ККМ для бизнеса: как выбирать кассовое оборудование в 2023 году

В 2022 году предприниматели учились справляться с новыми вызовами: санкции, перестройка логистических цепочек, отключение платёжных систем и сервисов – всё это оказало большое влияние на малый и средний бизнес. Но одно осталось неизменным – обязанность использовать при расчётах с клиентами кассовое оборудование. О том, на что обращать внимание при выборе касс и ПО к ним в 2023 году, порталу Biz360.ru рассказала Марина Акперова, директор по продуктам компании 2can.

Компании, занятые в сферах продажи товаров и оказания услуг, в своей деятельности опираются на требования федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации» в редакции от 2016 года со всеми последующими обновлениями. В будущем году с этой точки зрения ничего не изменится. Напомним основные положения этого закона: 

• практически во всех случаях безналичных расчётов с физлицами и наличных расчётов с юрлицами необходимо использовать онлайн-кассы;
  
  

• данные каждого чека должны онлайн передаваться в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД);
  
  

• регистрации контрольно-кассовой техники в ФНС должно предшествовать заключение договора с ОФД;
  
  

• кассы должны включать в себя фискальный накопитель для хранения информации о расчётах;
  
  

• онлайн-касса должна работать с фискальными данными формата 1.2 и применять ставку НДС 20%;
  
  

• все ИП и организации обязаны указывать в чеке наименование товара;
  
  

• курьеры могут использовать контрольно-кассовую технику удалённо;
  
  

• снять с учёта онлайн-кассу можно при личном визите или на сайте ФНС. 

Любое представленное на российском рынке кассовое оборудование должно отвечать всем требованиям закона. Обычно в описании кассы это отмечается как «полное соответствие 54-ФЗ». 

Выбор конкретной модели кассы зависит от характера бизнеса. Некоторые торговые точки работают только с наличностью, и им нужно соответствующее оборудование без переплат за лишние функции. Совсем другие требования предъявляют службы курьерской доставки или компании, занимающиеся перевозкой пассажиров. 

Важно и программное обеспечение, обеспечивающее работу кассы. Как правило, организация, предлагающая клиентам кассовое оборудование, устанавливает на него ПО собственной разработки. Поэтому такие устройства могут достаточно сильно отличаться друг от друга в части функциональности и процессов организации работы. Но, конечно, в рамках, определённых 54-ФЗ. 

В зависимости от запросов бизнеса кассовое ПО может устанавливаться на обычные смартфоны и планшеты под управлением операционной системы Android. Банковские карты считываются при помощи встроенного в смартфон модуля NFC или миниатюрного подключаемого ридера. Для печати чеков в этом случае используется компактный фискальный принтер. Всю основную работу выполняет кассовое мобильное приложение. 

По мере внесения изменений в законодательную базу и расширения потребностей бизнеса возможности касс росли. В какой-то момент они обзавелись терминалами. Сейчас венцом технической эволюции являются многофункциональные all-in-one устройства в формате моноблока, сочетающие в себе встроенный экран, принтер чеков, фискальный накопитель, 2D-сканер штрих-кодов и встроенную возможность принимать карты. Они подходят для торговой точки и выездных продаж, так как оснащены мощным аккумулятором при небольшом общем весе. 

Многие поставщики онлайн-касс, в том числе и мы в 2can, помимо оборудования включают в свои пакетные предложения полный спектр услуг, в том числе и обработку безналичных платежей. Комиссии, как правило, формируются по типам отраслей бизнеса: фастфуд, услуги ЖКХ, авиаперевозки и так далее. 

Продавцы контрольно-кассовой техники постоянно распространяют возможности своего решения на другие аспекты бизнеса. В некоторых случаях оно уже представляет собой полноценную платформу с множеством функциональных модулей: CRM, складской учёт, витрины для интернет-магазинов, работа с заказами и прочее. Здесь важно то, что предприниматель всегда может выбрать только необходимые для него возможности и удобный тариф. 

В целом можно сказать, что к началу 2022 года в России сложилась большая и зрелая индустрия оборудования для контрольно-кассового обслуживания, технологически не уступающая мировым лидерам. Однако весной отрасль столкнулась с последствиями санкций и уходом из страны многих крупных поставщиков услуг – технологических и платёжных. 

Несмотря на широкое распространение иностранных IТ-платформ, в России не произошло какого-то значимого обвала цифровых сервисов – в той или иной степени к автономности готовились все. Иначе обстояло дело с международными платёжными системами. Только благодаря быстрым и слаженным действиям банков удалось избежать коллапса. Сначала были продлены сроки службы уже эмитированных карт, потом удалось широко внедрить платёжную систему «Мир» и популяризовать систему быстрых переводов (СБП). 

На кассовом оборудовании эти изменения отразились минимально. Так как функциональность касс базируется на программном обеспечении, поставщики быстро его обновили и выпустили новые адаптированные версии. 

Массовые случаи удаления ПО подсанкционных российских компаний из международных магазинов мобильных приложений сферу кассового оборудования почти не затронули. В то же время мы и наши коллеги стремимся диверсифицировать доступ к приложениям, поэтому многие программы уже можно найти в AppGallery. Скоро они появятся и на отечественных платформах – RuStore, NashStore и RuMarket.

• Не стоит руководствоваться только стоимостью самой кассы. В ней, например, может быть установлено платное приложение, о чём предпринимателя заранее не предупредили. Нужно обращать внимание именно на ПО, так как соблюдение требований 54-ФЗ в итоге обеспечит любой аппарат.
  
  

• Важно понимать, нацелен ли предприниматель на долгосрочную работу. Если да, то имеет смысл приобрести кассу в собственность, так как её аренда со временем обойдётся дороже.
  
  

• Учитывайте тип предпринимательской деятельности. В торговой точке с высокой проходимостью и большим оборотом удобнее использовать полноценную кассу. Она позволит быстро обслуживать поток клиентов. Если покупателей не очень много, то можно сэкономить, отдав предпочтение кассе на планшете или смартфоне с подключённым к ней фискальным принтером. Первый вариант обойдётся примерно в 40 тысяч рублей с учётом трёх лет обслуживания, второй окажется вдвое дешевле.
  
  

• Для бизнесов с большим количеством выездного персонала экономически целесообразным решением будет облачная касса, так как курьерам разрешено использовать контрольно-кассовую технику удалённо. Её основные элементы, включая фискальный накопитель, находятся в дата-центре провайдера услуги. А все действия производятся на обычном смартфоне с простым мобильным приложением. Причём несколько курьеров могут использовать со своих устройств одну общую кассу. Не подходит облачная касса лишь тем бизнесам, которые ведут торговлю в помещении и по закону должны выдавать бумажные чеки.
  
  

• При выборе банка, через который будут проходить платежи, важно понять, есть ли скрытые комиссии за эквайринг. В рекламе часто стоят привлекательные цифры (например, 1%), а по факту выясняется, что сюда не входит комиссия за обслуживание счёта, вывод денег и тому подобное. Некоторые поставщики кассового оборудования, в том числе и мы, сразу включают эквайринг через банки-партнёры в свои тарифные планы. Так намного проще найти вариант с прозрачной и фиксированной ценой. 

Следуя этим в целом несложным правилам, вы вряд ли совершите грубую ошибку, а правильно подобранное контрольно-кассовое оборудование быстро окупится.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360