы», - замечает Наталия Окунева.
Чтобы исключить ручной ввод информации, мы настроили экспорт данных из «1С:УНФ» в «1С:Бухгалтерию». Это позволило тратить меньше времени на создание документов и их корректное отражение в базе «1С». При увеличении документооборота в прошлом году нам не пришлось брать в штат новых сотрудников для работы с документами.
Раньше всё взаимодействие фиксировалось на бумаге. Но рынок диктует нам более прогрессивные методы работы, в частности, с сетями нужно использовать электронный документооборот.
«До этого документы в электронном виде выгружали из базы «1С», загружали их поставщикам и покупателям через файлообменники. Это было неудобно и занимало лишнее время. Сейчас мы настроили электронный документооборот, нужные документы отправляются автоматически из «1С»: ничего не нужно дополнительно выгружать или подгружать. В результате сократилось время обмена документами с контрагентами», - объясняет Наталия Окунева из компании «Ключ успеха».
Когда, условно говоря, у компании десять платежей – можно работать в ручном режиме. Но когда их становится двадцать, а через полгода-год – сто платежей, это уже другой процесс. Времени и сил на их обработку разрозненной информации не хватает чисто физически. Появляются ошибки.
Нам настроили отчёт «Анализ бизнеса», добавили в него расчётные показатели, которые характеризуют деятельность нашего кооператива. Теперь мы можем видеть все нужные для управленческого учёта цифры по одному клику.
«Теперь собственник получает финансовый результат в течение 10 дней после окончания месяца. Всегда доступна актуальная информация о дебиторской и кредиторской задолженности по каждому покупателю и поставщику. Это позволяет анализировать величину задолженности и не допускать кассовых разрывов. Раньше все цифры были только в голове у руководителя «Хвалынского сада» и то на уровне «плюс-минус», все они основывались на имеющемся денежном потоке. Сейчас если в «1С:УНФ» внесены все документы, то финансовый результат, по сути, - это отчёт. Он получается с учётом прямых и косвенных расходов, налогов, доходов», - подчёркивает Наталия Окунева.
«Работа над проектом длилась почти год. Это было связано с тем, что в сезон, когда идёт сбор яблок, заказчику было не до нас. Нам хотелось бы более быстрого результата, но мы понимали, что неправильно с нашей стороны форсировать процесс автоматизации. Сказывалась и территориальная удалённость – Хвалынск находится примерно в 250 километрах от Саратова, где работаем мы. Мы сотрудничали дистанционно, но всё равно время от времени ездили к заказчику – пообщаться с сотрудниками, запустить новый этап работ, скорректировать какие-то моменты», - говорит Наталия Окунева.
По итогам 2021 года мы видим правильность нашего выбора в пользу автоматизации. Мы убедились в эффективности решения «1С:УНФ».
Мне нравится, что в продукте есть этапы контроля бизнес-процессов со стороны разных сотрудников. Каждый руководитель видит только свою зону ответственности, вмешиваться в чужую деятельность он не может. Считаю, что это правильно выстроенная работа.
Мы закупили новое оборудование и планируем в этом году существенно увеличить объёмы выпускаемой продукции. Мы продолжим сотрудничество с компанией «Ключ успеха»: необходимо доработать некоторые моменты, чтобы всем нашим сотрудникам была понятна и прозрачна работа в «1С:УНФ».
Данный кейс – участник конкурса «Лучший кейс 1С:Реальная автоматизация 2021».
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook, аккаунт в Instagram и канал на «Яндекс.Дзен».
